KSeF 2.0 – nowe przepisy opublikowane. Jakie zmiany od 2026 roku?

KSeF 2.0 – stan na początek czerwca 2025

Pakiet regulacji określających finalny kształt KSeF opublikowany w piątek 30 maja (formalnie projekt datowany na 23 maja 2025 r.), w dniu pisania niniejszego artykułu (5 czerwca) powinien trafić na obrady SKRM. Przejście na kolejny etap ścieżki legislacyjnej wskazuje, że MF zamierza dotrzymać terminów zadeklarowanych w planie wdrożenia i uchwalić przepisy w lipcu br., a tym samym utrzymać wejście w życie obowiązkowego KSeF od lutego/kwietnia 2026 r. Warto przyjrzeć się zatem bliżej projektowi (mam nadzieję ostatecznemu) ustawy oraz projektom rozporządzeń wykonawczych.

Projekt ustawy

W stosunku do projektu ustawy z 11 kwietnia, wersja z maja nie przynosi fundamentalnych zmian. Utrzymano dobrowolne wystawianie w KSeF faktur B2C i doprecyzowano przepisy regulujące kwestie udostępniania tych faktur. W związku z tymi zmianami dostosowano również odpowiednio przepisy regulujące rozpoznawanie korekt in minus. Zmiany te zachowują zasadniczo prezentowany wcześniej sens regulacji w nieco zmienionym ujęciu redakcyjnym (zrezygnowano z dodawania art. 29a ust. 13b, a w to miejsce poszerzono ust. 13a).

W projekcie pozostał również tryb offline24 ze wszystkimi jego dobrodziejstwami jak i zagrożeniami, o których pisałem już na blogu[1]. Należy jednak zauważyć, że z przepisu wprowadzającego tryb offline zniknął wymóg „specyfiki działalności podatnika”, co jest zmianą na plus. Podatnicy nie będą musieli w żaden sposób uzasadniać wystawiania faktur w trybie offline. Warto jednak również wskazać, że MF odniosło się negatywnie do uwag w zakresie udostępniania polskim podatnikom faktur wystawionych w trybie offline przedstawionych w konsultacjach projektu z 11 kwietnia, pozostawiając jednocześnie tą kwestię nierozstrzygniętą. Jednocześnie w uzasadnieniu do projektu MF zawarło założenie, iż na rzecz polskich podatników VAT faktury powinny być udostępniane wyłącznie poprzez KSeF, co nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach.

Pozostając przy trybie offline warto też odnotować, dodanie obowiązku oznaczania faktury „offline” przez podmiot inny niż podatnik poprzez dodany art. 106gb ust. 5a, wprowadzający obowiązek oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem (umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF) również dla podmiotu innego niż podatnik, w przypadku użycia tej faktury poza KSeF.

Jedną z bardziej istotnych zmian w stosunku do wersji kwietniowej jest uproszczenie limitu stosowanego na potrzeby okresu przejściowego dla najmniejszych podatników. Pierwotnie możliwość wystawiania faktur dotychczasowych do końca 2026 r. miała być przewidziana dla podatników, u których wartość miesięcznej sprzedaży brutto nie przekraczała 10 000 zł i wartość pojedynczych faktur była mniejsza niż 450 zł. Taka koniunkcja była bardzo niepraktyczna z perspektywy podatników i na szczęście chociaż w tym zakresie MF uwzględniło postulaty, pozostając jedynie przy kryterium wartości sprzedaży w miesiącu (limit 10 000 zł pozostał bez zmian).

Kolejną ze zmian wprowadzanych majową wersją projektu jest wprowadzenie obowiązku oznaczania numerem KSeF lub identyfikatorem zbiorczym polecenia zapłaty za fakturę dokonywanego przez wystawcę tej faktury. Jak wskazano w uzasadnieniu, zmiana ta wynika z odrębnego charakteru i specyfiki technicznej polecenia zapłaty, innego niż np. polecenie przelewu.

Końcowo należy też odnotować, że w projekcie utrzymana została również możliwość przesyłania faktur z załącznikiem, będącym de facto elementem faktury ustrukturyzowanej.

Rozporządzenia

Długo wyczekiwanym elementem KSeFowej układanki były przepisy wykonawcze, do których MF odwoływało się przy okazji odniesień do postulatów zgłaszanych w konsultacjach, a które do tej pory nie były publikowane.

Zaprezentowane projekty również nie przynoszą rewolucji, choć jest kilka istotnych punktów, na które warto zwrócić uwagę.

Korzystanie z KSeF

Po pierwsze, wprowadzono regulacje dotyczące Certyfikatu KSeF, który ma służyć zarówno do generowania kodu umożliwiającego zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury zamieszczanego na fakturach offline, jak również do uwierzytelnienia w KSeF (w miejsce dotychczasowego tokena).

