WSA w Warszawie: brak podpisu klienta nie przekreśla prawa do korekty VAT przy zwrocie towaru

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 maja 2026 r. (sygn. III SA/Wa 2313/25 oraz III SA/Wa 2314/25) może okazać się przełomowy dla branży retail i e-commerce. Sąd jednoznacznie stanął po stronie podatników, uznając, że brak podpisu klienta na dokumencie zwrotu towaru nie może automatycznie pozbawiać przedsiębiorcy prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego VAT.

Czego dotyczyła sprawa?

Sprawa dotyczyła spółek należących do międzynarodowej grupy odzieżowej prowadzącej sprzedaż zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i przez internet. Podatnicy planowali wdrożenie nowoczesnych procedur obsługi zwrotów, obejmujących m.in. kasy samoobsługowe oraz pełną cyfryzację dokumentacji związanej ze zwrotami towarów.

Nowy model miał ograniczyć papierowy obieg dokumentów i uprościć procedury dla klientów. Zwroty miały być dokumentowane elektronicznie, a system sprzedażowy spółek pozwalał na szczegółową identyfikację każdej transakcji – od konkretnego towaru, przez paragon i metodę płatności, aż po zwrot środków klientowi. Jednocześnie spółki planowały odejść od praktyki gromadzenia papierowych protokołów podpisywanych przez klientów.

Stanowisko DKIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał jednak, że takie rozwiązanie nie spełnia wymogów formalnych wynikających z § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zdaniem organu warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania przy zwrocie towaru jest posiadanie protokołu podpisanego zarówno przez sprzedawcę, jak i klienta. Brak podpisu nabywcy miał uniemożliwiać skuteczną korektę VAT, nawet jeśli podatnik dysponował pełną elektroniczną dokumentacją zwrotu.

Organ przyznał wprawdzie, że systemy stosowane przez spółki umożliwiają dokładne ustalenie, jaki towar został zwrócony, której transakcji dotyczył zwrot oraz czy klient otrzymał zwrot pieniędzy, jednak uznał, że wymóg podpisu ma charakter obligatoryjny i nie może zostać pominięty.

Stanowisko WSA

WSA w Warszawie nie podzielił tego stanowiska. Sąd przypomniał, że w prawie VAT kluczowe znaczenie mają przesłanki materialne, a nie wyłącznie formalne. Jeżeli podatnik jest w stanie jednoznacznie wykazać, że doszło do zwrotu towaru i zwrotu wynagrodzenia, to brak określonego elementu formalnego nie powinien prowadzić do odmowy prawa do korekty podatku.

W ustnym uzasadnieniu sąd podkreślił, że wymogi formalne wynikające z rozporządzenia wykonawczego nie mogą dominować nad istotą regulacji podatkowej. W ocenie WSA podpis klienta w analizowanym modelu nie wnosił realnej wartości dowodowej. Sąd zwrócił uwagę, że podpisy często są nieczytelne, a sam klient przy zakupie nie jest przecież identyfikowany w sposób odpowiadający rygorystycznym standardom formalnym.

Zdaniem sądu najważniejsze jest to, aby możliwe było przyporządkowanie konkretnego zwrotu do konkretnej sprzedaży oraz potwierdzenie, że rzeczywiście doszło do zwrotu towaru i pieniędzy. W rozpatrywanej sprawie warunki te były spełnione dzięki rozbudowanym systemom informatycznym, elektronicznym zapisom transakcji, identyfikacji produktów poprzez technologie RFID oraz możliwości śledzenia historii konkretnego egzemplarza towaru.

WSA podkreślił również, że ani ustawa o VAT, ani Dyrektywa VAT 112 nie przewidują obowiązku uzyskiwania podpisu klienta jako warunku obniżenia podstawy opodatkowania. Taki wymóg wynika wyłącznie z aktu wykonawczego, który nie może prowadzić do ograniczania praw podatników w sytuacji, gdy materialne przesłanki korekty zostały spełnione.

Sąd odwołał się także do orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE, zgodnie z którym wymogi formalne nie mogą prowadzić do naruszenia zasady proporcjonalności ani uniemożliwiać realizacji prawa do odliczenia czy korekty podatku, jeśli nie istnieje ryzyko oszustwa lub nadużycia. W analizowanej sprawie WSA nie dostrzegł żadnych zagrożeń dla prawidłowego poboru VAT.

Znaczenie dla VAT

Wyrok ma bardzo duże znaczenie praktyczne, szczególnie dla nowoczesnego handlu detalicznego i e-commerce. Coraz więcej przedsiębiorców wdraża cyfrowe procedury sprzedaży i zwrotów, ograniczając papierowy obieg dokumentów oraz wykorzystując rozwiązania automatyczne i samoobsługowe. Stanowisko zaprezentowane przez organ podatkowy mogłoby w praktyce utrudniać rozwój takich systemów i prowadzić do nadmiernego formalizmu.

Orzeczenie WSA wpisuje się natomiast w coraz wyraźniejszy trend odchodzenia od czysto formalistycznego podejścia w VAT. Sąd jasno wskazał, że celem przepisów nie jest tworzenie „wymogów dla wymogów”, lecz zapewnienie prawidłowego rozliczenia podatku i przeciwdziałanie nadużyciom. Jeśli podatnik potrafi rzetelnie udokumentować zwrot towaru oraz zwrot należności, brak podpisu klienta nie powinien pozbawiać go prawa do korekty VAT.

Wyrok może stanowić istotny argument dla przedsiębiorców rozwijających elektroniczne systemy obsługi sprzedaży i zwrotów, a także dla podmiotów prowadzących spory z organami podatkowymi na tle nadmiernych wymogów formalnych w VAT.