Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i Krajowy System e-Faktur

Obowiązkowy KSeF - dlaczego to ważne dla każdego biznesu?

Od lipca 2024 r. wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
System ma obejmować również podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment).
Dokumenty wystawione poza KSeF nie będą uznawane za faktury.
Faktury wystawiane przez polskich podatników zagranicznym kontrahentom (np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług) również będą musiały zostać wystawione w KSeF, lecz ich dostarczenie nastąpi w sposób uzgodniony z kontrahentem.
MF planuje wyłączyć z KSeF faktury B2C; nie ma pewności, czy w ogóle pozostanie taka opcja.

Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale również konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Z naszego praktycznego doświadczenia z projektów wdrożeniowych KSeF wynika, że typowe trudności wiążą się z np. brakiem możliwości przesyłania w KSeF załączników do faktur lub utrudnionym procesem księgowania faktur z uwagi na oczekiwanie na ich walidację w KSeF.

Jak możemy Państwu pomóc?

Kompleksowe wsparcie merytoryczne na każdym etapie procesu wdrażania obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Wesprzemy Państwa szczególnie zakresie:

Przygotowania planu wdrożenia KSeF, zarówno z punktu widzenia aspektów technologicznych, pomocy w ustaleniu zakresu funkcjonalności systemu IT, jak i określenia niezbędnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach i regulaminach;
Określenia i zmapowania poszczególnych danych z systemów firmy, które będą objęte nową schemą faktury ustrukturyzowanej;
Zidentyfikowania potencjalnych ryzyk związanych ze zmianą modelu fakturowania i wprowadzeniu działań zabezpieczających firmę;
Skoordynowania prac w ramach zespołu projektowego, w tym wsparcia w komunikacji między osobami z działów podatkowych / księgowych / finansowych oraz IT;
Przygotowania zmian w procesach i procedurach wewnętrznych firmy, zapisach umów i regulaminów w celu dostosowania do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów, zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, wewnętrznej akceptacji faktur, raportowania i rozliczenia VAT, a także nadawania/odbierania dostępu do KSeF;
Przeprowadzenia testów systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF;
Weryfikacji generowanych faktur za pomocą autorskiego narzędzia MDDP Walidator KSeF.

Otwarte szkolenia online.

Obejmujące szczegółowe omówienie zagadnień dotyczących zasad funkcjonowania KSeF i praktycznych problemów związanych z wdrożeniem KSeF.

Dedykowany warsztat uwzględniający specyfikę działalności Państwa firmy na temat praktycznych aspektów wdrożenia i stosowania nowych rozwiązań.

Przedstawimy szczegółowo zagadnienia techniczne i merytoryczne dotyczące m.in. nadawania uprawnień, uwierzytelniania, wysyłki i odbioru faktur w KSeF, a także omówimy wszystkie pola faktury ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem jej elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych.

We współpracy z partnerem IT oferujemy również wsparcie techniczne w procesie wdrożenia, a także udostępnimy narzędzie do komunikacji z KSeF w zakresie wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych.

Zalety narzędzia:

łatwa integracja z różnymi systemami,
walidacja techniczna faktury przed wysyłką,
monitoring statusu e-faktur,
możliwość dołączania załączników,
dostosowanie do przyszłych zmian API w KSeF.