Numer KSeF w przelewie od 2027 r. – kogo obejmie nowy obowiązek i jakie budzi wątpliwości?

Od 1 stycznia 2027 r. podatnicy VAT czynni będą musieli uwzględniać numer KSeF faktury w tytule przelewu. W przypadku płatności za więcej niż dwie faktury konieczne będzie podanie identyfikatora zbiorczego. Nowy obowiązek, wynikający z art. 108g ustawy o VAT, budzi jednak wątpliwości interpretacyjne i praktyczne – szczególnie wśród zagranicznych podatników zarejestrowanych do VAT w Polsce.

Numer KSeF w tytule przelewu – na czym polega nowy obowiązek?

Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT, od 1 stycznia 2027 r. podatnicy VAT czynni dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane będą zobowiązani do podawania w tytule przelewu numeru KSeF opłacanej faktury. Jeżeli płatność obejmuje więcej niż dwie faktury, zamiast poszczególnych numerów KSeF należy wskazać identyfikator zbiorczy.

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie będzie dotyczył sytuacji, w których łącznie spełnione są następujące warunki:

• zarówno nabywca, jak i sprzedawca są podatnikami VAT czynnymi;
• płatność dotyczy faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);
• płatność jest realizowana za pośrednictwem polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego wpisanie tytułu płatności.

Przepisy przewidują również wyłączenia. Obowiązek nie obejmuje m.in. płatności B2C, płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT, a także płatności realizowanych kartą płatniczą, BLIK-iem lub gotówką. Nie dotyczy również płatności za faktury wystawione w trybie awaryjnym, które nie zostały jeszcze wprowadzone do KSeF, ani faktur VAT RR.

Czy zagraniczni podatnicy VAT również muszą podawać numer KSeF w przelewie?

Jedną z istotnych wątpliwości związanych z nowymi regulacjami jest zakres ich zastosowania do zagranicznych podatników zarejestrowanych w Polsce jako podatnicy VAT czynni.

Chodzi o podmioty, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a rejestracji do VAT dokonały wyłącznie na potrzeby rozliczania podatku w Polsce. Powstaje pytanie, czy również one będą zobowiązane do dostosowania swoich systemów płatniczych i procedur wewnętrznych do nowych wymogów – także w przypadku dokonywania płatności z zagranicznych rachunków bankowych.

Ze względu na pojawiające się wątpliwości Ministerstwo Finansów odniosło się do tej kwestii w sekcji „KSeF – News” na oficjalnej stronie systemu (ksef.podatki.gov.pl). MF wskazało, że w opisanej sytuacji obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie nie ma zastosowania.

Stanowisko to budzi jednak zastrzeżenia. Nie znajduje bowiem jednoznacznego oparcia w literalnym brzmieniu art. 108g ustawy o VAT, który odnosi się do statusu podatnika jako podatnika VAT czynnego,  nie uzależniając wynikających z niego obowiązków od posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Tym samym podejście prezentowane przez Ministerstwo Finansów wydaje się wykraczać poza treść obowiązujących przepisów.

Identyfikator zbiorczy KSeF – problem z dostępem do systemu

Wątpliwości dotyczą nie tylko samego zakresu obowiązku, ale również jego praktycznej realizacji. Szczególnym wyzwaniem jest generowanie identyfikatorów zbiorczych KSeF, które mają umożliwiać dokonywanie płatności za więcej niż dwie faktury.

Ponieważ identyfikatory zbiorcze będą generowane w KSeF, ich uzyskanie będzie wymagało dostępu do systemu. Tymczasem część zagranicznych podatników zarejestrowanych w Polsce wyłącznie na potrzeby rozliczeń VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a w konsekwencji może nie posiadać dostępu do systemu.

W praktyce może to oznaczać brak możliwości wygenerowania identyfikatora zbiorczego, a tym samym utrudnienia w dokonywaniu płatności za więcej niż dwie faktury.

Problem nabiera dodatkowego znaczenia w kontekście art. 108a ust. 3c ustawy o VAT, który przewiduje obowiązek uwzględnienia identyfikatora zbiorczego w przypadku stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

Powstaje zatem pytanie, w jaki sposób zagraniczni podatnicy, którzy nie mają obowiązku korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur, mają jednocześnie spełnić wymogi dotyczące identyfikatora zbiorczego przy dokonywaniu płatności.

Nowe przepisy KSeF – czy projektowane rozporządzenie rozwiąże problem?

Obecnie przygotowany jest projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Projektowane regulacje mają określić zasady korzystania z identyfikatorów zbiorczych.

Nie wskazują jednak praktycznego rozwiązania problemu zagranicznych podatników, którzy nie mają dostępu do KSeF, a jednocześnie mogą być objęci obowiązkiem posługiwania się identyfikatorem zbiorczym przy realizacji płatności.

Numer KSeF w przelewie od 2027 r. – co nadal budzi wątpliwości?

Pomimo zbliżającego się terminu wejścia w życie nowych regulacji, podatnicy nadal mierzą się z istotnymi niejasnościami dotyczącymi zarówno zakresu obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach, jak i technicznych możliwości jego realizacji.

Szczególnie problematyczna pozostaje sytuacja zagranicznych podmiotów zarejestrowanych w Polsce do VAT, które nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a mogą napotkać trudności z uzyskaniem identyfikatorów zbiorczych.

Do czasu doprecyzowania przepisów i wypracowania praktycznych rozwiązań podatnicy powinni uwzględnić nadchodzące zmiany w analizie swoich procesów płatniczych i przygotowaniach do wdrożenia KSeF.

***

Prowadzisz rozliczenia VAT w Polsce jako zagraniczny podatnik? Nowe regulacje KSeF mogą rodzić dodatkowe wątpliwości dotyczące organizacji płatności i dostępu do systemu. Eksperci MDDP pomogą ocenić obowiązki i potencjalne ryzyka związane z ich stosowaniem.