Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF – czy nadal jest możliwe?

Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 marca 2026 r 

SYGNATURA: 0111-KDIB3-1.4012.78.2026.1.IK 

Czego dotyczyła sprawa 

Sprawa dotyczyła prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz momentu jego odliczenia w sytuacji, gdy podatnik otrzymuje faktury zakupowe wystawione z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pomimo istnienia ustawowego obowiązku wystawienia ich w formie faktur ustrukturyzowanych. 

Stan faktyczny / zdarzenie przyszłe 

Wnioskodawca będący czynnym podatnikiem VAT nabywa towary i usługi od kontrahentów krajowych. Spółka nie wyklucza sytuacji, w których kontrahenci, wbrew ustawowemu obowiązkowi, będą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), poza systemem KSeF. Wątpliwości dotyczyły możliwości odliczenia VAT z takich faktur oraz momentu realizacji tego prawa. 

Stanowisko Wnioskodawcy 

W ocenie wnioskodawcy, przysługuje mu prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, o ile spełnione są ogólne warunki odliczenia, a moment odliczenia należy wiązać z faktycznym otrzymaniem faktury (poza KSeF), bez konieczności oczekiwania na jej ewentualne późniejsze wprowadzenie do systemu. 

Stanowisko DKIS 

Organ podatkowy uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe w całości. 

Dyrektor KIS wskazał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i jest uzależnione od spełnienia przesłanek pozytywnych (związek z czynnościami opodatkowanymi, posiadanie faktury, status podatnika) oraz braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. 

Jednocześnie: 

• • katalog przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT ma charakter zamknięty i nie obejmuje sytuacji wystawienia faktury poza KSeF, 

• • faktura wystawiona poza KSeF, o ile dokumentuje rzeczywistą transakcję, nadal stanowi fakturę w rozumieniu ustawy, 

• • naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF obciąża wystawcę (sprzedawcę), a nie nabywcę, 

• • odmowa prawa do odliczenia w takiej sytuacji naruszałaby zasadę neutralności VAT. 

W zakresie momentu odliczenia organ potwierdził, że zastosowanie mają ogólne zasady wynikające z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT. W konsekwencji, w przypadku faktur wystawionych poza KSeF, momentem powstania prawa do odliczenia jest chwila ich faktycznego otrzymania przez podatnika (np. e-mail, doręczenie), przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych. Ewentualne późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF pozostaje bez wpływu na ten moment. 

Podsumowanie 

Otrzymanie faktury poza KSeF, mimo obowiązku jej wystawienia w systemie, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT, o ile spełnione są ogólne warunki wynikające z ustawy. Moment odliczenia należy ustalać zgodnie z zasadami ogólnymi, tj. od chwili faktycznego otrzymania faktury oraz powstania obowiązku podatkowego. 

Znaczenie dla VAT 

Interpretacja potwierdza prymat zasady neutralności VAT nad wymogami formalnymi dotyczącymi sposobu wystawiania faktur. W praktyce oznacza to, że błędy kontrahentów w zakresie stosowania KSeF nie wpływają negatywnie na sytuację podatkową nabywcy. Podatnicy zachowują prawo do odliczenia VAT, a moment jego realizacji nie jest uzależniony od technicznego wprowadzenia faktury do systemu, lecz od jej faktycznego otrzymania.