Aspekty techniczne składania formularzy TPR i UPL-1

Współczesne przedsiębiorstwa prowadzące transakcje z podmiotami powiązanymi muszą nie tylko dbać o efektywność finansową, ale również o pełną zgodność z przepisami podatkowymi.

Formularz TPR (tzw. informacja o cenach transferowych) stanowi kluczowe narzędzie w tym procesie.

TPR pozwala na przejrzyste raportowanie transakcji między podmiotami powiązanymi i potwierdza, że ceny stosowane w transakcjach są rynkowe, zgodne z zasadą arm’s length.

Skuteczne złożenie formularza TPR nie obędzie się bez skutecznego złożenia pełnomocnictwa do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych tzw. UPL-1, który umożliwia członkom zarządu czy profesjonalnym doradcom składanie deklaracji w imieniu przedsiębiorstwa. Prawidłowe przygotowanie i terminowe złożenie tych dokumentów jest kluczowe dla bezpieczeństwa podatkowego firmy i uniknięcia potencjalnych konsekwencji finansowych.

Czym jest formularz TPR?

Formularz TPR służy do raportowania transakcji między podmiotami powiązanymi, zarówno zawieranych przez podatników CIT, jak i PIT.

Obowiązek jego złożenia dotyczy podatników realizujących transakcje:

• objęte obowiązkiem dokumentacji cen transferowych,
• zwolnione z obowiązku dokumentacyjnego (np. transakcje krajowe w ramach safe harbour),
• z podmiotami z tzw. rajów podatkowych.

W formularzu TPR podatnik musi wskazać m.in.:

• rodzaj i przedmiot transakcji,
• roczną wartość transakcji,
• rentowność stron transakcji,
• wyniki analizy porównawczej stosowanych cen transferowych.

Dzięki tym informacjom organ podatkowy może ocenić, czy transakcje z podmiotami powiązanymi odbywają się na warunkach rynkowych.

Kto i jak składa formularz TPR?

Formularz TPR należy złożyć do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z miejscem przypisania podatnika. Dokument składa się wyłącznie drogą elektroniczną, za pomocą dedykowanej platformy Ministerstwa Finansów. Wysłanie formularza jest równoważne z jego podpisaniem.

Podpisanie formularza dokonywane może być wyłącznie przez:

• kierownika jednostki (czyli członka zarządu lub innego organu zarządzającego),
• w przypadku, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – osoba wyznaczona z tego organu.

Formularz może być złożony również przez profesjonalnego pełnomocnika posiadającego tytuł zawodowy:

• adwokata,
• radcy prawnego,
• doradcy podatkowego lub
• biegłego rewidenta.

Terminy składania

Formularz TPR należy złożyć najpóźniej do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Przykład: dla roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, formularz TPR za 2024 r. należy złożyć do 1 grudnia 2025 r.

Terminowe złożenie dokumentu jest kluczowe, aby uniknąć konsekwencji finansowych i odpowiedzialności karnej skarbowej członków zarządu.

Pełnomocnictwo UPL-1

Aktywne pełnomocnictwo UPL-1 jest wymagane każdorazowo przez osobę wyznaczoną do złożenia formularza TPR.  Umożliwia ono pełnomocnikowi:

• składanie deklaracji elektronicznych, w tym formularza TPR, ale również
• reprezentowanie podatnika przed organem podatkowym w zakresie przesyłanych dokumentów.

Kto może być pełnomocnikiem?

• adwokat,
• radca prawny,
• doradca podatkowy lub
• biegły rewident.

Formularze UPL-1 można składać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wersja elektroniczna pozwala na uzyskanie potwierdzenia odbioru (UPO), natomiast w formie papierowej – potwierdzenie dokonywane jest na kopii dokumentu.

Podsumowanie

Niedopełnienie obowiązków związanych ze złożeniem formularza TPR lub złożenie go po terminie może prowadzić do:

• konsekwencji finansowych,
• odpowiedzialności karnej skarbowej członków zarządu,
• ryzyka kontroli podatkowej w zakresie transakcji z podmiotami powiązanymi.

Aby zminimalizować te ryzyka, formularz TP-R  powinien być przygotowany zgodnie z przepisami i złożony terminowo, a wszelkie pełnomocnictwa pozwalające na jego złożenie – prawidłowo udzielone.