Jak dokumentować transakcje WSTO w procedurze OSS?

Interpretacja indywidualna 0114-KDIP1-2.4012.665.2024.1.GK

Stan faktyczny sprawy

Sprawa dotyczyła zasad dokumentowania wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) rozliczanej w procedurze One Stop Shop (OSS). Spółka chciała potwierdzić, czy raporty dostaw, oświadczenia przewoźnika i dodatkowa dokumentacja handlowa spełniają wymogi potwierdzające dostarczenie towarów do konsumentów w innych krajach UE, bez konieczności stosowania polskich przepisów o fakturowaniu. Spółka podkreślała, że dokumentowanie powinno uwzględniać przepisy kraju konsumpcji.

Dotychczasowe stanowisko organów

Poprzednie stanowisko organów i sądów wskazuje na elastyczne podejście do dokumentowania WSTO. Wystarczające mogą być dokumenty takie jak raporty dostaw, potwierdzenia zamówień czy płatności, o ile jasno pokazują dostarczenie towarów do konsumentów w UE. Nie jest wymagane stosowanie konkretnych dokumentów, takich jak CMR. Kluczowe jest, aby dokumenty potwierdzały wywóz i dostawę, co umożliwia rozliczenie VAT w procedurze OSS bez wykazywania transakcji jako krajowych.

Stanowisko Dyrektora KIS

W interpretacji [1] Dyrektor KIS uznał, że stanowisko Spółki jest prawidłowe. Dokumenty, którymi Spółka dysponuje (zbiorczy raport dostaw, oświadczenia przewoźnika oraz dodatkowa dokumentacja, taka jak zamówienia klientów, potwierdzenia płatności i faktury), spełniają wymogi art. 22a ust. 7-9 ustawy o VAT [2]. Z tego wynika, że dostawy WSTO można uznać za dokonane na terytorium państwa konsumpcji, pod warunkiem, że towary faktycznie docierają do konsumentów w innym kraju UE.

Spółka korzystająca z procedury OSS nie ma obowiązku wykazywania tych dostaw jako opodatkowanych w Polsce. Dyrektor podkreślił, że kluczowe jest zapewnienie odpowiednich dowodów dostarczenia towarów przed upływem terminu składania deklaracji VAT, co pozwala uniknąć opodatkowania w kraju wysyłki. Dzięki temu procedura OSS upraszcza rozliczanie VAT w handlu transgranicznym, a Spółka działa zgodnie z przepisami.

Znaczenie dla podatników

Interpretacja ta jest istotna dla przedsiębiorców zajmujących się transgraniczną sprzedażą towarów w UE, ponieważ upraszcza obowiązki dokumentacyjne. Potwierdza, że zgodność z wymogami OSS zwalnia z konieczności stosowania polskich przepisów dotyczących faktur, o ile dokumentacja w państwie konsumpcji jest prowadzona prawidłowo. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować swoje procesy księgowe i uniknąć nadmiernych obowiązków administracyjnych, pod warunkiem rzetelnego prowadzenia ewidencji transakcji WSTO.

***
[1] Pismo z dnia 13.01.2025 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP1-2.4012.665.2024.1.GK
[2] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).