Refaktura czy zwrot kosztów bez VAT? Najnowszy wyrok NSA mówi kiedy nie mamy do czynienia z refakturą

W obrocie gospodarczym często spotykamy się z sytuacją, w której jeden podmiot ponosi koszt usługi lub towaru, a następnie przenosi go na inny podmiot. Klasycznym przykładem jest tzw. refaktura – czyli odsprzedaż usługi bez doliczania własnej marży, zwykle „po kosztach.

Żeby móc zastosować mechanizm refakturowania, czyli wystawić dalszą fakturę, co do zasady powinny być spełnione poniższe warunki:

• podmiot refakturujący nabył usługę we własnym imieniu, ale na rzecz innego podmiotu,
• faktycznym beneficjentem usługi jest ten „inny podmiot”,
• istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą a zapłatą wynagrodzenia przez „inny podmiot”, czyli wzajemność między otrzymaniem zapłaty a świadczeniem usługi.

W praktyce oznacza to, że w rozumieniu ustawy o VAT tzw. refaktura kosztów jest zwyczajnie świadczeniem usług.

A kiedy mamy tylko zwrot kosztów?

Nie każda sytuacja, w której jeden podmiot zwraca drugiemu koszty za poniesione wydatki, jest refakturą kosztów. Jeżeli koszty zostały poniesione na potrzeby samego podmiotu, który je zapłacił, a zwrot jest tylko formą rekompensaty (np. na podstawie umowy między stronami), lub odszkodowania to nie możemy mówić o świadczeniu usługi. W takim przypadku zwrot kosztów nie powinien podlegać opodatkowaniu  VAT, bo nie ma świadczenia usługi.

Z takimi sytuacjami mamy do czynienia kiedy np. jeden podmiot ponosi koszty w związku z realizacją własnych obowiązków, które następnie są zwracane przez drugi podmiot jako rekompensata za poniesione wydatki, ale bez związku z wykonywaniem usługi na rzecz tego drugiego podmiotu.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku zwrotu kosztów na podstawie art. 29a ust. 7 pkt 3) ustawy o VAT (dotyczącym zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika). Przykładem takich wydatków może być np. zwrot opłat administracyjnych. W takiej sytuacji zwrot kosztów nie jest traktowany jako świadczenie usług, a jedynie rekompensata za poniesione wydatki (co nie podlega opodatkowaniu VAT).

Co na to sądy? Wyrok NSA z 3 kwietnia 2025 r., sygn. akt I FSK 1987/21

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że zwrot kosztów nie zawsze może być dokumentowany tzw. refakturą. Sprawa dotyczyła sytuacji, w której były udziałowiec spółki zobowiązał się zwrócić jej koszty usług doradczych związanych z prowadzonymi postępowaniami podatkowymi.

Dyrektor KIS uznał, że taki zwrot należy traktować jako świadczenie usług, które powinno podlegać opodatkowaniu VAT. Argumentował to tym, że dzięki poniesieniu przez spółkę kosztów usług doradczych, były wspólnik mógł potencjalnie odzyskać część ceny sprzedaży udziałów.

Najpierw WSA w Warszawie, a potem NSA nie zgodziły się z tym stanowiskiem. Wskazano, że:

• spółka nabywała usługi doradcze dla siebie i sama była stroną umów z doradcami,
• to spółka była beneficjentem tych usług (a doradcy działali wyłącznie w jej interesie),
• ewentualna, potencjalna korzyść po stronie byłego wspólnika, sprzedającego udziały nie była celem nabycia tych usług przez spółkę.
• były wspólnik nie miał prawa korzystać z efektów usług doradczych ani nie decydował o ich zakresie,
• zwrot kosztów pełnił raczej funkcję rekompensaty, a nie odpłatnego świadczenia usług.

W konsekwencji NSA uznał, że w tej sprawie nie ma podstaw do wystawienia tzw. refaktury, a zwrot kosztów nie podlega VAT.

Dlaczego to ważne?

Ten temat jest istotny zwłaszcza dla spółek z grup kapitałowych, które często ponoszą wspólne koszty a później rozliczają się wewnątrzgrupowo. Wyrok NSA pokazuje, że należy zwracać dużą uwagę na prawidłowy sposób dokumentowania zwrotu kosztów – z VAT (jako tzw. refaktura) lub bez VAT. Kluczowe jest ustalenie, kto faktycznie korzysta z usługi (jest beneficjentem):

• jeśli z usługi korzysta inny podmiot – możliwe jest wystawienie tzw. refaktury z zastosowaniem VAT,
• jeśli usługa była świadczona na rzecz podmiotu, który za nią zapłacił, a inny podmiot tylko zwraca koszty – to nie zawsze będzie prawidłowe zastosowanie konstrukcji tzw. refaktury i naliczenie podatku VAT.

Niestety, relacje gospodarcze bywają skomplikowane, a prawidłowe i bezpieczne przeniesienie kosztów oraz rozliczenie VAT staje się trudniejsze, gdy z nabywanych usług korzystają różne podmioty. Dysponujemy dużym doświadczeniem w obszarze rozliczeń VAT i tzw. refaktur, dlatego z chęcią udzielimy Państwu fachowej pomocy.