Czynności sprawdzające fiskusa – minimum formalności, dużo możliwości
- Niebezpiecznik podatkowy
- 4 minuty
Organy podatkowe dysponują szerokim wachlarzem narzędzi służących weryfikacji, czy podatnicy prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków. W ostatnich latach szczególnym zainteresowaniem cieszą się czynności sprawdzające, które przeprowadzane są masowo.
Jak wynika z raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa. Niełatwe relacje podatników i organów podatkowych”, tylko w 2024 r. przeprowadzono 2,1 mln czynności sprawdzających. Dla podatników jest to jasny sygnał kierunku, w którym zmierza polski fiskus.
I trudno się temu dziwić. Czynności sprawdzające to procedura szybka, mało sformalizowana, niskokosztowa i – co najważniejsze – wygodna. Można ją bowiem stosować wielokrotnie, wobec tego samego podatnika, w tym samym zakresie i bez wszczynania jakiejkolwiek kontroli czy postępowania.
Czym są czynności sprawdzające?
Ordynacja podatkowa nie zawiera legalnej definicji czynności sprawdzających. Mimo to ich zakres i cel wynika z treści art. 272 tej ustawy. W praktyce nie budzi wątpliwości, że są to działania podejmowane przez organ podatkowy w celu wstępnej weryfikacji poprawności rozliczeń podatnika.
Jest to procedura mająca na celu przede wszystkim:
- sprawdzenie, czy deklaracje zostały wypełnione prawidłowo i złożone w terminie wynikającym z przepisów,
- sprawdzenie, czy podatek został zadeklarowany we właściwej wysokości i wpłacony w terminie,
- ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami,
a także:
- weryfikację danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym,
- sprawdzenie warunków uprawniających do opodatkowania tzw. estońskim CIT,
- weryfikację wydatków i przychodów osoby fizycznej w odniesieniu do przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących z nieujawnionych źródeł.
Przykłady czynności sprawdzających:
- weryfikacja zasadności zwrotu VAT lub nadpłaty podatku dochodowego,
- zbadanie transakcji i rozliczeń pomiędzy kontrahentami,
- sprawdzenie, czy wszyscy dostawcy wykazali w JPK transakcje, które zostały u nabywców rozliczone jako zakup.
Jak wygląda przebieg czynności sprawdzających?
Czynności sprawdzające są mało sformalizowaną procedurą. Z tego powodu organ podatkowy nie doręcza żadnego pisma wszczynającego, a o prowadzonych czynnościach sprawdzających podatnik najczęściej dowiaduje się z chwilą otrzymania wezwania.
Podczas czynności sprawdzających najczęściej podatnicy są proszeni o przedłożenie dokumentów lub wyjaśnień związanych z kontrolowaną deklaracją, zeznaniem czy zgłoszeniem rejestracyjnym. Mogą to być np.:
- faktury i wszelkie dokumenty księgowe,
- umowy, akty notarialne,
- wyciągi bankowe,
- wyjaśnienia dotyczące zawieranych transakcji, przedmiotu prowadzenia działalności, źródeł finansowania itp.,
- a także wszelkie inne dokumenty źródłowe związane z zakresem czynności sprawdzających.
Ordynacja podatkowa nie określa limitów trwania czynności sprawdzających. Choć w większości przypadków kończą się one w ciągu kilku tygodni, zdarzają się sytuacje, w których działania prowadzone są znacznie dłużej – nawet po upływie wielu miesięcy organy mogą ponownie zwrócić się do podatnika o dodatkowe informacje.
W trakcie czynności sprawdzających organy podatkowe nie muszą informować podatnika ani o planowanym terminie ich zakończenia, ani o przyczynach przedłużenia weryfikacji – tak jak to ma miejsce w trakcie kontroli czy postępowania.
Czynności sprawdzające zazwyczaj nie kończą się doręczeniem podatnikowi jakiegokolwiek dokumentu. Brak dalszych działań ze strony organu najczęściej oznacza, że nie stwierdzono nieprawidłowości, ale nie wiąże się to z oficjalnym potwierdzeniem prawidłowości rozliczenia.
Dlaczego czynności sprawdzające są tak istotne?
W latach 2019-2024 przeprowadzono ponad 12 mln czynności sprawdzających, w których ustalono nieprawidłowości na łączną kwotę ok. 24 mld PLN. Za ¼ tej kwoty odpowiadają tylko ustalenia dokonane w 2024 r., co może być oznaką coraz lepszego procesu typowania podatników do czynności sprawdzających.
2024 r. był szczególny także z jeszcze jednego powodu. Po raz pierwszy to właśnie czynności sprawdzające przyniosły większe ustalenia niż kontrole podatkowe i celno-skarbowe łącznie. To pokazuje jak dużą rolę pełnią dziś w praktyce KAS.
Te wszystkie okoliczności sprawiają, że czynności sprawdzających nie można bagatelizować. Ich masowa skala, rosnąca skuteczność, a także mało sformalizowany charakter są dla organów podatkowych doskonałym narzędziem weryfikacji rozliczeń podatników – znacznie bardziej poręcznym niż bardziej złożone kontrole podatkowe czy celno-skarbowe.
Czynności sprawdzające mogą być również wstępem do wszczęcia kontroli czy postępowania podatkowego. W takiej sytuacji wszelkie informacje, dokumenty i wyjaśnienia przekazane przez podatnika mogą zostać włączone do akt sprawy i wykorzystane jako materiał dowodowy.
Z tego powodu już na etapie czynności sprawdzających warto zachować ostrożność i świadomie analizować, jakiej treści odpowiedzi udziela się organowi podatkowemu.
Wczesna reakcja to najlepsza tarcza
Czynności sprawdzające mogą wydawać się prostą procedurą, ale w rzeczywistości są pierwszym etapem szerszej weryfikacji – a czasami również punktem wyjścia do wszczęcia kontroli czy postępowania.
Z tego powodu warto już wtedy działać świadomie: sprawdzić, o co dokładnie pyta urząd, jakie dokumenty należy przedłożyć i przeanalizować wszelkie możliwe ryzyka.
To etap, na którym można jeszcze skutecznie zarządzić ryzykiem. Trafna reakcja i przemyślana odpowiedź często pozwalają uniknąć dalszych problemów. Dlatego już dziś zapraszamy do kontaktu – nasi eksperci pomogą przeanalizować sytuację i zadbać o to, by nawet najprostsza procedura nie przerodziła się w poważny spór z fiskusem.
Powiązane treści
Jakub Warnieło
Starszy menedżer | Doradca podatkowy
Tel.: +48 600 816 431
Aleksandra Bulaszewska
Starsza konsultantka | Doradczyni podatkowa
Tel.: +48 503 972 646