Ostatni moment na przygotowanie Local File 2024!

Nieuchronnie zbliża się termin na przygotowanie lokalnej dokumentacji cen transferowych (tzw. Local File) za rok podatkowy 2024 – upływa on 31 października (w przypadku podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). To odpowiedni moment, aby zadać sobie pytanie: dlaczego szczególnie istotne jest staranne opracowanie tego dokumentu?

Odpowiedź jest prosta – Local File to nie tylko ustawowy obowiązek, lecz także podstawowy i kluczowy dokument, po który organy podatkowe sięgają w pierwszej kolejności podczas kontroli czy czynności sprawdzających.

Jakie ryzyka niesie niewłaściwe sporządzenie Local File?

Niewłaściwe sporządzenie Local File może generować istotne ryzyka, takie jak:

• kwestionowanie rynkowości transakcji realizowanych pomiędzy podmiotami,
• doszacowanie dochodu do opodatkowania przez organy podatkowe,
• nałożenie kary grzywny na osoby odpowiedzialne za rozliczenia z podmiotami powiązanymi – w szczególności członków zarządu.

Kto musi sporządzić Local File?

Przepisy nakładają na podatnika obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych dla transakcji kontrolowanej o charakterze jednorodnym, której wartość netto w roku podatkowym przekracza:

• 10 mln PLN – w przypadku transakcji towarowej lub finansowej,
• 2 mln PLN – w przypadku transakcji usługowej lub innej.

Obowiązkom podlegają nie tylko typowe transakcje usługowe, towarowe czy finansowe. Podatnicy często zapominają o nietypowych transakcjach, takich jak udzielenie nieodpłatnego świadczenia (np. gwarancji, poręczenia), refakturowanie, czy też podwyższenie/obniżenie kapitału zakładowego.

Local File to nie tylko transakcje z podmiotami powiązanymi

Obowiązek przygotowania dokumentacji cen transferowych dotyczy również transakcji z podmiotami niepowiązanymi, jeżeli ich miejsce zamieszkania, siedziba lub zarząd znajduje się na terytorium, lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (tzw. raje podatkowe). Na liście takich jurysdykcji znajdują się m.in. Hongkong, Panama czy Monako.

Uwaga! W przypadku transakcji z rajami podatkowymi progi dokumentacyjne są znacznie niższe, a ich przekroczenie w praktyce może nastąpić bardzo łatwo. Wynoszą one odpowiednio:

• 2,5 mln PLN w przypadku transakcji finansowych,
• 500 tys. PLN w przypadku transakcji innych niż finansowe.

Kluczowe elementy Local File

Dokumentacja cen transferowych powinna potwierdzać, że warunki ustalone w transakcjach kontrolowanych odpowiadają tym, które zastosowałyby podmioty niepowiązane. Zgodnie z przepisami obejmuje ona cztery podstawowe elementy:

• opis podatnika,
• opis transakcji kontrolowanej,
• analizę cen transferowych uzasadniająca rynkowy charakter transakcji kontrolowanej,
• informacje finansowe.

Jednocześnie przepisy nie narzucają sztywnej formy przedstawienia tych elementów – formę ich prezentacji i szczegółowość można dostosować do specyfiki działalności podatnika.

Szczególne znaczenie ma analiza funkcjonalna transakcji kontrolowanej, która precyzyjnie określa:

• funkcje pełnione przez strony,
• wykorzystywane aktywa,
• ponoszone ryzyka.

Element ten jest istotny, ponieważ determinuje on profil funkcjonalny każdego z podmiotów uczestniczących w realizacji transakcji, a tym samym wpływa na sposób kalkulacji wynagrodzenia jaki powinien być ustalony.

W przypadku pojawienia się wątpliwości organy podatkowe mogą zastosować mechanizm recharakteryzacji – zakwestionować klasyfikację transakcji przyjętą przez podatnika i określić jej charakter, w tym sposób kalkulacji wynagrodzenia, według własnej oceny.

Kluczowe znaczenie ma natomiast analiza cen transferowych, której celem jest wykazanie rynkowości rozliczeń. Co do zasady, podatnicy zobowiązani są posiadać aktualną analizę porównawczą lub analizę zgodności dla każdej transakcji z podmiotami powiązanymi objętej obowiązkiem dokumentacyjnym. Więcej o tym, jak przygotować analizę, która wytrzyma kontrolę mogą Państwo przeczytać tutaj -> https://www.mddp.pl/benchmark-cen-transferowych-2024-jak-przygotowac/

Dlaczego warto rzetelnie przygotować Local File?

Mając na uwadze obowiązkowe elementy jakie powinna zawierać dokumentacja, należy stwierdzić, że jest ona jednym z najważniejszych źródeł informacji o podatniku oraz realizowanych przez niego transakcjach. To właśnie dlatego od niej organy podatkowe rozpoczynają kontrolę w obszarze cen transferowych.

Tym bardziej istotne jest więc, aby  dokumentacja była przygotowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami i rzetelnie odzwierciedlała rzeczywistą sytuację podatnika. Starannie przygotowany Local File pozwala minimalizować ryzyka wynikające z braków lub niespójności ze stanem faktycznym. Warto więc rzetelnie podejść do przygotowania wszystkich opisów w ramach dokumentacji, ponieważ każde zdanie może mieć znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

Warto spojrzeć na dokumentację oczami organu podatkowego – zastanowić się, do czego mogą mu służyć poszczególne informacje i jak mogą być interpretowane. Na przykład:

• jeśli rok do roku zauważalna jest istotna zmiana w funkcjach, aktywach lub ryzykach angażowanych przez strony transakcji, może to wzbudzić u organu podejrzenie restrukturyzacji,
• znacząca różnica między wartością transakcji a wartością płatności może natomiast sygnalizować potencjalnie ukryte finansowanie.

Co więcej, informacje zawarte w Local File muszą być również spójne z formularzem TPR, który w praktyce stanowi swego rodzaju podsumowanie informacji zawartych w dokumentacji, jak również – w przypadku podmiotów zobowiązanych do jej sporządzenia – z dokumentacją grupową (tzw. Master File).

Sankcje

Należy pamiętać także o wysokich sankcjach, które grożą podatnikom w przypadku niesporządzenia dokumentacji cen transferowych, sporządzenia jej po ustawowym terminie lub w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistości gospodarczej.

 Kodeks karny skarbowy wprost określa, że w przypadku gdy podatnik:

• nie sporządzi lokalnej dokumentacji cen transferowych,
• nie dołączy do lokalnej dokumentacji cen transferowych grupowej dokumentacji cen transferowych,
• sporządzi dokumentację cen transferowych niezgodnie ze stanem rzeczywistym,

podlega karze grzywny do 720 stawek dziennie (prawie 45 mln PLN!).

Kara grzywny za sporządzenie dokumentacji cen transferowych po terminie wynosi natomiast do 240 stawek dziennych (około 15 mln PLN).

Zadbaj o bezpieczeństwo podatkowe

Starannie opracowana dokumentacja, pokazująca racjonalność gospodarczą zawieranych pomiędzy podmiotami transakcji, może skutecznie uchronić przed zakwestionowaniem rynkowości rozliczeń i ograniczyć ryzyko pojawienia się wątpliwości ze strony organów podatkowych podczas kontroli.

Dlatego, jeżeli chcą Państwo mieć pewność, że dokumentacja jest zgodna z obowiązującymi przepisami, a przedstawione w niej informacje są dostosowane do specyfiki działalności podmiotu i nie generują ryzka – zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.