Master File a podatek u źródła (WHT). Co musi wiedzieć polska spółka z międzynarodowej grupy?

W wielu międzynarodowych grupach kapitałowych grupowa dokumentacja cen transferowych (MF, Master File) była dotychczas traktowana wyłączenie jako dokument na potrzeby „cen transferowych”, przygotowywany centralnie i przekazywany lokalnym spółkom wyłącznie w celu spełnienia formalnego obowiązku dokumentacyjnego. Aktualna praktyka  w Polsce pokazuje, że taka perspektywa może prowadzić do niekorzystnych skutków. Master File jest coraz częściej analizowany przez organy podatkowe także w postępowaniach dotyczących innych podatków, w szczególności podatku u źródła (WHT, withholding tax). Uproszczenia w opisie struktury grupy, funkcji, modeli finansowania czy IP – dopuszczalne z perspektywy „globalnego” opisu biznesu – mogą z perspektywy polskiej spółki będącej płatnikiem WHT generować realne ryzyka podatkowe.

Master File w polskiej rzeczywistości – dokument „grupowy”, który działa lokalnie

Z perspektywy polskiej spółki istotne jest, że:

• Master File musi być przygotowany w terminie 12 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego;
• dokument może być sporządzony w języku angielskim, przy zachowaniu zgodności z polskimi regulacjami dotyczącymi dokumentacji cen transferowych;
• w wielu grupach Master File jest tworzony przez centralę i dopiero później przekazywany polskiej spółce, często bez jej istotnego udziału w procesie.

Takie podejście było przez długi czas akceptowane, ponieważ grupowa dokumentacja cen transferowych rzadko była przedmiotem szczegółowych kontroli w Polsce. Obecna praktyka administracji skarbowej w obszarze WHT powoduje, że polska spółka lokalna nie może już traktować dokumentacji Master File wyłącznie jako „globalnego załącznika” do lokalnej dokumentacji cen transferowych. Dokumentacja ta zaczyna kształtować obraz podatnika w oczach organów – nie tylko w obszarze cen transferowych, ale także w kontekście podatku u źródła.

Dlaczego Master File staje się kluczowy dla WHT w Polsce

Polskie organy podatkowe, w toku kontroli dotyczących podatku u źródła, coraz częściej poza dokumentacją lokalną, żądają także dokumentacji grupowej. Z jednej strony to oczywiste, bo jest to komplementarny element dokumentacji. Jednak co ważne, Master File zawiera informacje nie tylko o polskim płatniku podatku u źródła, ale także informacje o całej grupie. Polskie organy podatkowe, coraz częściej na podstawie tej dokumentacji grupowej, wysnuwają wnioski co do:

• struktury własnościowej  grupy;
• funkcji, jakie pełnią poszczególne spółki w grupie oraz tego gdzie zlokalizowane są kluczowe decyzje ekonomiczne;
• modeli  finansowania (pożyczki, on-lending, cash-pooling) i rozliczeń licencyjnych;
• tego, który podmiot ponosi rzeczywiste ryzyko związane z danymi płatnościami oraz który podmiot w grupie posiada autonomię decyzyjną i w jakim zakresie co do poszczególnych płatności.

Z punktu widzenia WHT dokumentacja Master File staje się więc jednym z istotnych źródeł informacji, które organy podatkowe biorą pod uwagę oceniając czy:

• odbiorca płatności może być traktowany jako jej rzeczywisty właściciel (beneficial owner);
• zastosowanie w podatku u źródła zwolnienia lub stawki obniżonej z UPO jest uzasadnione.

Główne grupy ryzyk – gdy Master File „nie nadąża” za rzeczywistością

Wraz ze wzrostem wykorzystania Master File’a w postępowaniach dotyczących podatku u źródła rośnie znaczenie precyzji i aktualności informacji zawartych w tym dokumencie.

Uproszczony opis struktury i funkcji

Organy skarbowe na podstawie zbyt dużych uproszczeń w Master File’u mogą kwestionować status rzeczywistego właściciela (BO) podmiotu, do którego dokonywane są wypłaty ,co będzie skutkować zakwestionowaniem zwolnienia lub stawki obniżonej z UPO.

Niewłaściwie określona rola podmiotów

Niewłaściwie określona rola podmiotów w Grupie z perspektywy cen transferowych może prowadzić do błędnej metody kalkulacji i/lub metody weryfikacji cen transferowych, ale jednocześnie też do kwestionowania statusu BO danego podmiotu na potrzeby WHT.

Niewłaściwie określona istota transakcji

MF może nie odzwierciedlać rzeczywistej istoty transakcji (np. pożyczka czy odpożyczenie), co może stać się problemem w trakcie kontroli podatkowej i z perspektywy cen transferowych generować ryzyko recharakteryzacji transakcji. Recharakteryzacja danej transakcji może mieć również konsekwencje w zakresie podatku WHT i odpowiedzialności polskiego płatnika za niepobrany podatek.

Rozbieżność pomiędzy Master File’em a Local File

Szczególnie dużą ostrożność należy zachować w przypadku dokumentacji, które tworzone są od lat. Zdarzają się sytuacje, gdy aktualizacje Master File’a odzwierciedlają duże zmiany w modelu biznesowym Grupy, ale nie zawsze nadążają za modyfikacją strumieni finansowych czy przepływów licencyjnych istotnych z perspektywy WHT. Poza ryzykiem w WHT, rośnie też ryzyko rozbieżności względem dokumentacji lokalnej, która uwzględnia nawet drobne zmiany, gdyż skupia się na konkretnych transakcjach. Wszelkie rozbieżności podważają jakość i rzetelność dokumentacji, co jest dodatkowo sankcjonowane KKS.

Główne wyzwania dla polskiej spółki lokalnej

Kiedy centrala Grupy znajduje się za granicą, decyzje dotyczące treści Master File’a zapadają zazwyczaj poza Polską. Z punktu widzenia lokalnej spółki – płatnika WHT – pojawiają się konkretne wyzwania:

• brak kontroli nad narracją dotyczącą tego jaką rolę pełnią spółki wypłacające dywidendy, odsetki i należności licencyjne;
• ograniczony wpływ na opis substancji biznesowej podmiotów otrzymujących płatności z Polski oraz ich ról i ponoszonych ryzyk;
• ryzyko, że Master File zawiera uproszczenia uzgodnione na poziomie globalnym, które mogą budzić zastrzeżenia i pytania organów w Polsce.

W praktyce, jeżeli w toku kontroli podatku u źródła organ podatkowy w Polsce posługuje się Master File’em, to polska spółka lokalna odpowiada za wyjaśnienie wszelkich niespójności, mimo że nie miała decydującego wpływu na pierwotną wersję dokumentu.

Dlaczego przegląd lokalny Master File jest konieczny

Przedstawione ryzyka i wyzwania prowadzą do jednoznacznego wniosku: Master File nie powinien funkcjonować w oderwaniu od lokalnej rzeczywistości podatkowej, w szczególności, gdy polska spółka pełni rolę płatnika podatku u źródła.

Choć nie zawsze możliwe jest, aby spółki lokalne brały aktywny udział w przygotowywaniu dokumentacji grupowej, to to co mogą i każdorazowo powinny robić to, zaraz pod otrzymaniu takiej dokumentacji z Grupy, dokonywać szczegółowej weryfikacji pod kątem „ukrytych” tam ryzyk, i to zarówno z zakresu cen transferowych, jak i pozostałych podatków, ze szczególnym uwzględnieniem WHT.

Z perspektywy polskiej spółki kluczowe jest, aby:

• treść Master File’a odzwierciedlała rzeczywistą strukturę grupy oraz rzeczywistą substancję transakcji (np. pożyczka vs odpożyczenie);
• opisy ról i funkcji podmiotów otrzymujących płatności z Polski były spójne z argumentacją stosowaną w obszarze WHT;
• informacje dotyczące alokacji dochodu i własności w grupie pozostawały spójne z lokalnym rozumieniem, kto jest beneficial owner danej płatności dla potrzeb WHT dla poszczególnych strumieni płatności;
• w Master File’u uwzględniono lokalne aspekty dotyczące stosowania zwolnień z WHT i stawek obniżonych na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Brak takiego przeglądu powoduje, że Master File – zamiast wspierać polską spółkę w postępowaniu – może stać się dokumentem wykorzystywanym przez organy do podważenia stosowanych preferencji w zakresie podatku u źródła.

Praktyczne działania dla polskiej spółki – płatnika WHT

Włączenie się polskiej spółki lokalnej w proces przeglądu i aktualizacji Master File’a, nawet na końcowym etapie przygotowywania tej dokumentacji, z wyraźnym uwzględnieniem perspektywy podatku u źródła, staje się koniecznym elementem zarządzania ryzykiem podatkowym.

Z perspektywy zarządów i działów podatkowych polskich spółek należących do międzynarodowych grup kapitałowych kluczowe są konkretne działania porządkujące obszar Master File i WHT:

1. Przegląd dokumentacji grupowej „oczami płatnika WHT”.
2. Porównanie dokumentacji grupowej (Master File) z dokumentacją lokalną (Local File) i praktyką rozliczeń.
3. Identyfikacja obszarów, w których opis w Master File’u jest zbyt ogólny lub nieaktualny.
4. Zgłoszenie uwag do centrali i aktualizacja Master File’a.
5. Zapewnienie spójności z procedurami należytej staranności.

W sytuacji, w której dokument grupowy opisuje strukturę w sposób uproszczony albo zdezaktualizowany, polski płatnik podatku u źródła staje przed ryzykiem, że podczas kontroli to właśnie ten dokument zostanie potraktowany jako „obiektywny” obraz modelu biznesowego, a lokalne wyjaśnienia zostaną ocenione wyłącznie jako próba dopasowania narracji do oczekiwanych efektów podatkowych.

Dla większości podatników w Polsce objętych obowiązkiem przygotowania dokumentacji Master File, grudzień do ostatni moment na przygotowanie takiej dokumentacji – warto mądrze wykorzystać ten czas, aby nie stała się ona „bombą z opóźnionym zapłonem”.

***

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w weryfikacji dokumentacji Master File’a pod kątem ryzyk WHT lub innych podatków, zapraszamy do kontaktu.