Prywatne korzystanie z telefonu służbowego bez VAT – WSA w Gdańsku akcentuje dominujący interes pracodawcy

Wyrok WSA w Gdańsku z dnia 14 stycznia 2025, sygn. I SA/Gd 889/25 

Czego dotyczył wyrok? 

Nie każde nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu VAT. W wyroku z 14 stycznia 2026 r. (I SA/Gd 889/25) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku jednoznacznie potwierdził, że umożliwienie pracownikom korzystania ze służbowych telefonów komórkowych również do celów prywatnych nie stanowi czynności opodatkowanej VAT, jeżeli świadczenie to pozostaje przede wszystkim w interesie pracodawcy i jest ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.  

Stan faktyczny: telefony jako narzędzie pracy 

Sprawa dotyczyła spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, która w ramach prowadzonej działalności udostępniała pracownikom telefony komórkowe przeznaczone do wykonywania obowiązków służbowych. Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami telefony mogły być wykorzystywane zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, w ramach określonego limitu kosztów. 

Abonament telefoniczny miał charakter ryczałtowy i nie był uzależniony od liczby wykonanych połączeń. Pracodawca ponosił stałą miesięczną opłatę niezależnie od tego, czy pracownik wykonywał rozmowy prywatne, a koszty ponad limit – w określonych przypadkach – mogły być refakturowane na pracownika. Jednocześnie pracownicy nie mieli możliwości wyboru telefonu wyłącznie do celów prywatnych, a urządzenia pozostawały własnością pracodawcy i podlegały zwrotowi. 

Na gruncie podatku dochodowego pracodawca rozpoznawał po stronie pracowników przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, ustalany w sposób ryczałtowy. Spór dotyczył natomiast tego, czy możliwość prywatnego korzystania z telefonu służbowego stanowi nieodpłatne świadczenie usług podlegające VAT na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. 

Spór z organem: czy interes pracownika jest dominujący 

Dyrektor KIS uznał, że w części dotyczącej pracowników wykonujących czynności opodatkowane i zwolnione z VAT, możliwość korzystania z telefonu do celów prywatnych powinna być traktowana jako nieodpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu. Argumentował, że skoro pracownik odnosi osobistą korzyść, a pracodawca miał prawo do częściowego odliczenia VAT naliczonego przy nabyciu usług telekomunikacyjnych, to spełnione są przesłanki z art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. 

Stanowisko to zostało zakwestionowane przez sąd. 

Ocena WSA: decyduje przeważający interes 

WSA w Gdańsku przypomniał, że aby nieodpłatne świadczenie podlegało opodatkowaniu VAT, musi być spełnione wyłącznie w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy. Kluczowe znaczenie ma więc ocena, czyja korzyść jest przeważająca. 

W analizowanej sprawie sąd zwrócił uwagę, że: 

• • telefony zostały przekazane pracownikom przede wszystkim w celu realizacji obowiązków służbowych, 

• • możliwość prywatnego korzystania z telefonu była jedynie „skutkiem ubocznym” udostępnienia narzędzia pracy, 

• • ryczałtowy charakter abonamentu powodował, że prywatne rozmowy nie generowały po stronie pracodawcy dodatkowych kosztów, 

• • korzystanie z telefonów służbowych wpływało na sprawność organizacyjną, dostępność pracowników i efektywność prowadzonej działalności. 

W konsekwencji sąd uznał, że dominującą korzyść odnosi pracodawca, a nie pracownik. Tym samym brak jest podstaw do uznania, że dochodzi do nieodpłatnego świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. 

Znaczenie wyroku w praktyce 

Wyrok WSA w Gdańsku ma istotne znaczenie dla pracodawców, którzy zapewniają pracownikom narzędzia pracy wykorzystywane incydentalnie do celów prywatnych. Potwierdza on, że: 

• • sam fakt prywatnego użycia służbowego telefonu nie przesądza o opodatkowaniu VAT, 

• • konieczne jest każdorazowe zbadanie celu i funkcji świadczenia, 

• • rozstrzygające znaczenie ma związek świadczenia z działalnością gospodarczą oraz bilans korzyści po stronie pracodawcy i pracownika. 

Orzeczenie wpisuje się w linię orzeczniczą akcentującą funkcjonalne podejście do art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT i pokazuje, że VAT nie powinien obejmować świadczeń, które mają charakter pomocniczy wobec działalności gospodarczej pracodawcy, nawet jeżeli pracownik odnosi z nich uboczną, osobistą korzyść. 

Źródła: 

• • WYROK NSA Z DNIA 14 STYCZNIA 2026 r  

• • Interpretacja indywidualna 0112-KDIL1-1.4012.653.2021.3.JKU 

https://sip.lex.pl/#/guideline/185183947?directHit=true&directHitQuery=0112-KDIL1-1.4012.653.2021.3.JKU