Udział rodzin pracowników w wydarzeniach firmowych nie wyklucza odliczenia VAT

Wyrok NSA z 7 sierpnia 2026 r., sygn. I FSK 1980/23.

Czy wydatki na organizację wydarzeń firmowych mogą uprawniać do odliczenia VAT również w części dotyczącej uczestnictwa członków rodzin pracowników? Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że taka możliwość istnieje, jeżeli udział rodzin służy celom gospodarczym pracodawcy, a ich osobista korzyść ma charakter drugorzędny.

Integracja pracowników a prawo do odliczenia VAT

Sprawa dotyczyła spółki organizującej różnego rodzaju wydarzenia dla pracowników, członków ich rodzin, a także pracowników spółek powiązanych i ich rodzin. W ramach wydarzeń ponoszono wydatki m.in. na zakup usług służących ich organizacji oraz towarów przekazywanych uczestnikom jako nagrody rzeczowe.

Według spółki organizacja takich wydarzeń pozostawała w pośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Spotkania miały m.in. wzmacniać identyfikację pracowników z organizacją, zwiększać ich zaangażowanie oraz lojalność, poprawiać współpracę między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a także budować pozytywny wizerunek spółki jako pracodawcy. Działania te miały zatem wpływać na efektywność pracowników, ograniczać rotację i ułatwiać pozyskiwanie nowych osób na konkurencyjnym rynku pracy.

Organ podatkowy: dominująca jest korzyść osobista

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej częściowo zakwestionował stanowisko spółki. Organ uznał, że udział członków rodzin pracowników w wydarzeniach nie wykazuje wystarczającego związku z działalnością opodatkowaną VAT.

W ocenie organu to członkowie rodzin odnoszą w takim przypadku dominującą korzyść osobistą. W konsekwencji spółka nie powinna mieć prawa do odliczenia podatku naliczonego w części wydatków przypadającej na uczestnictwo tych osób. Podobne zastrzeżenia dotyczyły niektórych wydatków odnoszących się do pracowników spółek powiązanych oraz ich rodzin.

WSA po stronie podatnika

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu nie zgodził się z tym podejściem i uchylił zaskarżoną interpretację. Sąd zwrócił uwagę, że udział rodzin pracowników może stanowić element świadomej polityki pracodawcy oraz sprzyjać osiąganiu zakładanych celów biznesowych.

Obecność członków rodzin podczas wydarzeń może wzmacniać więź pracownika ze spółką, poprawiać jej wizerunek i zwiększać lojalność zatrudnionych osób. Skoro działania te służą działalności gospodarczej podatnika, nie można automatycznie uznać, że wydatki mają wyłącznie charakter osobisty.

NSA: decyduje gospodarczy cel wydarzenia

Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z 7 sierpnia 2026 r., sygn. I FSK 1980/23, oddalił skargę kasacyjną organu. NSA podkreślił, że każdorazowo należy analizować konkretny stan faktyczny i cele, którym służy organizacja wydarzenia. Nie jest natomiast właściwe przyjmowanie ogólnego założenia, że udział członków rodzin pracowników zawsze wyklucza związek poniesionych wydatków z działalnością opodatkowaną.

Jeżeli wydarzenie jest ukierunkowane na poprawę morale, lojalności i efektywności pracowników, a w konsekwencji na wsparcie działalności gospodarczej spółki, uczestnictwo rodzin nie przekreśla prawa do odliczenia VAT. Osobista korzyść uczestników może występować, ale ma znaczenie drugorzędne, gdy dominujący pozostaje gospodarczy cel organizatora.

Co wyrok oznacza dla pracodawców?

Orzeczenie jest korzystne dla podatników organizujących wydarzenia integracyjne, sportowe lub rodzinne. Potwierdza, że samego udziału rodzin pracowników nie można traktować jako wystarczającej podstawy do odmowy odliczenia VAT.

Kluczowe będzie jednak odpowiednie udokumentowanie biznesowych założeń wydarzenia. Warto wykazać, w jaki sposób ma ono wspierać integrację zespołu, motywację pracowników, ograniczenie rotacji, budowę marki pracodawcy lub poprawę współpracy wewnątrz organizacji. Im wyraźniej cele te zostaną określone w regulaminach, komunikacji wewnętrznej i dokumentacji wydarzenia, tym łatwiej będzie uzasadnić związek poniesionych wydatków z działalnością opodatkowaną VAT.