Obowiązkowy KSeF - dlaczego to ważne dla każdego biznesu?
- W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- Obowiązkowe wdrożenie systemu pierwotnie planowane na 1 lipca 2024 roku zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
- System ma obejmować również podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment).
- Faktury wystawiane przez polskich podatników zagranicznym kontrahentom (np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług) również będą musiały zostać wystawione w KSeF, lecz ich dostarczenie nastąpi w sposób uzgodniony z kontrahentem.
- Pomimo, że zgodnie z nowelizacją ustawy VAT mającą obowiązywać od 1 lipca 2024 r. faktury B2C miały zostać całkowicie wyłączone z KSeF, w wersji obligatoryjnej, która ma wejść w życie 1 lutego 2026 r. faktury B2C mają zostać włączone do systemu KSeF jako fakultatywne – szczegółowe regulacje w tym zakresie nie są jednak jeszcze znane.
- Dla niektórych branż planowane jest wdrożenie szczególnego rozwiązania w postaci ustrukturyzowanego załącznika do e-faktury.
Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale również konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Z naszego praktycznego doświadczenia z projektów wdrożeniowych KSeF wynika, że typowe trudności wiążą się z np. brakiem możliwości przesyłania w KSeF załączników do faktur lub utrudnionym procesem księgowania faktur z uwagi na oczekiwanie na ich walidację w KSeF.
Niezależnie od ostatecznego terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF rekomendujemy, aby jak najwcześniej rozpocząć przygotowania Państwa firmy do funkcjonowania w KSeF.
Jak możemy Państwu pomóc?
Wesprzemy Państwa szczególnie zakresie:
- Przygotowania planu wdrożenia KSeF zarówno z punktu widzenia aspektów technologicznych, pomocy w ustaleniu zakresu funkcjonalności systemu IT, jak i określenia niezbędnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach i regulaminach;
- Określenia i zmapowania poszczególnych danych z systemów firmy, które będą objęte nową schemą faktury ustrukturyzowanej;
- Zidentyfikowania potencjalnych ryzyk związanych ze zmianą modelu fakturowania i wprowadzeniu działań zabezpieczających firmę;
- Skoordynowania prac w ramach zespołu projektowego, w tym wsparcia w komunikacji między osobami z działów podatkowych / księgowych / finansowych oraz IT;
- Przygotowania zmian w procesach i procedurach wewnętrznych firmy, zapisach umów i regulaminów w celu dostosowania do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów, zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, wewnętrznej akceptacji faktur, raportowania i rozliczenia VAT, a także nadawania/odbierania dostępu do KSeF;
- Przeprowadzenia testów systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF;
- Weryfikacji generowanych faktur za pomocą autorskiego narzędzia MDDP Walidator KSeF.
Obejmujące szczegółowe omówienie zagadnień dotyczących zasad funkcjonowania KSeF i praktycznych problemów związanych z wdrożeniem KSeF.
Przedstawimy szczegółowo zagadnienia techniczne i merytoryczne dotyczące m.in. nadawania uprawnień, uwierzytelniania, wysyłki i odbioru faktur w KSeF, a także omówimy wszystkie pola faktury ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem jej elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych.
Zalety narzędzia:
- łatwa integracja z różnymi systemami,
- walidacja techniczna faktury przed wysyłką,
- monitoring statusu e-faktur,
- możliwość dołączania załączników,
- dostosowanie do przyszłych zmian API w KSeF.
Posłuchaj odcinka podcastu i dowiedz się jeszcze #WIĘCEJ na temat wdrożenia KSeF
Posłuchaj też na YouTube -> link do odcinka
Wyślij zapytanie ofertowe
Zapraszamy do kontaktu
Tomasz Michalik
Partner | Doradca podatkowy | Szef zespołu VAT E: tomasz.michalik@mddp.pl T: (+48) 501 733 720
Janina Fornalik
Partner | Doradca podatkowy E: janina.fornalik@mddp.pl T: (+48) 660 440 141
dr Paweł Selera
Starszy Menedżer | Doradca podatkowy E: pawel.selera@mddp.pl T: (+48) 609 352 877
Krzysztof Jaros
Menedżer | Radca prawny E: krzysztof.jaros@mddp.pl T: (+48) 504 399 980
Magdalena Krzemińska
Menedżer | Specjalista ds. podatków E: magdalena.krzeminska@mddp.pl T: (+48) 600 448 914
Iwanna Lewko
Menedżer | Doradca podatkowy E: iwanna.lewko@mddp.pl T: (+48) 503 974 625