Структуровані електронні рахунки-фактури та Національна система електронних рахунків-фактур

Обов'язковий KSeF - чому це важливо для кожного бізнесу?

У найближчому майбутньому всі рахунки-фактури в операціях B2B між зареєстрованими платниками ПДВ у Польщі будуть надсилатися та отримуватись виключно через Національну систему електронних рахунків-фактур (KSeF).
Обов’язкове впровадження системи, спочатку заплановане на 1 липня 2024 року, було відкладено (хоча поки що неофіційно), що не змінює того факту, що KSeF рано чи пізно охопить усіх платників податків, і можливою датою набрання чинності залишається 1 січня 2025 року.
Система також поширюватиметься на іноземних суб’єктів господарювання, які мають постійне місце діяльності в Польщі (так зване постійне представництво).
Рахунки-фактури, що виставляються польськими платниками податків іноземним контрагентам (наприклад, в рахунок WDT, експорту товарів або експорту послуг), також повинні будуть виставлятися в KSeF, але доставлятимуться у спосіб, узгоджений з контрагентом.
Згідно зі змінами до Закону про ПДВ, які набудуть чинності з 1 липня 2024 року, інвойси B2C повинні були бути повністю виключені з KSeF, без можливості добровільного використання KSeF, і цілком ймовірно, що це виключення буде збережено.

Впровадження KSeF є складним і тривалим процесом. Він включає не лише технічні аспекти, але й необхідність внесення дуже суттєвих змін до процесів, внутрішніх процедур, контрактів та нормативних актів. Наш практичний досвід проектів з впровадження KSeF показує, що типові труднощі пов’язані, наприклад, з неможливістю завантаження додатків до інвойсів у KSeF або складним процесом проводки інвойсів через очікування їх валідації в KSeF.

Незалежно від остаточної дати обов’язкового KSeF, ми рекомендуємо вам розпочати підготовку вашої компанії до KSeF якомога раніше.

Як ми можемо вам допомогти?

Комплексна підтримка на кожному етапі процесу впровадження структурованої обробки рахунків-фактур.

Ми підтримаємо вас, зокрема, щодо:

Підготовці плану впровадження KSeF як з точки зору технологічних аспектів, допомагаючи вам визначити обсяг функціональності ІТ-системи, так і визначити необхідні зміни в процесах, внутрішніх процедурах, контрактах і положеннях;
Ідентифікувати та створити схеми даних з системи компанії, які будуть охоплені новою структурою рахунків-фактур;
Визначити потенційні ризики, пов’язані зі зміною моделі виставлення рахунків, та вжити заходів для захисту компанії;
Координувати роботу всередині проектної команди, включаючи підтримку комунікації між людьми з податкового/бухгалтерського/фінансового та ІТ-відділів;
Підготовка змін до внутрішніх процесів і процедур компанії, договірних положень і регламентів з метою адаптації до нової моделі виставлення рахунків і документообігу, правил виставлення та отримання структурованих рахунків-фактур, внутрішнього акцепту рахунків-фактур, звітності та розрахунків з ПДВ, а також надання/отримання доступу до KSeF;
Провести тестування ІТ-системи виписки та отримання структурованих рахунків-фактур в KSeF;
Перевірка згенерованих рахунків-фактур за допомогою власного інструменту MDDP – KSeF Validator.

Відкрите онлайн-навчання.

Включає детальне обговорення питань, пов’язаних з принципами KSeF та практичними проблемами, пов’язаними з імплементацією KSeF.

Спеціалізований семінар з урахуванням специфіки вашого бізнесу щодо практичних аспектів впровадження та застосування нових рішень.

Ми детально представимо технічні та змістовні питання, що стосуються, серед іншого, надання прав, аутентифікації, відправки та отримання рахунків-фактур в KSeF, а також обговоримо всі поля структурованого рахунку-фактури, включаючи його обов’язкові та необов’язкові елементи.

У співпраці з нашим ІТ-партнером ми також запропонуємо технічну підтримку в процесі впровадження та надамо інструмент для комунікації з KSeF щодо виставлення та отримання структурованих рахунків-фактур.

Переваги інструменту