Czy KSeF umożliwia wybór daty wystawienia faktury?

Od rozpoczęcia obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) minęło już kilka miesięcy, jednak podatnicy wciąż mają wątpliwości związane z nowym sposobem wystawiania faktur. Znajduje to odzwierciedlenie w dużej liczbie interpretacji indywidualnych dotyczących KSeF, w których Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (Dyrektor KIS) niejednokrotnie zaskakiwał rozstrzygnięciem. W niedawno wydanej interpretacji indywidualnej organ odniósł się do faktur, które zostaną uznane za wystawione w tzw. trybie offline24[1].

Termin na wystawienie faktury upłynął

Wnioskodawca opisał sytuację, w której wystawia faktury dokumentujące czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W takim przypadku podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę nie później niż z upływem terminu płatności.

Informację o tym, że klient jest podatnikiem VAT, Wnioskodawca uzyskiwał na podstawie oświadczenia otrzymywanego już po wyświadczeniu usługi. Status nabywcy ma kluczowe znaczenie dla dokumentacyjnych obowiązków podatnika – gdy klient dokonuje nabycia jako podatnik VAT, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF.

Z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej, w praktyce występowały sytuacje, w których po wykonaniu usługi i po upływie terminu płatności klient informował Wnioskodawcę, że zakupił usługę jako podatnik. W konsekwencji, Wnioskodawca zobowiązany był do wystawienia faktury, jednak termin na jej wystawienie już upłynął.

Jak ustalana jest data wystawienia faktury w KSeF?

Zgodnie z generalną zasadą, po wdrożeniu KSeF dniem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień jej przesłania do KSeF. Co jednak istotne, zasada ta będzie miała zastosowanie wyłącznie przy założeniu, że data wskazana w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do systemu.

Jeżeli bowiem data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1, taka faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w tzw. trybie offline24[2]. W przypadku tego trybu moment fizycznego przesłania faktury do KSeF nie ma znaczenia dla ustalenia daty wystawienia faktury – za dzień wystawienia faktury uznawana jest data wskazana w polu P_1[3].

Czy wystawca może dowolnie określić dzień wystawienia faktury?

Mając na uwadze powyższe regulacje, dla zachowania ustawowego terminu na wystawienie faktury Wnioskodawca zaproponował, że wystawiając fakturę ustrukturyzowaną będzie wskazywał w polu P_1 datę przypadającą najpóźniej na dzień terminu płatności. Taka faktura byłaby przesyłana do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wytworzenia wskazanym w polu „DataWytworzeniaFa”.

W zaproponowanym przez Wnioskodawcę sposobie wystawiania faktur występowałyby więc trzy różne daty:

• data wskazana w polu P_1, a więc data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT – Wnioskodawca planował jako tę datę podawać dzień upływu terminu płatności lub datę wcześniejszą;
• data wskazana w polu DataWytworzeniaFa, a więc data wygenerowania pliku faktury, nieuregulowana przepisami ustawy o VAT – Wnioskodawca planował przesyłać plik faktury najpóźniej jeden dzień roboczy po dacie wskazanej w tym polu;
• data KSeF, a więc data przesłania faktury do KSeF – data nadawana przez system.

W praktyce mogło to skutkować tym, że faktura zostanie przesłana do KSeF później niż w następnym dniu roboczym następującym po dniu wskazanym w polu P_1, ale nie później niż w następnym dniu roboczym następującym po dniu wytworzenia takiego dokumentu (wskazanym w polu DataWytworzeniaFa).

Konsekwencją takiego stanu rzeczy byłoby oczywiście przyjęcie daty wskazanej w polu P_1 za datę wystawienia faktury. W takiej sytuacji wątpliwości może jednak budzić kwestia, czy przesłanie faktury do KSeF później niż następnego dnia roboczego po dacie wskazanej w polu P_1 może rodzić negatywne konsekwencje dla Wnioskodawcy, zważywszy że faktura będzie uznawana za wystawioną w trybie offline24.

W związku z tym Wnioskodawca zapytał, czy wystawiając faktury w taki sposób „Spółka dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF i nie uchybi normatywnym zasadom fakturowania ustrukturyzowanego”.

Termin na wysyłkę do KSeF faktur uznanych za wystawione w trybie offline24

Uzasadniając swoje stanowisko w sprawie, Wnioskodawca zwrócił uwagę, że w art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT nie wskazano na obowiązek odpowiedniego stosowania regulacji z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT. Z tego faktu Wnioskodawca wywiódł, że do faktury wystawionej na podstawie art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT (a więc takiej, którą uznaje się za wystawioną w trybie offline24) nie stosuje się obowiązku wysyłki do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Dyrektor KIS nie odniósł się do tego argumentu bezpośrednio, jednak w wydanej interpretacji indywidualnej uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe i nie zakwestionował takiego podejścia. W ocenie organu opisany we wniosku sposób fakturowania, z uwzględnieniem terminu wysyłki pliku XML do KSeF należy uznać za zgodny z zasadami określonymi w przepisach ustawy o VAT. Ponadto, Dyrektor KIS wprost wskazał, że Wnioskodawca wystawiając i przesyłając do KSeF faktury w opisany sposób dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku XML do KSeF.

Wybór daty wystawienia faktur w ramach trybu offline24

Stanowisko Dyrektora KIS może mieć istotne znaczenie dla wystawiania faktur na gruncie polskiej ustawy o VAT.

Akceptując stanowisko Wnioskodawcy, Dyrektor KIS de facto umożliwił wybór dowolnej wstecznej daty. Jeżeli bowiem opisany sposób fakturowania „nie uchybi normatywnym zasadom fakturowania ustrukturyzowanego”, a Wnioskodawca „dochowa ustawowego terminu wysyłki pliku xml do KSeF”, to trudno znaleźć argumenty, które miałyby ograniczać prawo podatników do samodzielnego wyboru daty wystawienia faktury.

Organ nie odniósł się do szczególnych okoliczności, na których istnienie zwracał uwagę Wnioskodawca. Interpretacji nie można więc uznać za wyjątek, który Dyrektor KIS przewidział z uwagi na specyfikę działalności Wnioskodawcy.

Warto jednak podkreślić, że związana z interpretacją indywidualną ochrona prawna, przewidziana w Ordynacji Podatkowej, znajduje zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do Wnioskodawcy. Ponadto, omówione stanowisko Dyrektora KIS jest pierwszym takim rozstrzygnięciem. W związku z tym, przed wdrożeniem zmian w sposobie fakturowania warto poczekać na kolejne indywidualne interpretacje, w ramach których ukształtuje się linia orzecznicza. Opisane stanowisko Dyrektora KIS może jednak stanowić zwiastun rewolucji w fakturowaniu.

***

[1] interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG

[2] art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT

[3] art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT