Substrat majątkowo-osobowy jako kluczowy element rzeczywistej działalności gospodarczej w świetle Objaśnień z 2025 r. dotyczących podatku u źródła

Artykuł nr 2 z cyklu dot. Objaśnień WHT.

Substrat majątkowo-osobowy jest jednym z najważniejszych elementów statusu rzeczywistego właściciela [dalej: beneficial owner, BO) na gruncie podatku u źródła [dalej: WHT].

Opublikowane 3 lipca 2025 r. objaśnienia podatkowe dotyczące stosowania tzw. klauzuli rzeczywistego właściciela dla celów podatku u źródła [dalej: Objaśnienia] wyjaśniają kryteria weryfikacji tego statusu, co w praktyce może istotnie wpłynąć na możliwość skorzystania z preferencyjnych stawek/zwolnień z WHT przez zagraniczne podmioty otrzymujące płatności z Polski.

Co to jest substrat majątkowo-osobowy?

Pojęcie substratu majątkowo-osobowego obejmuje zarówno elementy majątkowe (w tym aktywa, biuro, wyposażenie), jak i osobowe (personel, zarząd), które są niezbędne do prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej. Nie może spełnić warunku rzeczywistej działalności gospodarczej podmiot, który nie posiada własnych środków (majątkowych i osobowych) umożliwiających prowadzenie jemu rzeczywistej działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem koncepcji dzielonego substratu majątkowo-osobowego).

Wymagania dotyczące substratu majątkowo-osobowego mogą różnić się w zależności od charakteru prowadzonej działalności. Przykładowo inaczej będą kształtować się dla spółek produkcyjnych/handlowych, inaczej dla holdingów czy podmiotów inwestycyjnych.

Elementy substratu majątkowego

Zgodnie z Objaśnieniami, dla istnienia substratu majątkowego wymagane jest m.in.:

• Posiadanie rzeczywistej siedziby – a nie jedynie adresu rejestracyjnego lub tzw. „wirtualnego biura”.
• Wyposażenie biura w sprzęt i infrastrukturę niezbędną do prowadzenia bieżącej działalności.
• Ponoszenie kosztów operacyjnych – w tym np. kosztów najmu, mediów czy kosztów usług.
• Posiadanie własnego rachunku bankowego.

Istotne jest faktyczne korzystanie z tych zasobów oraz ponoszenie odpowiednich kosztów – samo formalne prawo do korzystania nie jest wystarczające.

Elementy substratu osobowego

Weryfikacja w tym zakresie dotyczy zarówno personelu, jak i zarządu:

• Personel – nie jest wymagane zatrudnianie pracowników wyłącznie na podstawie stosunku pracy. Dopuszczalne są również inne formy współpracy (np. umowy cywilnoprawne, kontrakty managerskie, globalne umowy o mobilności), o ile osoby te posiadają odpowiednie kompetencje adekwatne do rodzaju prowadzonej działalności. Samo formalne zatrudnienie bez realnego zaangażowania w procesy biznesowe nie będzie wystarczające. Kluczowe znaczenie ma nie tyle forma zatrudnienia, co faktyczne obciążenie podmiotu kosztami oraz wykorzystanie tych zasobów osobowych do swojej działalności gospodarczej.
• Zarząd – powinien dysponować wiedzą i doświadczeniem w branży oraz podejmować rzeczywiste decyzje operacyjne. Ich funkcja nie może mieć wyłącznie charakteru usługowego (tzw. dyrektorzy nominowani).

O rzeczywistym istnieniu substratu świadczy ponoszenie kosztów personelu i zarządu w sposób uzasadniony rodzajem i skalą działalności.

Przykładowe okoliczności mogące wskazywać na brak substratu majątkowo-osobowego

Ocena posiadania substratu majątkowo-osobowego przez zagranicznego odbiorcę płatności wymaga analizy kontekstu konkretnej płatności. Sam fakt prowadzenia szeroko zakrojonej działalności gospodarczej przez spółkę nie przesądza o tym, że będzie ona uznana za rzeczywistego właściciela każdej otrzymywanej należności.

Analogicznie, nawet spółka prowadząca działalność w ograniczonym zakresie może zostać uznana za rzeczywistego właściciela, jeśli jej skala działalności jest proporcjonalna do rodzaju otrzymywanych należności i umożliwia jej samodzielne wykonywanie funkcji gospodarczych związanych z tymi płatnościami.

Objaśnienia zawierają przykłady okoliczności, na podstawie których organy podatkowe mogą zakwestionować posiadania substratu majątkowo-osobowego przez zagranicznego odbiorcę płatności, np.:

• Zatrudnienie jedynie (lub niemal jedynie) personelu administracyjnego.
• Członkami zarządu badanego podmiotu są osoby fizyczne/inne podmioty pełniące te funkcje wyłącznie w sposób usługowy, również równolegle dla innych klientów, niemające doświadczenia zawodowego w zakresie branży.
• Brak jest przypisania zakresu obowiązków/kompetencji poszczególnym członkom zarządu.
• Koszty operacyjne są nieadekwatne do skali i rodzaju prowadzonej działalności.
• Korzystanie w szerokim zakresie z usług powierniczych.
• Outsourcing większości podstawowych aspektów funkcjonowania.

W takich przypadkach może zostać podważony status BO, a w konsekwencji – możliwość zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki podatku u źródła.

Niższy próg wymagań w spółkach holdingowych

W przypadku spółek holdingowych poziom wymaganego substratu majątkowo-osobowego może być niższy niż w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność operacyjną. Wynika to ze specyfiki działalności holdingowej, która często nie wymaga znaczących zasobów materialnych ani licznego personelu do realizacji celów gospodarczych.

Jednakże nawet w przypadku spółek holdingowych, niezbędne pozostaje spełnienie minimalnych kryteriów świadczących o posiadaniu substratu majątkowo-osobowego, w tym w szczególności:

• Posiadania personelu o odpowiednich kwalifikacjach i kompetencjach.
• Zdolności do samodzielnego podejmowania decyzji gospodarczych – obejmujących możliwość swobodnego dysponowania i ponoszenia ryzyka ekonomicznego związanego z otrzymywanymi płatnościami.
• Ponoszenia kosztów zarządczych – koszty te powinny być adekwatne do skali działalności i obejmować wydatki związane z utrzymaniem biura i wynagrodzeniami personelu.

Jeżeli poziom kosztów związanych z utrzymaniem biura lub wynagrodzeniami personelu jest rażąco niski (np. wynagrodzenia kształtują się istotnie poniżej poziomów rynkowych), może to świadczyć o braku ekonomicznej substancji oraz przeniesieniu ryzyka gospodarczego na inne jednostki w grupie kapitałowej. Taka sytuacja może w efekcie prowadzić do odmowy uznania zagranicznej spółki holdingowej za rzeczywistego właściciela należności wypłacanych z Polski.

Podsumowanie

Substrat majątkowo-osobowy jest jednym z podstawowych elementów rzeczywistego właściciela dla celów podatku WHT. Objaśnienia z 2025 r. wskazują, że brak odpowiednich zasobów materialnych czy osobowych po stronie zagranicznego odbiorcy może skutkować brakiem możliwości zastosowania zwolnienia lub preferencyjnych stawek WHT. Przy wypłacie za granicę płatnicy powinni zatem zweryfikować, czy zagraniczny podmiot otrzymujący należności z Polski jest nie tylko rzeczywistym właścicielem, ale też posiada odpowiedni substrat majątkowo-osobowy.