Czynności sprawdzające po nowemu – większe gwarancje dla podatników?

Proponowana nowelizacja Ordynacji podatkowej (projekt UD483) może istotnie zmienić zasady prowadzenia czynności sprawdzających. Planowane rozwiązania to przede wszystkim krok w stronę większych gwarancji dla podatników i bardziej przejrzystych zasad działania organów. Jednocześnie organy zyskają nowe uprawnienia, co może sprawić, że czynności sprawdzające staną się bardziej formalną i uporządkowaną formą weryfikacji rozliczeń.

Jak obecnie organy prowadzą czynności sprawdzające

Obecnie czynności sprawdzające prowadzone są w sposób nieformalny. Organ nie jest zobligowany do informowania o tym, że rozpoczął lub zakończył prowadzenie czynności sprawdzających. Weryfikacja rozliczeń w ramach czynności sprawdzających nie jest przy tym ograniczona czasowo (z wyjątkiem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

W przypadku zakończenia czynności sprawdzających podatnik nie otrzymuje obecnie żadnej informacji, która w sposób wiążący wskazywałaby, czy organ znalazł błędy w weryfikowanych rozliczeniach. Ograniczony jest przy tym zakres dowodów, które organ może przeprowadzać w ramach czynności sprawdzających. Organ obecnie nie przesłucha chociażby świadków.

Jednocześnie czynności sprawdzające to dziś najbardziej popularna forma sprawdzania rozliczeń podatkowych. Jak pokazują dane raportu „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa 2026”[1] przygotowanego przez MDDP z Konfederacją Lewiatan – to właśnie w ramach czynności sprawdzających stwierdzane jest obecnie najwięcej uszczupleń podatkowych (więcej niż we wszystkich kontrolach podatkowych i celno-skarbowych).

Proponowane zmiany w procedurze czynności sprawdzających

W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej, które przewidują zmiany w procedurze czynności sprawdzających. Ich celem jest określenie ogólnych ram prowadzenia tych czynności, wprowadzenie limitu czasowego oraz wzmocnienie ochrony praw podatników.

Zgodnie z przedstawionymi założeniami planowane jest:

• rozszerzenie zakresu podmiotowego i przedmiotowego czynności sprawdzających poprzez wskazanie ogólnego zakresu czynności sprawdzających oraz rozszerzenie katalogu środków dowodowych stosowanych w ramach tych czynności;
• wprowadzenie 3-miesięcznego termin na zakończenie czynności sprawdzających;
• wprowadzenie obowiązku zawiadomienia sprawdzanego przez organ podatkowy o rozpoczęciu, zakończeniu oraz o wyniku czynności sprawdzających;
• wprowadzenie ochrony prawnej dla sprawdzonego poprzez brak naliczania odsetek za zwłokę i odpowiedzialności karnej skarbowej w sytuacji, kiedy wcześniej w toku czynności sprawdzających organ podatkowy nie stwierdził nieprawidłowości albo sprawdzony zastosował się do ustaleń organu.

Należy pamiętać, że obecnie są to jedynie założenia jakie przyświecają Radzie Ministrów przy pracach prowadzonych nad projektem ustawy. Szczegółowy kształt proponowanych rozwiązań, w tym treść przepisów poznamy w momencie, gdy rozpocznie się właściwy proces legislacyjny, a co za tym idzie opublikowany zostanie projekt ustawy nowelizującej przepisy Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z opublikowanymi założeniami planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to I kwartał 2027 r.

Jak zmiany w czynnościach sprawdzających mogą wpłynąć na podatników

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na rozwiązania, które mają sformalizować prowadzenie weryfikacji podatnika w oparciu o czynności sprawdzające. W założeniu podatnik nie będzie więcej zaskakiwany faktem prowadzenia przez organ czynności sprawdzających. Organ będzie musiał zawiadomić podatnika zarówno o fakcie rozpoczęcia jak i zakończenia prowadzonych czynności sprawdzających.