Drugim elementem wartym uwagi jest wprowadzenie obowiązku podawania numeru KSeF na wizualizacjach faktur. Jest to pewnego rodzaju niespodzianka, gdyż dotychczas nie było informacji jakoby taki obowiązek miał się pojawić i nigdzie nie wspominano o tym, że na fakturach (a w zasadzie wizualizacjach) będzie musiał znajdować się numer KSeF. Taki obowiązek spowoduje dla podatników dodatkowe trudności w implementacji KSeF i powstaje pytanie, czy faktycznie jest to potrzebne, skoro mamy już na wizualizacjach obowiązkowe kody QR (względnie zastępowane bezpośrednim linkiem).

Wspomniawszy o bezpośrednim linku jako oznaczeniu na fakturze konieczne jest rozwinięcie tego elementu. W toku konsultacji, praktycznie od początków projektu pt. obowiązkowy KSeF postulowaliśmy, podobnie jak inni zainteresowani tematem, aby możliwe było zastąpienie kodu QR innym wyróżnikiem – np. linkiem, który można przedstawić tekstowo. Wynikało to z faktu, iż stosowane obecnie przez podatników sposoby wymiany faktur opierają się często o zautomatyzowane rozwiązania przesyłające dane w ustrukturyzowanej formie (np. XML), gdzie siłą rzeczy nie można było zamieścić symbolu graficznego jakim jest właśnie kod QR. MF postanowiło wreszcie uwzględnić te postulaty i tym sposobem na wizualizacji zamiast kodu QR może zostać zamieszczony bezpośredni link do faktury.

Przepisy rozporządzenia ws. korzystania z KSeF zawierają również regulacje odnośnie zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem. Zgłoszenie te będzie można składać wyłącznie za pośrednictwem e-Urzędu skarbowego, co dla podatników zagranicznych może być praktycznym utrudnieniem, gdyż z naszego doświadczenia wynika, iż często pojawiają się problemy z uzyskaniem przez osoby zagraniczne dostępu do e-Urzędu.

Wyłączenia z KSeF

W zakresie wyłączeń z KSeF podtrzymano proponowane wcześniej wyłączenia dla faktur dotyczących przejazdów autostradą, usług przewozu osób, czy też usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.

To co istotne to trzy pozostałe kategorie wyjęte spod obowiązku korzystania z KSeF. Po pierwsze są to faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy VAT (czyli zasadniczo usługi finansowe/ubezpieczeniowe).

Kolejne dwie kategorie dotyczą istotnej kwestii, która do tej pory nie była adresowana przez MF, mianowicie faktur wystawianych w ramach samofakturowania w obrocie z kontrahentami zagranicznymi. W zaprezentowanej pod koniec maja wersji rozporządzenia wskazano, że wyłączone z KSeF będą faktury wystawiane w ramach samofakturowania:

– w przypadku gdy nabywca wystawiający fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy nie posiada polskiego NIP, oraz

– gdy sprzedawca, na rzecz którego polski podatnik wystawia faktury w ramach samofakturowania, nie posiada polskiego NIP.

Jest to ważna i potrzebna zmiana, która rozwiewa wiele wątpliwości, jakie pojawiały na tle samofakturowania.

Czego jeszcze brakuje

Opisane powyżej akty prawne stanowią komplet regulacji z perspektywy czysto legislacyjnej. Nie są wprawdzie idealne, ale przynajmniej zostały wreszcie zaprezentowane. Nadal brakuje jednak specyfikacji technicznej, która powinna rozwiać wątpliwości w zakresie m.in. certyfikatów KSeF, a także objaśnień ws. korzystania z KSeF, które MF zapowiada w raporcie z konsultacji z KSeF.

Tym czego jednak w mojej ocenie najbardziej brak, to rzetelne i jasne informacje odnośnie KSeF. Dotychczas w tym temacie panuje ogromny chaos, informacje są publikowane na kilku różnych stronach, a przede wszystkim brak jest deklarowanej szerokiej kampanii informacyjnej skierowanej do przedsiębiorców. Nie ma niestety badań, a przynajmniej nie są mi znane, na ile podatnicy są świadomi wejścia systemu, który wprowadza rewolucję w fakturowaniu. Największe podmioty, zdaje się, że jeśli nie podjęły działań wdrożeniowych, to przynajmniej wiedzą, że będą musiały się dostosować do nowych realiów, ale wśród średnich, małych a zwłaszcza mikro przedsiębiorców wiedza na ten temat wydaje się niezbyt powszechna.  

[1] https://www.mddp.pl/tryb-offline24-w-ksef-ulatwienie-czy-ryzykowna-pulapka/