Od 2019 r. wprowadzono w Polsce naprawdę istotne zmiany w sposobie rozliczeń podatku u źródła (po angielsku tzw. witholding tax, WHT). Wcześniejszy reżim polegający na opodatkowaniu wypłacanych należności w sposób preferencyjny (tj. z uwzględnieniem zwolnienia lub stawek obniżonych, o ile przewiduje to zawarta umowa bilateralna lub przepisy dyrektyw unijnych, ang. relief at source), został zastąpiony procedurą zapłaty i zwrotu podatku (ang. tax refund), która polega na nałożeniu na podmiot wypłacający obowiązku poboru podatku u źródła zgodnie ze stawką krajową (19%, 20%) już w momencie wypłaty należności, a następnie wystąpieniu o zwrot przez tego podatnika lub samego płatnika. Niepobranie podatku będzie możliwe o ile suma płatności z różnych źródeł (w tym należności z tytułu świadczonych usług niematerialnych np. zarządczych) uiszczonych na rzecz jednego odbiorcy nie przekroczy 2 mln złotych w roku podatkowym (ok. 460 tys. Euro) lub zarząd płatnika złoży odpowiednie oświadczenia dotyczące weryfikacji odbiorcy. Nowe przepisy zawierają wiele niejasnych pojęć (jak np. należyta staranność, rzeczywista działalność gospodarcza, rzeczywisty odbiorca) i są w praktyce trudne do stosowania.
Czas na rozpatrzenie wniosku (i tym samym zwrot podatku) przez organy podatkowe wynosi, co do zasady, 6 miesięcy (okres ten może zostać dodatkowo wydłużony). Nowe przepisy mogą w sposób znaczący obniżyć płynność finansową przedsiębiorców lub, w najgorszym przypadku, nawet uniemożliwić stosowanie stawek obniżonych.
Stosowanie, ale tylko części, powyższych przepisów zostało ostatnio, po raz kolejny, zawieszone do 30 czerwca 2020 r., więc zorientowanie się w nowych zasadach jest dla przedsiębiorców jeszcze trudniejsze.
Od początku 2019 r. obowiązują natomiast w odniesieniu do wszystkich płatności nowe regulacje w zakresie dochowania należytej staranności. Pojęcie należytej staranności nie zostało zdefiniowane w ustawie, a wydawanych interpretacjach indywidualnych organy również unikają jednoznacznego i wiążącego wyjaśnienia jakich działań będą oczekiwać od przedsiębiorcy wypłacającego zagranicznym kontrahentom należności podlegające podatkowi u źródła twierdząc, że jest to kwestia podlegająca ocenie w trakcie ewentualnej kontroli. Stąd też, zapewnienie bezpieczeństwa podatkowego w obszarze podatku u źródła wymaga przemyślenia i dobrego przygotowania procedur, na podstawie których płatnik będzie mógł wykazać prawidłowość swoich rozliczeń i dochowanie należytej staranności.
