Składka zdrowotna od zwrotu kosztów podróży członków zarządu na powołaniu

Zwrot kosztów podróży członków zarządu jest, co do zasady, zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne.

Sprawa nie jest już jednak tak oczywista w kontekście składki zdrowotnej i członków zarządu wynagradzanych na podstawie uchwały. Na ten temat wypowiedział się nawet Prezes Narodowego Funduszu Zdrowia.

Zwrot kosztów podróży a PIT i składki

Co do podatku dochodowego sytuacja jest jasna – zwrot kosztów podróży wykonywanych w ramach obowiązków służbowych może korzystać ze zwolnienia z PIT. Dotyczy to wszystkich członków zarządu – niezależnie od tego, czy pełnią funkcję na podstawie powołania, umowy o pracę czy kontraktu menedżerskiego.

Problem zaczyna się jednak przy składce zdrowotnej. W przypadku pracowników i menedżerów na kontraktach zwroty kosztów podróży są wyłączone z podstawy wymiaru składek na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Rozporządzenia tego nie stosuje się jednak do osób wynagradzanych na podstawie uchwały o powołaniu. To kluczowa różnica, która – jak potwierdza Prezes NFZ – prowadzi do oskładkowania kwot zwrotu kosztów podróży.

Wnioski z interpretacji Prezesa NFZ

Spółka, która wystąpiła o interpretację, argumentowała, że zwrot kosztów podróży członków zarządu nie powinien powodować obowiązku opłacania składek zdrowotnych, skoro te kwoty są zwolnione z PIT. Prezes NFZ nie zgodził się z tym stanowiskiem.

Wskazał on, że (cyt.:): „Wszelkie przychody związane z pełnieniem funkcji na podstawie aktu powołania stanowią podstawę ustalenia składki zdrowotnej”.

Oznacza to, że zwrot kosztów podróży jest traktowany jako przychód „związany z pełnieniem funkcji”, a tym samym podlega obowiązkowi opłacania składki zdrowotnej, jeśli członek zarządu jest wynagradzany na podstawie powołania.

W efekcie ta sama kwota zwrotu kosztów podróży może być traktowana odmiennie w zależności od podstawy pełnienia funkcji. Inaczej bowiem potraktować należy zwrot kosztów podróży dokonanych na rzecz członka zarządu wynagrodzenia na podstawie powołania (oskładkować zwrot składką zdrowotną), a inaczej wynagradzanego na podstawie kontraktu menedżerskiego czy umowy o pracę (wolne od oskładkowania).

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

Powyższe podejście z pewnością nie jest intuicyjne i w praktyce łatwo pominąć ten niuans dokonując wypłat na rzecz członków zarządu. Warto zatem:

1. Przeanalizować regulaminy i uchwały dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych członków zarządu.
2. Zweryfikować sposób kalkulacji składek zdrowotnych, aby uniknąć ryzyka zaległości wobec ZUS.
3. Rozważyć alternatywne formy wynagradzania zarządu, jeśli zwroty kosztów podróży są istotnym elementem świadczeń.

Interpretacja Prezesa NFZ nie jest wiążąca dla ZUS, ale stanowi istotny sygnał, jak organy mogą traktować tego rodzaju świadczenia. W praktyce spodziewamy się, że ZUS będzie stosował podobne podejście.

***

Podstawa prawna:

• 21 ust 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• 66 ust. 1 pkt 35a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
• 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przywołane orzecznictwo:

• Decyzja nr 1/2025/BP Prezesa NFZ z 15 stycznia 2025 r. sygn. NFZ-BP.5202.71.2024 2025.16730.BAST.