Master File (grupowa dokumentacja cen transferowych) – czym jest i kogo dotyczy?

Dla wielu podatników obowiązki sprawozdawcze w zakresie cen transferowych (Transfer Pricing) stanowią istotny element corocznego zamknięcia roku podatkowego. Okres od października do grudnia jest zawsze intensywny – przygotowanie Local File’a i wysyłka formularza TPR‑C wymagają skrupulatności i koordynacji danych z różnych działów. Obok dokumentacji lokalnej nie można zapomnieć o Master File’u – grupowej dokumentacji cen transferowych. W tym wpisie omówimy, kto i kiedy musi sporządzić Master File w 2025 roku oraz jakie są najważniejsze elementy tego raportu.

Co to jest Master File?

Master File obejmuje całość funkcjonowania grupy kapitałowej:

• Struktura właścicielska i organizacyjna: drzewo udziałowców, spółek zależnych, joint ventures, filii i centrali,
• Kluczowe wartości niematerialne i prawne (IP): strategia rozwoju, zarządzanie patentami, licencjami, znakami towarowymi, know‑how,
• Model finansowania centralnego: schematy udzielania pożyczek, gwarancji, zarządzanie ryzykiem walutowym,
• Główne transakcje wewnątrzgrupowe: sprzedaż towarów, usług, świadczenie usług centralnych, franchising,
• Skonsolidowane dane finansowe i podatkowe: bilans, rachunek zysków i strat, polityka podatkowa, ryzyka i transfer pricing policy.

Kogo dotyczy obowiązek sporządzenia Master File?

Obowiązek ten ciąży na podmiotach powiązanych, które jednocześnie:

1. Mają obowiązek sporządzenia Local File’a,
2. Sporządzają skonsolidowane sprawozdanie finansowe metodą pełną lub proporcjonalną,
3. Uzyskały w 2024 roku obrotowym skonsolidowane przychody przekraczające 200 mln zł (lub równowartość) – według art. 11k ust. 4 ustawy o CIT.

Termin dostarczenia dokumentacji

Dokumentacja Master File za rok 2024 powinna zostać sporządzona i udostępniona organom podatkowym na ich żądanie w terminie do dnia 31 grudnia 2025 roku, tj. do końca dwunastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

W praktyce oznacza to:

• dla roku kalendarzowego – termin 31 grudnia 2025 roku,

• dla podatników o roku podatkowym innym niż kalendarzowy – termin upływa z końcem dwunastego miesiąca następującego po zakończeniu danego roku podatkowego.

Kluczowe elementy Master File’a

1. Opis grupy kapitałowej
   • Struktura właścicielska i organizacyjna,
   • Zakres działalności,
   • Restrukturyzacje i zmiany w 2024 roku.
2. Wartości niematerialne i prawne (IP)
   • Strategia w zakresie IP,
   • Wykaz najważniejszych patentów, licencji, know‑how.
3. Transakcje finansowe
   • Model finansowania (central financing),
   • Lista udzielonych pożyczek, gwarancji i innych instrumentów.
4. Informacje finansowe i podatkowe
   • Skonsolidowane sprawozdanie za rok 2024,
   • Polityka podatkowa grupy, w tym nowinki wdrożone w związku z BEPS 2.0 (Pillar Two).

Język dokumentacji

Master File może być przygotowany po angielsku. Zgodnie z polskimi przepisami organ podatkowy może jednak zażądać tłumaczenia na język polski w terminie 30 dni od wezwania. Dlatego zawsze warto:

• Zweryfikować otrzymany dokument od centrali pod kątem wymagań ustawowych,
• Uzupełnić ewentualne braki i przygotować gotowe tłumaczenie.

Dobre praktyki przygotowania Master File’a

1. Wczesne planowanie – rozpoczęcie zbierania danych od II kwartału roku obrotowego.
2. Koordynacja z centralą – jasny harmonogram z dostawcą Master File’a.
3. Zaangażowanie wewnętrznych ekspertów – prawnicy, podatkowcy, kontroling, dział R&D.
4. Użycie narzędzi IT – systemy ERP/TP automatyzujące zbieranie danych i generowanie raportów.
5. Weryfikacja jakości danych – sprawdzenie spójności ze skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym i TPR‑C.

Podsumowanie

Master File to niezbędny element strategii cen transferowych w grupie międzynarodowej. Jego właściwe przygotowanie:

• Zwiększa przejrzystość działań grupy,
• Ułatwia obronę przed korektami podatkowymi,
• Upraszcza proces kontroli cen transferowych.

Zachęcamy do skorzystania z usług MDDP w zakresie sporządzenia lub weryfikacji Master File’a na 2025 rok >> https://www.mddp.pl/obowiazki-dokumentacyjne-i-sprawozdawcze-z-zakresu-cen-transferowych/