Obowiązkowy KSeF - dlaczego to ważne dla każdego biznesu?
- W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- Obowiązkowe wdrożenie systemu pierwotnie planowane na 1 lipca 2024 roku zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
- System ma obejmować również podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment).
- Faktury wystawiane przez polskich podatników zagranicznym kontrahentom (np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług) również będą musiały zostać wystawione w KSeF, lecz ich dostarczenie nastąpi w sposób uzgodniony z kontrahentem.
- Pomimo, że zgodnie z nowelizacją ustawy VAT mającą obowiązywać od 1 lipca 2024 r. faktury B2C miały zostać całkowicie wyłączone z KSeF, w wersji obligatoryjnej, która ma wejść w życie 1 lutego 2026 r. faktury B2C mają zostać włączone do systemu KSeF jako fakultatywne – szczegółowe regulacje w tym zakresie nie są jednak jeszcze znane.
- Dla niektórych branż planowane jest wdrożenie szczególnego rozwiązania w postaci ustrukturyzowanego załącznika do e-faktury.
Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, ale również konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Z naszego praktycznego doświadczenia z projektów wdrożeniowych KSeF wynika, że typowe trudności wiążą się z np. brakiem możliwości przesyłania w KSeF załączników do faktur lub utrudnionym procesem księgowania faktur z uwagi na oczekiwanie na ich walidację w KSeF.
Niezależnie od ostatecznego terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF rekomendujemy, aby jak najwcześniej rozpocząć przygotowania Państwa firmy do funkcjonowania w KSeF.
Jak możemy Państwu pomóc?
Wesprzemy Państwa szczególnie zakresie:
- Przygotowania planu wdrożenia KSeF zarówno z punktu widzenia aspektów technologicznych, pomocy w ustaleniu zakresu funkcjonalności systemu IT, jak i określenia niezbędnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach i regulaminach;
- Określenia i zmapowania poszczególnych danych z systemów firmy, które będą objęte nową schemą faktury ustrukturyzowanej;
- Zidentyfikowania potencjalnych ryzyk związanych ze zmianą modelu fakturowania i wprowadzeniu działań zabezpieczających firmę;
- Skoordynowania prac w ramach zespołu projektowego, w tym wsparcia w komunikacji między osobami z działów podatkowych / księgowych / finansowych oraz IT;
- Przygotowania zmian w procesach i procedurach wewnętrznych firmy, zapisach umów i regulaminów w celu dostosowania do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów, zasad wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, wewnętrznej akceptacji faktur, raportowania i rozliczenia VAT, a także nadawania/odbierania dostępu do KSeF;
- Przeprowadzenia testów systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF;
- Weryfikacji generowanych faktur za pomocą autorskiego narzędzia MDDP Walidator KSeF.
Obejmujące szczegółowe omówienie zagadnień dotyczących zasad funkcjonowania KSeF i praktycznych problemów związanych z wdrożeniem KSeF.
Przedstawimy szczegółowo zagadnienia techniczne i merytoryczne dotyczące m.in. nadawania uprawnień, uwierzytelniania, wysyłki i odbioru faktur w KSeF, a także omówimy wszystkie pola faktury ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem jej elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych.
Zalety narzędzia:
- łatwa integracja z różnymi systemami,
- walidacja techniczna faktury przed wysyłką,
- monitoring statusu e-faktur,
- możliwość dołączania załączników,
- dostosowanie do przyszłych zmian API w KSeF.
Posłuchaj odcinków podcastu i dowiedz się jeszcze #WIĘCEJ na temat wdrożenia KSeF
Wyślij zapytanie ofertowe
Zapraszamy do kontaktu
Janina Fornalik
Partner | Doradca podatkowy E: janina.fornalik@mddp.pl T: (+48) 660 440 141
Krzysztof Jaros
Menedżer | Radca prawny E: krzysztof.jaros@mddp.pl T: (+48) 504 399 980
Powiązane usługi
FAQ
Kiedy obowiązek korzystania z KSeF stanie się faktem?
Obowiązkowe e-fakturowanie będzie wprowadzane etapami. Duże firmy (z obrotami powyżej 200 mln zł rocznie) zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostałe (z wyłączeniem mikroprzedsiębiorców cyfrowo wykluczonych) – od 1 kwietnia 2026 r. Od 2027 r. system obejmie również najmniejsze podmioty. Jednak już od lutego 2026 r. wszystkie firmy będą musiały odbierać faktury wystawione w KSeF – niezależnie od tego, czy same są już objęte obowiązkiem ich wystawiania.
