Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i Krajowy System e-Faktur

Ważne zmiany w fakturowaniu

Od stycznia 2022 r. oprócz standardowych faktur papierowych i faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym pojawił się nowy rodzaj dokumentów – faktury ustrukturyzowane wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem ogólnopolskiego systemu informatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć korzystanie z rozwiązania jest obecnie dobrowolne, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już od 2024 r. ma ono obowiązywać wszystkich podatników.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania informatyczne i organizacyjne. Wiąże się również z koniecznością opracowania wielu wewnętrznych procedur, m.in. w zakresie weryfikacji faktur, monitorowania odrzuconych faktur, zmian w umowach, obiegu dokumentów oraz sposobów dostarczania faktur do klienta. Z drugiej strony przedsiębiorcy, którzy zdecydują się wejść dobrowolnie w system faktur ustrukturyzowanych, mogą liczyć na bardzo wymierne preferencje.

Biorąc pod uwagę, że Polska uzyskała już zgodę UE na wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych, warto wcześniej rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian, które będą wymagały koordynacji prac zespołu obejmującego informatyków, finansistów, księgowych, specjalistów podatkowych oraz osób z działów sprzedaży wystawiających faktury.

Dobrym pomysłem, pozwalającym na płynne przejście na nowy system fakturowania jest wdrożenie obsługi faktur ustrukturyzowanych jeszcze w okresie dobrowolności stosowania KSeF. W tym czasie możliwe jest wybiórcze korzystanie z KSeF, np. do poszczególnych rodzajów faktur, kontrahentów lub nawet pojedynczych transakcji, co pozwala na weryfikację wdrażanego rozwiązania i jego dostosowania do potrzeb organizacji.

Jak możemy Państwu pomóc?

Zapraszamy na szkolenia dotyczące faktur ustrukturyzowanych i KSeF, podczas których omówimy szczegółowo założenia KSeF, elementy faktury ustrukturyzowanej (poszczególne pola w schemie FA_VAT) i praktyczne aspekty dotyczące wdrożenia systemu w firmie.

Przeprowadzimy dedykowane warsztaty dostosowane do specyfiki działalności Państwa firmy, na temat praktycznych aspektów wdrożenia i stosowania nowych rozwiązań. Przedstawimy szczegółowo zagadnienia techniczne i merytoryczne dotyczące m.in. nadawania uprawnień, uwierzytelniania, wysyłki i odbioru faktur w KSeF, a także omówimy wszystkie pola faktury ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem jej elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych.

Wesprzemy Państwa organizację w przygotowaniu się do wdrożenia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i korzystania z KSeF oraz w samym procesie wdrożenia. W tym:

  1. Przygotujemy plan wdrożenia KSeF, zarówno z punktu widzenia aspektów technologicznych, pomocy w ustaleniu zakresu niezbędnej funkcjonalności systemu IT, jak i określenia niezbędnych zmian w istniejących procesach i procedurach wewnętrznych,
  2. Określimy i zmapujemy poszczególne dane z systemów firmy, które będą objęte nową schemą faktury ustrukturyzowanej jako elementy obowiązkowe i dobrowolne,
  3. Zidentyfikujemy potencjalne ryzyka związane ze zmianą modelu fakturowania i wprowadzimy działania zabezpieczające firmę (np. w zakresie weryfikacji poprawności faktur przed wysyłką do KSeF, monitorowania przyczyn odrzucenia faktur przez KSeF),
  4. Skoordynujemy prace w ramach zespołu projektowego, w szczególności udzielimy wsparcia w komunikacji między osobami z działów podatkowych / księgowych / finansowych i informatycznych,
  5. Przygotujemy zmiany w procedurach i procesach wewnętrznych firmy oraz zapisach umów w celu dostosowania do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów, zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, wewnętrznej akceptacji faktur, raportowania i rozliczenia podatku VAT, a także nadawania/odbierania uprawnień dostępu do KSeF,
  6. W okresie dobrowolnego stosowania KSeF –wdrożymy odpowiednie procedury przygotowania i wysyłki faktur w podziale na grupy klientów, którzy wyrazili lub nie wyrazili zgody na otrzymywanie faktur w KSeF oraz wysyłki do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
  7. Przeprowadzimy testy systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF

Zapraszamy do kontaktu

Tomasz Michalik

Partner | Doradca podatkowy | Szef zespołu VAT
E: tomasz.michalik@mddp.pl
T: (+48) (22) 322 68 70

Janina Fornalik

Partner | Doradca podatkowy
E: janina.fornalik@mddp.pl
T: (+48) (22) 322 68 88

Krzysztof Jaros

Menedżer | Radca prawny
E: krzysztof.jaros@mddp.pl

Magdalena Krzemińska

Starszy konsultant
E: magdalena.krzeminska@mddp.pl
T: (+48) (22) 322 68 88

Powiązane usługi