Jak rozumieć „ogólny czas pracy” w kontekście ulgi badawczo-rozwojowej?

Kosztami kwalifikowanymi ulgi badawczo-rozwojowej (ulgi B+R) są między innymi wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników wykonujących prace B+R. Wydatki te mogą zostać rozliczone w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje ogólnym czasem pracy pracownika w danym miesiącu[1]. 

Ponadto pojęcie „ogólnego czasu pracy” jest istotne w kontekście stosowania ulgi na innowacyjnych pracowników. Dotyczy to spełnienia warunku, zgodnie z którym czas pracy pracownika przeznaczony na realizację działalności B+R powinien wynosić co najmniej 50% ogólnego czasu pracy w danym miesiącu[2].

Z najnowszego orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że do „ogólnego czasu pracy” należy wliczać nie tylko czas realnie spędzony w pracy, ale również okresy nieobecności, takie jak urlopy czy zwolnienia lekarskie, podczas których pracownik nie wykonuje pracy, ale nadal pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Skutki dla podatników korzystających z ulgi badawczo-rozwojowej (B+R)

W przypadku uwzględnienia okresów absencji w ogólnym czasie pracy, czas poświęcony przez pracownika na działania B+R może być proporcjonalnie mniejszy, co prowadzi do obniżenia wysokości odliczenia kosztów kwalifikowanych niż w przypadku alternatywnego podejścia do wykładni pojęcia „ogólnego czasu pracy”, przez które rozumie się wyłącznie czas rzeczywiście przepracowany.

Zwrot w orzecznictwie

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Zarówno zatem czas urlopu, jak i czas zwolnienia chorobowego nie były uznawane za składową „ogólnego czasu pracy” (m.in. wyrok NSA z 9 lipca 2024 r., II FSK 1313/21; wyrok NSA z 21 marca 2023 r., II FSK 2275/20; wyrok NSA z 11 stycznia 2022 r., II FSK 1247/21).

Jednak sam NSA nie jest tutaj konsekwentny. W wyroku z 8 lutego 2023 r., (II FSK 1537/20) wskazano, że próba wyjaśnienia spornego zwrotu poprzez sięgnięcie do przepisów prawa pracy stanowi zbyt duże uproszczenie, ponieważ przepisy podatkowe mówią o “ogólnym czasie pracy”, a nie o “czasie pracy”. To pierwsze pojęcie, w ocenie NSA, obejmuje także czas nieobecności pracownika.

Czas nominalny a nie czas rzeczywisty

Najnowszym potwierdzeniem zwężającej wykładni spornego zwrotu jest wyrok WSA w Warszawie z 18 grudnia 2025 r., III SA/Wa 1870/25 oraz wyrok WSA we Wrocławiu z 11 grudnia 2025 r., I SA/Wr 473/25, (uzasadnienia ustne).

W obu sprawach kluczowym zagadnieniem było określenie, czy czas urlopu, zwolnienia lekarskiego czy innych usprawiedliwionych nieobecności powinien być wliczany do „ogólnego czasu pracy”, celem rozliczenia ulgi na innowacyjnych pracowników.

Sądy oddaliły skargi podatników i przyjęły jednolicie, że „ogólny czas pracy” nie odnosi się wyłącznie do rzeczywistego czasu pracy poświęconego na konkretne zadania. W ocenie składów orzekających, wyjaśnienie zwrotu użytego art. 18db ust. 3 pkt 1 updop stanowiącego o “ogólnym czasie pracy”, poprzez sięgnięcie wyłącznie do art. 128 § 1 kodeksu pracy nie jest działaniem właściwym, ponieważ w analizowanym przepisie podatkowym, mowa jest o “ogólnym czasie pracy”, a nie o “czasie pracy”. Skoro zatem ustawodawca nie zdecydował się na posłużenie się zdefiniowanym w art. 128 § 1 kodeksu pracy pojęciem “czasu pracy”, lecz użył innego pojęcia, oznacza to raczej, że nie chodziło mu o “czas pracy” w rozumieniu tego właśnie przepisu prawa pracy, lecz o inną kategorię prawną. Należy więc uznać, iż pojęcie “ogólny czas pracy” obejmuje zasadniczy wymiar czasu pracy pracownika, w szczególności bez wyłączenia okresów jego usprawiedliwionej nieobecności. 

Podsumowanie i jak możemy Państwu pomóc

Podatnicy rozliczający ulgę badawczo-rozwojową czy planujący sięgnąć po tzw. ulgę na innowacyjnych pracowników powinni przeanalizować stosowane przez siebie podejście w liczeniu omawianej proporcji. Być może warto też zweryfikować rozliczenia za poprzednie lata podatkowe.

W MDDP pomagamy w rozliczeniu tej i innych ulg podatkowych, od zweryfikowania potencjału po przygotowanie dokumentacji i zadeklarowanie ulg w zeznaniach podatkowych. Chętnie podzielimy się z Państwem naszym doświadczeniem.

***

Odpowiedz na kilka pytań i sprawdź, z jakich ulg podatkowych możesz skorzystać

• • Czy Twoja organizacja jest nastawiona na rozwój?
  • Czy samodzielnie opracowuje nowe bądź ulepszone produkty / usługi / rozwiązania technologiczne?  

W praktyce niemal każda organizacja ma potencjał, aby skorzystać z oszczędności podatkowych. W każdym rozwijającym się biznesie zachodzą bowiem procesy, które zmierzają do planowania oraz projektowania produkcji czy ekspansji biznesu, wdrażania ulepszonych lub nowych produktów, procesów czy usług albo zatrudniania ludzi zajmujących się takim rozwojem i wiele innych, które mogą stanowić koszt kwalifikowany.

Odpowiedz na kilka krótkich pytań i zweryfikuj, z jakich ulg podatkowych ma szansę skorzystać Twoja firma.

Po otrzymaniu odpowiedzi, skontaktujemy się w celu omówienia działalności Twojej firmy pod kątem skorzystania z poszczególnych ulg.

• • Badanie zajmie 3 minuty;
  • Jest bezpłatne;
  • Podczas krótkiej telefonicznej konsultacji z ekspertem potwierdzimy możliwość skorzystania z ulg podatkowych.