TWOJE ZADANIA:

• Zarządzanie całością spraw związanych z administracyjnym funkcjonowaniem biura – przygotowanie polityk, standardów, szukanie efektywności pracy biura oraz efektywności kosztowych;
• Zarządzanie zespołem asystentek, pracą Recepcji oraz Archiwum/Biblioteki – ustalanie zadań, miesięczna weryfikacja realizowanych zadań, przekazywanie informacji zwrotnych;
• Wyznaczanie priorytetów działań strategicznych i operacyjnych;
• Nadzór nad dokumentacją firmową – archiwum, procesy, standardy, obieg dokumentów projektowych i administracyjnych;
• Przygotowywanie projektów pism według ustalonych wzorów, współpraca z zewnętrznymi dostawcami (negocjowanie cen, proponowanie rozwiązań);
• Bezpośrednie wsparcie Zarządu firmy (obsługa kalendarza, pomoc w przygotowywaniu prezentacji, dokumentacji, inne zlecane);
• Dbanie o porządek i funkcjonowanie biura, wprowadzanie ulepszeń, modyfikacji, bieżąca kontrola stanu technicznego wyposażenia i zabezpieczeń, kontakty z administracją budynku i służbami technicznymi;
• Prowadzenie wybranych projektów firmowych (np. odpowiedzialność za logistykę wyjazdów firmowych, wsparcie personalne podczas wydarzeń klienckich);
• Zarzadzanie ciągłości pracy całej administracji;
• Bliska współpraca z pozostałymi zespołami wsparcia biznesu (Marketingu, Human Capital, Księgowość).

JAKIE SĄ NASZE OCZEKIWANIA?

• Kilkuletnie doświadczenie w pracy na stanowisku Office Menedżera/Menedżerki lub podobnym stanowisku zarządczym obszaru administracji;
• Bardzo dobra organizacja pracy poparta sukcesami i wprowadzaniem efektywności w pracy Działów i Zespołów Administracji;
• Umiejętność zarządzania zespołem i projektami popartymi sukcesami;
• Umiejętność skutecznego priorytetyzowania zadań (praca nad wieloma projektami i obszarami odpowiedzialności w jednym okresie czasu);
• Proaktywność i chęć podejmowania wyzwań, otwartość na wprowadzanie zmian i ulepszeń mających na celu zwiększanie efektywności operacyjnej i kosztowej;
• Zaangażowanie, profesjonalizm i nastawienie na jakość;
• Wykształcenie wyższe;
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Power Point);
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego;
• Umiejętność pracy w zespole (zarówno w roli członka zespołu, jak i osoby zarządzającej podległym zespołem);
• Umiejętność rozwiązywania problemów i proponowania rozwiązań;
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

CO OFERUJEMY?

• Współpraca z najlepszymi w swojej dziedzinie Ekspertami z różnych specjalizacji;
• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• Pracę stacjonarna z elastycznymi godzinami pracy;
• Uczestnictwo w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych, zachęcanie do regularnego rozwoju i zwiększania swoich umiejętności i wiedzy;
• Regularnie przekazywana informacja zwrotna;
• Atmosferę, która sprzyja budowaniu relacji i poszerzanie kompetencji;
• Zajęcia z języka angielskiego lub niemieckiego online;
• Benefity pozapłacowe – prywatna opieka medyczna, dzień dla zdrowia, karta Multisport, PETHELP;
• Atrakcyjną lokalizację biura w centrum Warszawy.