Z drugiej strony organ będzie miał narzucony ustawowo termin, w którym konieczne będzie zakończenie prowadzonych czynności sprawdzających. Zmiany te niewątpliwie będą dopingowały organ do szybszego zakończenia prowadzonej weryfikacji. W takim wariancie organy będą zmuszone do dokładniejszej niż obecnie selekcji zdarzeń i podatników, co do których istnieje największe ryzyko wykrycia nieprawidłowości.

Rozszerzeniu ulegnie również sam zakres prowadzonych czynności sprawdzających jak i katalog możliwych do przeprowadzenia dowodów. Na ten moment nie wiemy jak szeroko organ będzie mógł stosować czynności sprawdzające oraz jakie nowe dowody będą mogły być wykorzystywane przez organ w tym trybie. Można przypuszczać, że organy otrzymają prawo przesłuchiwania świadków w ramach czynności sprawdzających czy też prawo występowania do kontrahentów podatników z wezwaniem do złożenia wyjaśnień i przedłożenia określonych dokumentów.

Pozytywną zmianą jest niewątpliwie wprowadzenie ochrony prawnej dla podatnika, w sytuacji, gdy organ nie stwierdzi nieprawidłowości w prowadzonych rozliczeniach bądź podatnik zastosuje się do wskazań organu. Wydaje się, że ochrona ta nie będzie jednak oznaczała braku możliwości ponownego zweryfikowania przez organ zbadanych w ramach czynności sprawdzających zagadnień. Ochrona ta ograniczy się do braku możliwości pociągnięcia podatnika do odpowiedzialności karno-skarbowej, jak również uchroni podatnika przed koniecznością zapłaty odsetek.

Wydźwięk przedstawionych założeń nowelizacji zdaje się nie tylko formalizować procedurę czynności sprawdzających. Proponowane zmiany w zasadzie przekształcają czynności sprawdzające w procedurę wstępnej kontroli podatników. Organy nie tylko będą zobligowane do szybszego podejmowania działań, ale i do podejmowania ich w sposób skuteczny. W przypadku braku stwierdzenia nieprawidłowości, przewidziana ochrona podatnika utrudni organowi możliwość późniejszego zakwestionowania rozliczeń, pozbawiając fiskusa wpływów z odsetek oraz uniemożliwiając pociągnięcie podatnika do odpowiedzialności karnej.

Z zapowiedzi MF wydaje się, że czynności sprawdzające będą wymagały przeprowadzenia postępowania dowodowego, któremu bliżej raczej do kontroli czy do postępowania podatkowego niż do dotychczasowych czynności sprawdzających. To zaś będzie generowało po stronie podatników dodatkowe obowiązki. Wydaje się również, że nowy format czynności sprawdzających będzie wymagał od podatników większego wysiłku i zaangażowania.

Patrząc na dane dotyczące skuteczności czynności sprawdzających, podatnicy już dziś muszą poważnie traktować każdy przypadek wszczęcia takich działań. Po zmianach tym bardziej nie będzie można bagatelizować żadnych czynności sprawdzających. Przewidziana przepisami ochrona podatnika może zachęcać organy do częstszego niż dotychczas kwestionowania rozliczeń podatników. Co za tym idzie, podatnicy powinni już dziś dokonać przede wszystkim przeglądu stosowanych procedur i sprawdzić czy w odpowiedni sposób gromadzą dokumentację prowadzonej działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Proponowane zmiany należy ocenić pozytywnie. Postulowana modyfikacja procedury czynności sprawdzających zmieni jej znaczenie zarówno dla podatników jak i dla organów.

Wreszcie podatnicy będą posiadali wiedzę, czy i kiedy organ prowadzi czynności sprawdzające. Podatnik będzie znał również wynik czynności sprawdzających, a zastosowanie się do wskazań organu będzie chronić przed postępowaniem karnym i odsetkami.

Nie można oczywiście zapominać, że wejście w życie postulowanych gwarancji dla podatników będzie wiązało się również z większymi uprawnieniami po stronie organów. Wprowadzenie formalnych ram czynności sprawdzających może wymuszać drobiazgową weryfikację rozliczeń podatników w ramach tych działań.

[1] Raport – Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa 2026 | MDDP