Nowa kilometrówka. Przepisy obejmą też auta elektryczne

Trwają prace nad nowym rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, które zaktualizuje zasady rozliczania zwrotu kosztów za przejazdy prywatnym pojazdem do celów służbowych (tzw. kilometrówka). Planowane zmiany obejmują nie tylko podwyższenie stawek, ale również wprowadzenie jasnych zasad dla aut elektrycznych, hybrydowych i wodorowych. Tego dotąd brakowało – i to z realną szkodą dla osób korzystających z „zielonych pojazdów”.

Czym jest kilometrówka?

Pracownikowi, wykorzystującemu prywatny samochód osobowy, motocykl lub motorower do celów służbowych, przysługuje zwrot poniesionych kosztów. Dotyczy to zarówno jazd lokalnych, jak i pozamiejscowych, w tym odbywanych w ramach podróży służbowej. Najczęściej zwrot ten rozliczany jest na podstawie kilometrówki – jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów (wynikający z ewidencji przejazdów) i urzędowo ustalonej stawki za 1 km, chyba  że pracodawca wprowadza korzystniejsze zasady zwrotu dla pracownika. W przypadku jazd lokalnych rozliczenie może odbywać się również w oparciu o miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, limitowany w zależności od liczby mieszkańców w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony.

Co do zasady, powyższy zwrot traktowany jest jako dodatkowy przychód ze stosunku pracy, wolny  od składek ZUS. Jeżeli zwrot dokonywany jest w ramach rozliczenia podróży służbowej i mieści się w kwocie wynikającej z zastosowania kilometrówki, korzysta on ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT[1], a opodatkowaniu podlega ewentualna nadwyżka ponad limit wynikający z kilometrówki. Odniesienie się do limitów wynikających z kilometrówki bądź ryczałtu pieniężnego przekłada się również na wysokość kosztów uzyskania przychodów, możliwych do odliczenia po stronie pracodawcy.

Aktualne problemy związane z kilometrówką

Obecny sposób ustalania kilometrówki wynika z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. i jego późniejszych nowelizacji[2]. Wysokość kilometrówki oparta jest o pojemność silnika i rodzaj pojazdu. Od stycznia 2023 r. stawki nie były aktualizowane i dostosowywane do cen obowiązujących na rynku. Obecnie stawki za 1 km przebiegu nie mogą być wyższe niż:

• 0,89 zł za km – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł za km dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³,
• 0,69 zł za km – dla motocykla,
• 0,42 zł za km – dla motoroweru.

W przepisach nie przewidziano żadnych stawek dla pojazdów elektrycznych, hybrydowych czy też wodorowych. Luka ta prowadziła do istotnych wątpliwości interpretacyjnych i braku pewności co do sposobu rozliczania kosztów eksploatacji takich pojazdów.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych zajmował niejednolite stanowiska co do rozliczenia w PIT zwrotu kosztów używania tego rodzaju samochodów do celów służbowych. W szczególności wskazywano, że:

• możliwe jest zastosowanie niższej stawki przewidzianej dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ (np. interpretacja indywidualna z dnia 17 listopada 2021 r., 0114-KDIP3-2.4011.437.2021.1.MT),
• a zgodnie z innym stanowiskiem – w przypadku pojazdów elektrycznych limit kwotowy wynikający z kilometrówki w ogóle nie ma zastosowania, a zwrot kosztów może korzystać ze zwolnienia z PIT w pełnej wysokości (interpretacja indywidualna z dnia 11 maja 2023 r., 0115-KDIT2.4011.99.2023.1.ENB).

Wątpliwości pogłębiła odpowiedź wiceministra finansów z 18 lipca 2025 r. na interpelację poselską nr 10568, według której zwrot nie jest objęty zwolnieniem i w całości podlega opodatkowaniu PIT. Brak jednoznacznych przepisów i rozbieżne stanowiska organów sprawiały, że prawidłowe rozliczenie wydatków na eksploatację pojazdów niskoemisyjnych było utrudnione i obarczone ryzykiem zakwestionowania przez organy skarbowe.

Nowe zasady – nowe stawki, nowy podział

Projektowane przepisy przewidują nie tylko wzrost kwot, ale też zmianę kryterium ustalenia stawki. Rozporządzenie zakłada odejście od kryterium pojemności silnika na rzecz rodzaju napędu i jego mocy. To podejście ma lepiej odzwierciedlać rzeczywiste koszty eksploatacji różnych typów pojazdów

Nowa kilometrówka dla samochodów osobowych ma wynosić:

• 1,04 zł lub 1,34 zł za km dla aut spalinowych (w zależności od tego, czy maksymalna moc silnika przekracza 75 kW),
• 0,83 zł lub 1,10 zł za km dla hybryd (również w zależności od tego, czy maksymalna moc silnika przekracza 75 kW),
• 0,60 zł za km dla aut elektrycznych i wodorowych.

Zmiany w kwocie kilometrówki zaplanowano także w odniesieniu do motocykli i motorowerów:

• 0,75 zł za km – motocykl spalinowy,
• 0,35 zł za km – motocykl elektryczny,
• 0,45 zł za km – motorower spalinowy
• 0,20 zł za km – motorower elektryczny.

Stawki dla pojazdów z napędami alternatywnymi są wyraźnie niższe niż dla ich spalinowych odpowiedników. Ministerstwo Infrastruktury tłumaczy to niższym kosztem ich użytkowania, prostszą konstrukcją oraz mniejszym zużyciem części.

Zmiana wymusza porządkowanie procedur

Nowe stawki i kryteria rozliczeń to także sygnał dla działów HR i księgowości. Jeżeli planowane zmiany wejdą w życie, będzie to to oznaczało konieczność:

• aktualizacji wzorów dokumentacji (ewidencja przebiegu pojazdu, wzór umów z pracownikiem na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych),
• dostosowania systemów rozliczeń oraz
• odpowiedniej komunikacji do pracowników.

Na jakim etapie jest nowelizacja?

Projekt rozporządzenia (nr UD18) został już rozpatrzony przez Stały Komitet Rady Ministrów i wkrótce powinien trafić do Sejmu. Choć możliwe są jeszcze korekty, główny kierunek zmian wydaje się przesądzony. Podwyższone stawki, większe zróżnicowanie i ujęcie napędów alternatywnych – to najważniejsze elementy.

Warto zacząć działać jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. Dla pracodawców to moment, w którym należy przemyśleć sposób rozliczeń i zabezpieczyć interes firmy oraz pracowników. Dla pracowników – szansa na jasne zasady traktowanie tych, którzy korzystają z nowocześniejszych i mniej emisyjnych środków transportu.

***

#WIĘCEJ o tym, jak możemy pomóc w zakresie bezpiecznej podatkowo elektryfikacji floty samochodowej  >> https://www.mddp.pl/zielone-miejsca-pracy/. 

***

[1] Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).

[1] Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t.j. Dz. U. z 2002 roku, nr 27, poz. 271 z późn. zm.).