MIT 8 – Uprawnienia w KSeF? Dla każdego osobno

„Każdemu pracownikowi trzeba przydzielić osobne, osobiste uprawnienia do KSEF.”

Wraz z obowiązkowym KSeF pojawia się błędne przekonanie, że każdy pracownik firmy, który w jakikolwiek sposób uczestniczy w procesie fakturowania, musi otrzymać indywidualne, osobiste uprawnienia nadane w systemie Ministerstwa Finansów. To jednak nie odzwierciedla realnego modelu funkcjonowania KSeF, który dopuszcza różne tryby udzielania dostępu, a także umożliwia zarządzanie uprawnieniami z uwzględnieniem struktury organizacyjnej podatnika.

Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF

Uprawnienia do korzystania z KSeF można podzielić na uprawnienia pierwotne i pochodne. Do pierwszej kategorii należy tzw. model standardowy, w którym podatnik posiada uprawnienia właścicielskie. Otwierają one pełny dostęp do systemu – nadawanie oraz odbieranie uprawnień innym użytkownikom, wystawianie faktur czy przeglądanie dokumentów. Uprawnienia właścicielskie są automatycznie przypisywane w systemie do identyfikatora podatkowego NIP podatnika (Podręcznik KSeF 2.0 cz. 1[1]).

Kolejny poziom stanowią uprawnienia pochodne, przekazywane osobom fizycznym lub prawnym. Obejmują one wybrany zakres dostępnych czynności spośród katalogu uprawnień pierwotnych. W takim wariancie dana osoba może np. nadawać innym użytkownikom uprawnienia, wystawiać faktury ustrukturyzowane, odbierać dokumenty oraz je przeglądać. Zarządzanie uprawnieniami co do zasady odbywać się będzie w systemie, np. za pomocą bezpłatnego narzędzia – Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 lub programów zintegrowanych z API KSeF 2.0. Uprawnienia do kierowania dostępem do KSeF mogą zostać udzielone osobie fizycznej również poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym w taki sposób można nadać uprawnienia tylko jednej osobie. W tym miejscu należy podkreślić, że KSeF nie wymaga, aby przedsiębiorca przyznawał uprawnienia każdemu pracownikowi z osobna. Jest to jedynie jedna z opcji, a nie warunek konieczny.

Jak to wygląda w praktyce?

W praktyce szczególnie użyteczne może być delegowanie dostępu całemu podmiotowi, takiemu jak biuro rachunkowe. Podmiot, działając w imieniu podatnika, może wystawiać faktury, odbierać je, a także nadać odpowiednie uprawnienia swoim pracownikom. Tego typu rozwiązanie znacząco usprawnia proces zarządzania – przedsiębiorca upoważnia jedynie biuro rachunkowe, a biuro kontroluje dostęp we własnym zespole. Zakres uprawnień nadawanych poszczególnym pracownikom musi jednak zawsze mieścić się w granicach przyznanych całemu biuru.

Co z możliwością samofakturowania?

System przewiduje także możliwość nadania upoważnienia do samofakturowania, które odzwierciedla szczególne prawo wynikające z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Nabywca z takim uprawnieniem może wystawiać – w imieniu i na rzecz dostawcy – faktury dokumentujące dokonane przez niego transakcje. Warunkiem jest zawarcie między podmiotami odpowiedniej umowy w tym zakresie.

KSeF a zautomatyzowana komunikacja

Warto zaznaczyć, że KSeF umożliwia także zautomatyzowaną komunikację z systemem za pośrednictwem interfejsu integracyjnego API z wykorzystaniem tokenów (opcja dostępna do końca 2026 r.) lub certyfikatów KSeF. Pozwala to na pełną integrację KSeF z systemami finansowo-księgowymi podatnika lub podmiotów zewnętrznych. W takim modelu faktury są wystawiane, odbierane i przetwarzane automatycznie, bez konieczności nadawania osobistych uprawnień każdemu pracownikowi uczestniczącemu w procesie.

Podsumowanie

Mit o konieczności indywidualnego zgłaszania wszystkich pracowników do KSeF wynika więc z nieporozumienia. System umożliwia zarządzenie dostępami w sposób odzwierciedlający specyfikę podmiotu oraz zgodny z jego potrzebami. Dzięki temu obsługa KSeF może pozostać spójna z istniejącą organizacją pracy i nie wymaga rozszerzania dotychczasowych uprawnień.

***

[1] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf