MIT 6 – Data wystawienia e-Faktury? Zawsze dzień wysyłki do KSeF

„Datą wystawienia e-Faktury zawsze będzie dzień, w którym przesłano ją do KSeF.”

1 lutego 2026 r. wejdzie w życie art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zasada ta przez długi czas miała wyznaczać sposób ustalania momentu wystawienia faktury ustrukturyzowanej w podstawowym trybie (online). Jednak zmiany wynikające z sierpniowej nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług[1] (dalej: Ustawa KSeF 2.0) powodują, że założenie to nie może być dłużej uznane za uzasadnione.

Ustawa KSeF 2.0 wprowadziła tzw. tryb offline24[2]. Pozwala on podatnikom na dowolne wystawianie faktur poza KSeF, jednak z obowiązkiem niezwłocznego ich przesłania do systemu, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Za datę wystawienia takiej faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze[3]. W praktyce będzie to data wskazana w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej.

Zaproponowany w takiej formie tryb offline24 należy ocenić pozytywnie, jednak rozszerzenie możliwości zastosowania tego trybu, wynikające z dalszych ustępów wskazanego przepisu, powoduje problemy praktyczne i budzi uzasadnione obawy wśród podatników.

Jeżeli bowiem faktura zostanie przesłana do KSeF po dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1, to uznaje się, że została wystawiona w trybie offline24[4]. W konsekwencji, datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1, a nie data jej przesłania do KSeF.

Zaproponowane rozwiązanie, w postaci uznania takich faktur za wystawione w trybie offline24 w praktyce prowadzi do „skonsumowania” podstawowej zasady dotyczącej wystawiania faktur w podstawowym trybie (pomijając na potrzeby tego wpisu faktury wystawiane w przypadku faktycznego wystąpienia awarii KSeF). W przypadku wskazania przez podatnika daty wcześniejszej niż data przesłania faktury do KSeF (również przypadkowego) faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia faktury będzie data wskazana w polu P_1. Nie będzie możliwe wskazanie w polu P_1 daty późniejszej niż data przesłania faktury do KSeF, ponieważ w takiej sytuacji plik XML zostanie odrzucony na bramce (por. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II[5]).

Podstawowa zasada dotycząca ustalania daty wystawienia faktury, wynikająca z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, znajdzie więc zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy wskazana przez podatnika w polu P_1 data wystawienia faktury będzie tożsama z datą przesłania faktury do KSeF.

Podsumowując, przekonanie, że datą wystawienia faktury zawsze będzie dzień jej przesłania do KSeF, nie jest prawidłowe. Pomijając oczywiste różnice przewidziane dla poszczególnych trybów awaryjnych, przyjęta fikcja dotycząca uznania faktury za wystawioną w trybie offline24 powoduje de facto odejście od podstawowej zasady dotyczącej ustalania daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

***

[1] ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203)

[2] art. 106nda ustawy o VAT

[3] art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT

[4] art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT

[5] https://ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf