MIT 5 – Faktury w dotychczasowej formie – mimo trybów awaryjnych

„W przypadku zastosowania trybów awaryjnych będę mógł wystawiać faktury w dotychczasowej formie.”

Wprowadzenie przez ustawodawcę tzw. trybów awaryjnych spowodowało błędne przeświadczenie części podatników, że w określonych sytuacjach możliwe będzie wystawianie faktur w dotychczasowej formie. Co do zasady jednak, pomimo wystąpienia trybów awaryjnych podatnicy wciąż będą zobowiązani do wystawiania faktur w formacie zgodnym z aktualnie obowiązującym schematem. Od tej zasady przewidziano jednak pewien wyjątek.

Regułą tryb online

Od 1 lutego 2026 r. podstawowym trybem wystawiania faktur będzie wystawianie ich bezpośrednio w KSeF w trybie online. Taka reguła wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Wyjątkowe tryby fakturowania poza KSeF

Ustawodawca przewidział jednak kilka trybów wyjątkowych, które umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF. W tym zakresie, bazując na nomenklaturze wynikającej z podręcznika KSeF 2.0 cz. III[1], wymienić należy:

• „tryb offline24”,
• „tryb offline (niedostępność systemu)”,
• „tryb awaryjny”,

oraz

• „awarię całkowitą”.

“Tryb offline24”

Pierwszy tryb, tj. „tryb offline24” nie będzie trybem awaryjnym w ścisłym tego słowa znaczeniu – nie będzie bowiem związany z wystąpieniem zakłóceń w funkcjonowaniu KSeF. Jest to tryb dostępny stale, dzięki któremu podatnicy mogą wystawiać faktury poza systemem wedle własnego uznania.

“Tryb offline” i “tryb awaryjny”

Z kolei „tryb offline (niedostępność systemu)” oraz „tryb awaryjny” będą już związane z faktyczną przerwą w funkcjonowaniu systemu. Informacje o wystąpieniu trybów awaryjnych zamieszczane będą w Biuletynie Informacji Publicznej, ma również zostać udostępniony interfejs informujący podatników o awarii i niedostępności KSeF.

Faktury zgodne z wzorem mimo trybów wyjątkowych

W każdym z trzech wymienionych trybów (tj. „tryb offline24”, „tryb offline (niedostępność systemu)” oraz „tryb awaryjny”) podatnicy wciąż będą zobowiązani do wystawiania faktur w formacie zgodnym z aktualnie obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej (od 1 lutego 2026 r. będzie to FA (3)). Co więcej, takie faktury będą musiały zostać przesłane do KSeF w późniejszych terminach, różniących się w zależności od zastosowanego trybu.

“Awaria całkowita”

Wyjątkowym trybem będzie „awaria całkowita”. Ma ona znaleźć zastosowanie w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów o wystąpieniu awarii w Biuletynie Informacji Publicznej. Zakładamy więc, że takie rozwiązanie może zostać zastosowane wyłącznie w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak np. ataki hakerskie. W takim przypadku Minister Finansów zamieści w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii całkowitej KSeF. Wyłącznie w tym trybie podatnicy będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, bez konieczności późniejszego dosyłania ich do KSeF.

Podsumowanie

W większości przypadków wystąpienie trybów awaryjnych nie pozwoli więc na powrót do fakturowania na dotychczasowych zasadach. Jedynie tzw. „awaria całkowita” umożliwi wystawianie faktur w postaci papierowej lub elektronicznej.

——————————–

[1] https://ksef.podatki.gov.pl/media/ruthftwo/podrecznik-ksef-2-0-cz-iii-dodatkowe-funkcjonalnosci-ksef.pdf