MIT2 – Od kiedy obowiązkowy KSeF?

„Zgodnie z przepisami będę zobowiązany do korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., więc do tego czasu system nie będzie mnie dotyczył.”

Duża część mniejszych podatników zakłada, że 1 lutego 2026 r. będzie datą istotną wyłącznie dla największych podmiotów, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln złotych. Nie jest to jednak właściwe podejście, ponieważ podział wdrożenia KSeF na etapy (tzw. fazowanie) dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur, a nie ich odbierania.

Jak odbierać faktury?

W związku z tym wszyscy podatnicy, niezależnie od osiągniętej wartości sprzedaży w 2024 r., będą musieli odbierać faktury wystawione w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Takie podejście do faktur zakupowych Ministerstwo Finansów komunikowało m.in. w części I Podręcznika KSeF[1].

Faktura ustrukturyzowana jako domyślny sposób fakturowania

W konsekwencji od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF będzie domyślnym sposobem fakturowania w Polsce i nie będzie wymagana zgoda odbiorcy na ich wystawianie w tym systemie. Co więcej, sama koncepcja funkcjonowania faktur ustrukturyzowanych zakłada powiązanie momentu otrzymania faktury przez nabywcę z momentem „zatwierdzenia” faktury w KSeF. Jak wynika bowiem z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zasady dotyczące udostępniania faktur przez sprzedawców

Zgodnie z ogólną zasadą sprzedawcy nie będą mieli obowiązku dodatkowego udostępniania faktur wystawionych w KSeF nabywcom będącym polskimi podatnikami VAT. Takie faktury będą uznawane za otrzymane przez nabywców już w momencie pozytywnej walidacji i nadania im numeru KSeF.

Brak powiadomień o wystawieniu faktur w KSeF

Regulacja ta jest szczególnie istotna, ponieważ KSeF nie będzie wysyłał powiadomień informujących o wystawieniu w systemie faktury na rzecz danego nabywcy. Podatnicy będą musieli samodzielnie sprawdzać, czy otrzymali nowe faktury zakupowe. W związku z tym, to na nabywcach spoczywać będzie obowiązek wcześniejszego dostosowania systemów lub stworzenia odpowiednich procedur, tak aby możliwe było odebranie i przeprocesowanie faktur wystawionych w KSeF.

Podsumowanie

Pomimo nałożenia na część podatników obowiązku wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., wszyscy podatnicy powinni przygotować się do pobierania faktur zakupowych z KSeF już od 1 lutego 2026 r.

———————————-

[1] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf