MIT 4 – Brak potrzeby archiwizowania faktur po wejściu w KSeF

„Faktury będą archiwizowane w KSeF, w związku z czym nie muszę ich przechowywać we własnym systemie.”

Wśród części podatników funkcjonuje przekonanie, że wdrożenie obowiązkowego korzystania z KSeF umożliwi rezygnację z archiwizowania faktur we własnym zakresie.

Faktury w KSeF przez 10 lat

Z jednej strony rzeczywiście KSeF ma być systemem wykorzystywanym między innymi do archiwizowania faktur. Jak wynika z art. 106nd ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT, KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ta funkcja systemu została doprecyzowana w art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, w świetle którego każda faktura przesłana do KSeF będzie w nim przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

W zakresie archiwizacji faktur w KSeF, warto zwrócić również uwagę na zalety systemu wymieniane przez Ministerstwo Finansów (Podręcznik KSeF 2.0 cz. I[1]) – m.in.  stały dostęp do faktur dla obu stron transakcji, a także wyeliminowanie ryzyka utraty faktur i konieczności wystawiania duplikatów.

Dekada to czasem za mało

Założenie, że korzystanie z KSeF może całkowicie zastąpić archiwizację faktur we własnym zakresie, nie jest jednak w pełni uzasadnione. W pierwszej kolejności należy zauważyć, że 10-letni okres przechowywania faktur w KSeF nie zawsze musi być wystarczający. W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, w których faktury będą potrzebne także po upływie tego okresu.

A co w razie awarii KSeF?

Ponadto należy mieć na uwadze ryzyko awarii i braku połączenia z KSeF. Do ustawy o VAT zostaną wprowadzone tryby działania na wypadek sytuacji, w których funkcjonowanie systemu zostanie zakłócone. W przypadku rezygnacji z archiwizowania faktur we własnym zakresie, przerwa w działaniu KSeF mogłaby znacząco utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Również z praktycznego punktu widzenia utrzymywanie własnego archiwum faktur może znacznie usprawnić codzienną pracę i przyspieszyć obieg dokumentów wewnątrz organizacji.

Własna archiwizacja – rekomendowana

Podsumowując, chociaż KSeF ma zapewniać bezpieczne przechowywanie faktur przesłanych do systemu przez 10 lat, to w naszej ocenie nie powinno to jednak skłaniać do rezygnacji z archiwizowania faktur we własnym zakresie.

—————————————–

[1] https://ksef.podatki.gov.pl/media/cq3laefg/podrecznik-ksef-2-0-cz-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef.pdf