Strukturierte elektronische Rechnungen und das nationale System für elektronische Rechnungen

Obligatorischer KSeF - warum ist er für jedes Unternehmen wichtig?

Ab Juli 2024 werden alle Rechnungen bei B2B-Transaktionen zwischen mehrwertsteuerlich registrierten Steuerpflichtigen in Polen ausschließlich über das nationale elektronische Rechnungssystem (KSeF) versandt und empfangen.

Das System soll auch für ausländische Unternehmen gelten, die einen ständigen Geschäftssitz in Polen haben (die sogenannte feste Niederlassung).
Rechnungen, die von polnischen Steuerzahlern an ausländische Geschäftspartner ausgestellt werden (z.B. aufgrund einer innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren, Export von Waren oder Export von Dienstleistungen), müssen ebenfalls in KSeF ausgestellt werden, aber ihre Zustellung wird auf eine mit dem Geschäftspartner vereinbarte Weise erfolgen.
Nach der derzeitigen Fassung des Entwurfs werden B2C-Rechnungen vollständig von KSeF ausgeschlossen, ohne die Möglichkeit, KSeF freiwillig zu nutzen.

Die Umsetzung von KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Sie umfasst nicht nur technische Aspekte, sondern auch die Notwendigkeit, sehr umfangreiche Änderungen an Prozessen, internen Verfahren, Verträgen, Regeln und Vorschriften vorzunehmen. Unsere praktischen Erfahrungen mit KSeF-Implementierungsprojekten zeigen, dass typische Schwierigkeiten beispielsweise darin bestehen, dass es nicht möglich ist, Rechnungsanhänge in KSeF hochzuladen, oder dass es schwierig ist, Rechnungen zu verbuchen, weil man auf ihre Validierung in KSeF warten muss.

Wie können wir Sie unterstützen?

Umfassende Unterstützung in jeder Phase des Implementierungsprozesses für die Bearbeitung strukturierter Rechnungen.

Wir unterstützen Sie insbesondere in folgenden Bereichen:

Erstellung des KSeF-Implementierungsplans sowohl aus technologischer Sicht, indem wir Ihnen helfen, den Funktionsumfang des IT-Systems zu bestimmen, als auch die notwendigen Änderungen an Prozessen, internen Abläufen, Verträgen und Vorschriften zu identifizieren;
Identifizierung und Abbildung der einzelnen Daten aus den Systemen des Unternehmens, die durch das neue strukturierte Rechnungsschema abgedeckt werden sollen;
Identifizierung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit der Umstellung des Rechnungsmodells und Ergreifung von Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens;
Koordinierung der Arbeit innerhalb des Projektteams, einschließlich der Unterstützung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Steuer-, Buchhaltungs-, Finanz- und IT-Abteilungen;
Vorbereitung von Änderungen der unternehmensinternen Prozesse und Verfahren, der vertraglichen Bestimmungen und Vorschriften zur Anpassung an das neue Rechnungsstellungs- und Workflow-Modell, der Regeln für die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen, der internen Rechnungsannahme, der MwSt.-Berichterstattung und -abrechnung sowie der Gewährung/Erhalt des Zugangs zu KSeF;
Durchführung von Tests des IT-Systems für die Ausstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen in KSeF;
Überprüfung der erstellten Rechnungen mit dem MDDP-eigenen KSeF-Validator-Tool.

Offene Online-Schulung.

Einschließlich einer ausführlichen Erörterung der Fragen im Zusammenhang mit den Grundsätzen des KSeF und der praktischen Probleme im Zusammenhang mit der Umsetzung des KSeF.

Spezieller Workshop zu den praktischen Aspekten der Umsetzung und Anwendung neuer Lösungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens.

Ausführlich werden die technischen und inhaltlichen Fragen u.a. zur Erteilung von Berechtigungen, zur Authentifizierung, zum Versand und zum Empfang von Rechnungen in KSeF dargestellt sowie alle Felder einer strukturierten Rechnung einschließlich ihrer obligatorischen und fakultativen Elemente besprochen.

In Zusammenarbeit mit einem IT-Partner bieten wir auch technische Unterstützung bei der Umsetzung und stellen ein Tool für die Kommunikation mit KSeF für die Ausstellung und den Empfang von strukturierten Rechnungen zur Verfügung.

Vorteile des Tools:

einfache Integration in verschiedene Systeme,
technische Validierung der Rechnung vor dem Versand,
Überwachung des Status der elektronischen Rechnungen,
Möglichkeit, Anhänge beizufügen ,
Anpassung an künftige API-Änderungen bei KSeF.