Kapitalizowanie wydatków do wartości początkowych środków trwałych często odbywa się w sposób intuicyjny. Warto jednak pamiętać, że przepisy podatkowe regulują te kwestie. Błędy w tym zakresie mogą skutkować powstaniem zaległości, jak i nadpłat w podatku dochodowym – z uwagi na niepoprawną podstawę do odpisów amortyzacyjnych.

Generalnie wydatki będące kosztem podatkowym można podzielić na tzw. CAPEX – kapitalizowane do wartości początkowych środków trwałych oraz na tzw. OPEX – koszty okresu bieżącego, operacyjne (z podatkowego punktu widzenia mogą mieć charakter bezpośredni lub pośredni). Spółkom nie osiągającym w bieżącym okresie dochodów podatkowych, na ogół zależy na CAPEX. Szczególnie w spółkach celowych, których zadaniem jest realizacja dużej inwestycji, np. nieruchomościowej, pojawia się ryzyko przyjęcia uproszczenia polegającego na zaliczaniu zasadniczo wszystkich kosztów do CAPEX.

Inwestycje nieruchomościowe wiążą się zarówno z wytwarzaniem środków trwałych (np. budowa budynku), jak i nabyciem środków trwałych (np. zakup central wentylacyjnych). Dla celów ustalania wartości początkowych odpowiadają im kategorie kosztów wytworzenia (art. 16g ust.  ustawy CIT) oraz cen nabycia (art. 16g ust. 3 ustawy CIT). Obie kategorie mają w istocie otwarty charakter. Nie oznacza to jednak swobody podatników przy kapitalizowaniu wydatków do wartości początkowych.

NSA w wyroku z 13 grudnia 2017 r., sygn. II FSK 2939/15, stanął po stronie fiskusa uznając, że następujące wydatki nie mogą być kapitalizowane do wartości początkowej środka trwałego:

1. doradztwo dotyczące finansowania projektu;
2. doradztwo w zakresie przeprowadzenia analizy prawno-formalnej projektu (due dilligence);
3. usługi tłumaczy;
4. opłaty bankowe, m.in. za udzielenie gwarancji.

NSA wyjaśnił, że aby możliwe było powiększenie wartości początkowej konieczny jest bezpośredni charakter wydatku, tzn. wpływający wprost na powstanie środka trwałego. Koszty o charakterze ogólnym, związane z funkcjonowaniem spółki nie spełniają tego wymogu.

Warto wskazać, że sąd pierwszej instancji stanął na innym stanowisku. Potwierdza to, że te zagadnienia nie są jednoznaczne. Ustalanie wartości początkowych wymaga szczegółowej analizy wydatków pod kątem ich związku z środkiem trwałym, zwłaszcza gdy są one wysokiej wartości. Optymalnie, gdy ten proces ma miejsce w ramach procedury cost segregation i uwzględnia się sytuację finansową spółki.