MIT 7 – Korekta błędów na fakturze – niemożliwa!

„Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie będę mógł już skorygować błędów na fakturze.”

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF czasami pojawiają się wątpliwości dotyczące możliwości korygowania błędów na fakturach wystawianych w systemie. Nie są to jednak obawy słuszne, gdyż chociaż nowe regulacje wprowadzają pewne zmiany w tym zakresie, to podatnicy niezmiennie będą mieli możliwość korygowania dokumentów sprzedaży za pomocą faktur korygujących na zasadach określonych w art. 106j ustawy o VAT.

Korekta zawsze w KSeF – także faktur wystawionych poza systemem!

Zgodnie z nowymi przepisami domyślną metodą wystawiania faktur korygujących stanie się forma ustrukturyzowana. Podatnik będzie mógł wystawić fakturę korygującą w tej formie również wtedy, gdy faktura pierwotna nie została przesłana do KSeF. Niedopuszczalne będzie natomiast działanie odwrotne: jeśli dokument pierwotny został wystawiony w formie ustrukturyzowanej, to korekta musi również zostać dokonana w takiej formie. Pewne ograniczenia mogą się pojawić przy fakturach wystawianych w trybie offline, czy w czasie niedostępności lub awarii KSeF. Zgodnie z art. 106nf ust. 11 ustawy o VAT, dopóki taka faktura nie zostanie przesłana do systemu i nie otrzyma numeru identyfikującego w KSeF, podatnik nie będzie mógł wystawić do niej korekty. Celem tej zasady jest unikanie sytuacji, w których korekta pojawiłaby się w systemie szybciej niż faktura pierwotna.

Brak not korygujących

Ważną zmianą, która rzeczywiście może wpłynąć na dotychczasowe procesy, jest likwidacja możliwości wystawiania not korygujących od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nabywcy nie poprawią już drobnych błędów na fakturze w dotychczasowy sposób. Konieczne będzie stosowanie innych rozwiązań w tym zakresie, np. w postaci tzw. faktur korygujących „bezwartościowych”, pozwalających skorygować dane niekwotowe takie jak nazwa, adres czy inne elementy niemające wpływu na wartość transakcji. Dla wielu podatników może to oznaczać potrzebę dostosowania systemów księgowych i procedur, lecz nie eliminuje możliwości korygowania błędów.

Korekta “do zera” (prawie) niedopuszczalna

Ograniczeniom ulegnie również wystawianie tzw. korekt „do zera”. Jeżeli zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce, a faktura dokumentuje realną transakcję, to nie ma podstaw prawnych, aby ją wycofać i zastąpić nową, nawet w przypadku, gdy na dokumencie wskazano błędne dane. Takie działanie nie jest zasadniczo dopuszczalne na gruncie nowych przepisów. Jedyny wyjątek ustawodawca przewidział dla błędów w numerze NIP, po którym system identyfikuje odbiorcę faktury. Błędny identyfikator uniemożliwia połączenie dokumentu z właściwym podmiotem, dlatego w takich przypadkach korekta „do zera” wraz z wystawieniem poprawnej faktury będzie nadal rozwiązaniem akceptowalnym.

Podsumowanie

Podsumowując obowiązkowy KSeF nie odbiera prawa do korygowania faktur, zmienia jedynie domyślną formę faktur korygujących na ustrukturyzowaną. Ograniczone zostanie natomiast stosowanie tzw. korekt „do zera”, a wystawianie not korygujących nie będzie już możliwe.