Odliczenie VAT od usług cateringowych dla pracowników

Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 18 czerwca 2025 r. (sygn. I SA/Wr 180/25)

Czego dotyczyła sprawa?

Hoerbiger Automotive sp. z o.o. uruchomiła stołówkę pracowniczą na terenie zakładu, ponieważ w okolicy brakowało lokali gastronomicznych. Spółka zlecała firmie cateringowej dowożenie gotowych posiłków i wydawanie ich pracownikom. Za usługi otrzymywała faktury na część ceny obiadów – resztę dopłacali pracownicy przy odbiorze.

Spółka nie miała obowiązku prawnego zapewniania pracownikom posiłków. Było to dobrowolne działanie, mające na celu lepszą organizację pracy i oszczędność czasu podczas przerw obiadowych.

Spółka zapytała

1. Czy ma prawo odliczyć VAT od usług cateringowych?
2. Czy musi naliczyć VAT przy przekazywaniu posiłków pracownikom?

Stanowisko KIS

Dyrektor KIS, w interpretacji z 1 kwietnia 2020 r., stwierdził, że spółka nie ma prawa do odliczenia VAT.

Organ wyjaśnił różnicę:

• Potrzeby osobiste pracowników – takie, których pracodawca nie musi zaspokajać prawnie,
• Potrzeby służbowe – takie, do których pracodawca jest zobowiązany przepisami.

Zapewnienie obiadów służy prywatnym potrzebom pracowników, ponieważ spółka nie jest do tego zobligowana prawnie. Skoro nie ma związku z działalnością gospodarczą – nie można odliczyć VAT.

Rozstrzygnięcie sądu

WSA potwierdził stanowisko organu. Spółka, zakupując catering, realizuje wyłącznie prywatny interes pracowników, skoro nie ma prawnego obowiązku ich żywienia.

Sąd nie dopatrzył się związku tych wydatków ze sprzedażą opodatkowaną. Mimo że spółka wskazywała na lokalizację zakładu i chęć usprawnienia organizacji pracy, nie było to wystarczające. Zgodnie z orzecznictwem TSUE, wydatki na catering nie podlegają odliczeniu, chyba że pracodawca ma szczególną potrzebę biznesową.

Co to oznacza w praktyce?

Wyrok jasno określa zasady odliczania VAT od benefitów pracowniczych:

1. Brak prawnego obowiązku = brak prawa do odliczenia – jeśli pracodawca nie musi czegoś zapewniać prawnie, to służy to prywatnym potrzebom pracowników.
2. Dobre intencje nie wystarczą – organizacyjne usprawnienia nie uzasadniają odliczenia VAT.
3. Brak odliczenia = brak naliczenia – jeśli nie można odliczyć VAT naliczonego, to nie trzeba też naliczać VAT należnego przy przekazywaniu świadczeń (art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT).

Praktyczne wnioski

• Przed uruchomieniem benefitów sprawdź, czy jesteś do nich prawnie zobowiązany.
• Brak prawa do odliczenia VAT zwiększa koszt benefitów.
• Rozważ inne formy wsparcia pracowników, które mogą być bardziej efektywne podatkowo.
• Dobrze udokumentuj rzeczywiste potrzeby biznesowe, jeśli takie istnieją.