Czy obowiązek KSeF dotyczy także firm zagranicznych?
Tak, ale tylko wtedy, gdy zagraniczna firma posiada w Polsce tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Sama rejestracja do VAT w Polsce nie przesądza obowiązku korzystania z KSeF. Jeżeli takie miejsce istnieje i bierze udział w transakcjach opodatkowanych w Polsce, obowiązek wystawiania faktur przez KSeF będzie miał zastosowanie.
Jak unijny pakiet ViDA wpłynie na KSeF?
Reforma ViDA wprowadza standard e-faktury na poziomie UE. Choć Polska uzyskała zgodę na wdrożenie krajowego obowiązkowego systemu (KSeF), docelowo – od lipca 2030 r. – konieczne będzie zgodne z ViDA wystawianie faktur w standardzie unijnym. To oznacza, że obecna struktura faktury w KSeF (XML) może wymagać modyfikacji lub konwersji do formatu europejskiego. MF deklarowało do tej pory, iż KSeF zapewni konwersję faktury na format europejski.
Jakie kroki powinna podjąć firma, by wdrożyć KSeF?
Proces dostosowania firmy do KSeF jest skomplikowany, wielowymiarowy i obejmuje kilka etapów:
- Analiza wewnętrznych procesów – konieczne jest zbadanie obecnego obiegu faktur i koniecznych do wprowadzenia zmian pod kątem zgodności z wymogami KSeF.
- Mapowanie faktury do schemy FA(3) – niezbędne jest ustalenie klucza według, którego dane prezentowane na fakturach będą przenoszone do właściwych pól w schemie XML.
- Dobór narzędzi IT i integracja – firma musi dostosować swoje systemy (lub wdrożyć nowe), zapewniające komunikację z KSeF.
- Szkolenie pracowników – niezbędne, by odpowiednie działy rozumiały nowe zasady i narzędzia.
- Testowanie i wdrożenie pilotażowe – kluczowe dla weryfikacji, czy system działa poprawnie.
W zależności od skali działalności, przygotowania mogą zająć od kilku miesięcy do roku.
Dlaczego warto przy okazji wdrożenia KSeF zrewidować procesy obiegu dokumentów?
Transformacja nie powinna ograniczać się do aspektów technicznych – to także szansa na audyt procesów. Należy upewnić się, że:
- faktury nie są wystawiane poza systemem (np. w Excelu),
- możliwa jest automatyzacja obiegu dokumentów, bądź innych procesów związanych z raportowaniem czy księgowaniem,
- faktury są odpowiednio oznaczane (np. numerem zamówienia), co ułatwi ich kierowanie do właściwych komórek czy osób.
To z kolei prowadzi do większej efektywności i redukcji kosztów operacyjnych.
Jakie trudności mogą pojawić się przy wdrażaniu KSeF?
Najczęściej wskazywane problemy to:
- Integracja z systemami – dostosowanie ERP i księgowości może być trudne, zwłaszcza przy starszym oprogramowaniu lub ograniczeniach grupowych.
- Przygotowanie danych w odpowiednim formacie – faktury muszą być przesyłane w XML, co wymaga mapowania danych źródłowych.
- Braki lub nieprawidłowości w obecnie stosowanych procesach i wystawianych fakturach – w systemach może brakować informacji niezbędnych do prawidłowego wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
- Segregacja faktur zakupowych – KSeF zastąpi dotychczasowe kanały wpływu faktur od dostawców krajowych, co może powodować trudności w alokacji faktur do właściwych kanałów akceptacji.
- Obsługa załączników do faktur – KSeF nie umożliwia przesyłania załączników w formie dodatkowych plików, a zatem podatnicy muszą ustalić sposoby przekazywania dodatkowej dokumentacji poza KSeF.
Wdrożenie KSeF to krok w stronę automatyzacji i uszczelnienia VAT, ale też szansa na uproszczenie procesów w firmie i zmniejszenie liczby kontroli ze strony organów skarbowych. Warto rozpocząć działania przygotowujące do wdrożenia KSeF w firmie już teraz, gdyż jest to proces skomplikowany, obejmuje wiele aspektów, nie tylko technicznych, ale również dotyczących zmian w procesach biznesowych, procedurach wewnętrznych, czy umowach z kontrahentami.