Wyjazd integracyjny dla współpracowników a odliczenie VAT

Wyrok NSA z 15 maja 2026 r., sygn. I FSK 1720/23

Czego dotyczyła sprawa?

Sprawa dotyczyła prawa do odliczenia VAT od wydatków na organizację wyjazdu integracyjnego w części przypadającej na współpracowników, tj. osoby pracujące na podstawie umów B2B i umów zlecenia.

Spółka z branży IT i doradczej realizowała projekty w zespołach złożonych zarówno z pracowników, jak i współpracowników. Zespoły były rozproszone między różnymi miastami, a część współpracy odbywała się zdalnie lub w strukturach międzynarodowych.

Spółka zorganizowała kilkudniowy zagraniczny wyjazd integracyjny. Uczestniczyli w nim pracownicy, współpracownicy oraz osoby związane z zagranicznymi spółkami z grupy. W wyjeździe nie brali udziału klienci. Program obejmował m.in. spotkania z zarządem, wymianę doświadczeń, transport, zakwaterowanie, wyżywienie, gry zespołowe, wycieczki i część rozrywkową.

Spór dotyczył tego, czy VAT z faktur za kompleksową organizację wyjazdu można odliczyć także w części dotyczącej współpracowników.

Stanowisko spółki

Spółka uważała, że ma prawo do odliczenia VAT.

Wskazywała, że wyjazd miał pośredni związek z działalnością opodatkowaną. Jego celem było zintegrowanie zespołów projektowych, poprawa komunikacji, wymiana wiedzy, zwiększenie zaangażowania i ograniczenie rotacji.

Współpracownicy nie byli osobami przypadkowymi. Pracowali w tych samych zespołach co pracownicy i wykonywali zadania przy projektach realizowanych dla klientów. Pominięcie ich przy wyjeździe nie odpowiadałoby rzeczywistemu modelowi działania spółki.

Stanowisko DKIS

Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe.

Organ przyjął, że wydatki dotyczące współpracowników nie mają związku z działalnością opodatkowaną. Uznał wyjazd za świadczenie o charakterze turystycznym i rozrywkowym, służące prywatnym celom uczestników.

Dla organu znaczenie miało także to, że współpracownicy nie są pracownikami spółki. DKIS uznał, że zakres ich obowiązków wynika z zawartych umów, a udział w wyjeździe integracyjnym nie wpływa na obrót spółki.

Stanowisko WSA

WSA w Warszawie uchylił interpretację.

Sąd uznał, że organ pominął realia działania spółki. Projekty były realizowane przez zespoły mieszane, złożone z pracowników i współpracowników. Skoro obie grupy pracowały razem, integracja tylko pracowników nie realizowałaby celu biznesowego.

WSA nie zgodził się też z tym, że elementy rozrywkowe odbierają wydatkowi związek z działalnością gospodarczą. Przy kilkudniowym wyjeździe integracyjnym program może obejmować także mniej formalne aktywności, jeżeli służą budowaniu relacji i poprawie współpracy.

Sąd uznał, że główną korzyść z wyjazdu odnosiła spółka: lepsza komunikacja w zespołach, większe zaangażowanie, mniejsza rotacja i sprawniejsza realizacja projektów. Korzyść osobista uczestników była uboczna.

Stanowisko NSA

NSA oddalił skargę kasacyjną organu.

Sąd potwierdził, że wydatki na udział współpracowników w wyjeździe integracyjnym mogą mieć związek z działalnością opodatkowaną spółki.

NSA zwrócił uwagę, że organ nie kwestionował prawa do odliczenia VAT w odniesieniu do pracowników. Skoro współpracownicy wykonują zadania w tych samych zespołach i uczestniczą w tych samych projektach, sama forma współpracy nie powinna przesądzać o braku prawa do odliczenia.

Dla VAT istotne jest to, czy wydatek służy działalności podatnika. Budowanie więzi między pracownikami i współpracownikami wpływa na efektywność całego zespołu, a ta przekłada się na działalność opodatkowaną spółki.

Znaczenie dla VAT

Wyrok wzmacnia argumentację podatników, którzy działają w modelu opartym na mieszanych zespołach: pracownikach, osobach na B2B, zleceniobiorcach i innych stałych współpracownikach.

Dla prawa do odliczenia VAT kluczowy jest związek wydatku z działalnością opodatkowaną. Ten związek może być pośredni. Wydatki na integrację, komunikację, wymianę wiedzy i budowanie zespołu mogą spełniać ten warunek, jeżeli służą sprawniejszemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Wyrok nie oznacza jednak, że każdy event dla współpracowników daje prawo do odliczenia VAT. Znaczenie ma cel wydarzenia, skład uczestników, program, charakter współpracy oraz sposób powiązania wydatku z działalnością spółki.

Dla celów dowodowych warto zadbać o opis biznesowego celu wyjazdu, program wydarzenia, wskazanie uczestników, powiązanie ich z zespołami projektowymi oraz dokumenty potwierdzające, że wyjazd nie był świadczeniem o dominująco prywatnym charakterze.