Paragon, faktura czy potwierdzenie transakcji? – co otrzyma pracownik na stacji po wejściu w życie KSeF

Tytułowe pytanie mogą już wkrótce usłyszeć klienci od sprzedawców w sklepach czy na stacjach benzynowych. Odpowiedź, choć wydaje się prosta i oczywista, w rzeczywistości wcale taka nie jest. Problem z ustaleniem, jaki dokument wydać klientowi przy sprzedaży bezpośredniej, pojawił się wraz z pierwszymi planami wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Problem na horyzoncie: KSeF w sprzedaży detalicznej

Przedsiębiorcy obawiali się (i wciąż się obawiają), że KSeF nie będzie działać wystarczająco szybko, by przetworzyć fakturę i nadać jej numer w trakcie obsługi klienta w punkcie sprzedaży. Uniemożliwiłoby to zwizualizowanie dokumentu, wydrukowanie go i przekazanie nabywcy. Jest to szczególnie istotne zagadnienie w branżach, gdzie masowa sprzedaż bezpośrednia stanowi podstawę działalności, jak choćby na wspomnianych stacjach paliw.

Tryb offline24 – rozwiązanie nie dla wszystkich?

Rozwiązaniem tego problemu wydawał się wprowadzony w przepisach tryb offline24, umożliwiający wszystkim podatnikom wystawienie faktury poza KSeF (ale wciąż zgodnie ze schemą faktury ustrukturyzowanej) bez spełniania dodatkowych wymogów. Faktycznie, w części przypadków problem można uznać za rozwiązany. Jednak, jak to zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach.

Przepisy regulujące tryb offline24 przewidują, że tak wystawioną fakturę podatnik może udostępnić (np. jako wydruk czy plik PDF, z odpowiednimi dodatkowymi oznaczeniami w postaci kodów QR) nabywcom określonym w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Wymienieni są tam m.in. podatnicy zagraniczni, konsumenci czy podmioty, które nie podały numeru NIP, czyli generalnie nabywcy nieposiadający dostępu do KSeF. Niestety, ustawa milczy na temat możliwości udostępnienia faktury z trybu offline24 polskim podatnikom VAT. Przepisy nie określają, jak takie udostępnienie mogłoby zostać zrealizowane, ale jednocześnie go nie zabraniają ani nie wiążą z takim działaniem żadnych sankcji.

W mojej ocenie, przyjęta przez ustawodawcę konstrukcja, choć nie przewiduje wprost możliwości wydania polskiemu nabywcy faktury z trybu offline24, jest dopuszczalna. Należy jednak pamiętać, że skutek otrzymania faktury wystąpi dla nabywcy dopiero w momencie przydzielenia jej numeru KSeF. Takie podejście pozwoliłoby sprzedawcom ujednolicić procesy i dokumentację w punktach sprzedaży.

„Potwierdzenie transakcji” – nowe, nieuregulowane rozwiązanie

Ministerstwo Finansów postanowiło jednak dodatkowo skomplikować sytuację i w opublikowanym niedawno podręczniku KSeF 2.0 przedstawiło koncepcję

„potwierdzenia transakcji”. Miałoby ono być wydawane klientom, którzy chcą otrzymać dokument poświadczający sprzedaż, zanim fakturze zostanie przypisany numer KSeF.

W podręczniku wprost wskazano, że jest to dokument nieregulowany przepisami, a jednocześnie opisano jego obowiązkowe elementy. Zastrzeżono przy tym, że potwierdzenie transakcji musi zawierać wyłącznie następujące dane:

• Dane sprzedawcy: nazwa, NIP, adres.
• Dane nabywcy: nazwa, NIP/inny identyfikator (lub informacja o jego braku), adres.
• Numer faktury nadany przez podatnika.
• Kwota należności ogółem.
• Dwa kody QR/linki: pierwszy zapewniający dostęp do faktury i weryfikację jej danych, a drugi pozwalający na weryfikację wystawcy. Nad kodami muszą znaleźć się odpowiednio napisy: „sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”.

Wątpliwości i nieracjonalne koszty

Gdyby nie istniał tryb offline24, propozycja ta miałaby rację bytu. Skoro jednak każdy podatnik może skutecznie wystawić fakturę w trybie offline24, racjonalność takiego rozwiązania budzi uzasadnione wątpliwości.

Po pierwsze, mamy do czynienia z dokumentem nieuregulowanym przepisami. Powstaje zatem pytanie: co się stanie, jeśli sprzedawca doda do takiego potwierdzenia dodatkowe elementy? Po drugie, jak sprzedawca ma decydować, kiedy wydać wizualizację faktury, a kiedy potwierdzenie transakcji? Pozostaną przypadki, gdzie rozróżnienie może być trudne, a osoba robiąca zakupy niekoniecznie musi znać status VAT swojego pracodawcy.

Podsumowując, tworzenie nowego rodzaju dokumentu, którego opracowanie i wdrożenie w systemach informatycznych będzie wymagało dodatkowej pracy, wydaje się nieracjonalne. Zwłaszcza w sytuacji, gdy istnieje już gotowy dokument, który można wydać każdemu klientowi – wizualizacja faktury wystawionej w trybie offline24 z odpowiednimi kodami QR.

Pozostaje mieć nadzieję, że Ministerstwo Finansów wsłucha się w głosy przedsiębiorców i zrezygnuje z wprowadzania niepotrzebnych komplikacji, stawiając na sprawdzone i uniwersalne rozwiązanie, jakim jest faktura wystawiona w trybie offline.

Warto tymczasem rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w tej materii – złożenie go w najbliższym czasie pozwoliłoby na uzyskanie interpretacji jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.