Pierwszy tydzień obowiązkowego KSeF – problemy techniczne i praktyczne wnioski

Pierwszy tydzień funkcjonowania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mamy już za sobą. To dobry moment, aby przyjrzeć się pierwszym doświadczeniom podatników oraz wyzwaniom, jakie ujawniły się na styku nowych obowiązków, systemów informatycznych oraz praktyki obrotu gospodarczego.

Problemy z logowaniem do KSeF i przeciążenie profilu zaufanego

W początkowym okresie obowiązywania KSeF istotnym problemem okazał się dostęp do aplikacji podatnika. Trudności te nie wynikały bezpośrednio z działania samego KSeF, lecz były konsekwencją przeciążenia systemu obsługującego profil zaufany, wykorzystywany jako jedna z metod uwierzytelniania. Przez pierwsze trzy–cztery dni robocze logowanie do aplikacji podatnika z użyciem podpisu zaufanego było w wielu przypadkach bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe. Podatnicy otrzymywali komunikaty o błędach, a kody SMS nie były dostarczane.

Choć obecnie sytuacja wydaje się ustabilizowana, niepokój budzi brak wyraźnej koordynacji pomiędzy systemami powiązanymi z KSeF, ale pozostającymi poza jego bezpośrednią infrastrukturą. Przeciążenie profilu zaufanego miało bowiem negatywne skutki nie tylko dla użytkowników KSeF, lecz także dla osób korzystających z innych usług publicznych. Warto przy tym zauważyć, że w pierwszych dniach do systemu próbowała zalogować się jedynie część podatników – głównie ci, którzy nie zdążyli wcześniej pobrać certyfikatów lub chcieli uzyskać dostęp do faktur zakupowych. Od 1 kwietnia, wraz z pełnym obowiązkiem raportowania, skala ruchu w systemach powiązanych z KSeF będzie zdecydowanie większa, co rodzi pytania o ich wydolność.

Funkcjonowanie KSeF i dostęp przez API

Warto jednak oddać sprawiedliwość technologii samego KSeF – rdzeń systemu działał stabilnie. Komunikacja via API przebiegała poprawnie, a logowanie alternatywnymi metodami (podpis kwalifikowany, pieczęć z NIP, token) było możliwe przez cały czas trwania utrudnień z Profilem Zaufanym.

Faktury w KSeF a zasady rozliczeń podatkowych

W pierwszym tygodniu obowiązywania KSeF pojawiła się również fala pytań dotyczących skutków podatkowych faktur otrzymywanych za pośrednictwem systemu. Wątpliwości dotyczyły m.in. obowiązku księgowania wszystkich faktur pobranych z KSeF czy relacji pomiędzy datą wystawienia faktury a datą sprzedaży.

W tym zakresie warto przypomnieć, że KSeF zmienia jedynie kanał dostarczania faktur, nie ingerując w podstawowe zasady rozliczeń podatkowych. Zmiana sposobu dystrybucji dokumentów nie wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego ani na reguły ujmowania podatku naliczonego czy kosztów podatkowych. Można jednak odnieść wrażenie, że wcześniejsza, szerzej zakrojona kampania informacyjna mogłaby ograniczyć część tych podstawowych wątpliwości.

Rozbieżności między plikami XML z KSeF a wizualizacjami faktur

Kolejnym istotnym problemem były rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w plikach XML pobieranych z KSeF a wizualizacjami faktur udostępnianymi klientom poza systemem lub w dedykowanych portalach. Zgłoszenia w tym zakresie dotyczyły w szczególności branży telekomunikacyjnej oraz leasingowej. W KSeF prezentowane były wyłącznie kwoty dotyczące głównych świadczeń, takich jak abonament czy rata leasingowa, natomiast brakowało informacji o innych należnościach, np. za sprzęt czy ubezpieczenie, które były widoczne na wizualizacjach.

Sytuacja ta pokazuje, że część wystawców nie dostosowała jeszcze struktury danych do potrzeb biznesowych odbiorców, którzy przyzwyczajeni byli do otrzymywania pełnej informacji o należnościach w jednym dokumencie. Tymczasem konstrukcja faktury ustrukturyzowanej umożliwia wykazywanie dodatkowych danych wpływających na końcową kwotę do zapłaty.

Problemy JST – brak prawidłowego wskazania Podmiotu3

Nieco podobne trudności zgłaszają jednostki samorządu terytorialnego. W ich przypadku problem dotyczy braku prawidłowego wskazania danych jednostki organizacyjnej jako Podmiot3. W efekcie faktury trafiają na „ogólne” konto JST, co w przypadku dużych jednostek – posiadających kilkanaście lub kilkadziesiąt jednostek podległych – znacząco utrudnia przypisanie dokumentu do właściwego odbiorcy wewnętrznego.

Nowa struktura JPK VAT i oznaczenia OFF, BFK, DI

Dodatkowym źródłem wątpliwości jest dostosowanie się do nowej struktury JPK VAT. Przypomnijmy, że począwszy od ewidencji za luty podatnicy są zobowiązani do wykazywania numeru KSeF zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów, a w przypadku jego braku – do stosowania jednego z trzech oznaczeń: OFF, BFK lub DI. W praktyce pojawia się wiele pytań dotyczących momentu i zasad stosowania tych znaczników, zwłaszcza w sytuacjach, gdy faktury – mimo obowiązku – są nadal wystawiane poza KSeF.

Faktury poza KSeF i nieporozumienia z kontrahentami

Na zakończenie warto odnotować, że część dużych podmiotów objętych obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie zdążyła dostosować swoich systemów na czas i informuje kontrahentów o czasowym wystawianiu faktur poza systemem. Prowadzi to do nieporozumień, zwłaszcza w kontekście zakończenia okresu dobrowolności. Od 1 lutego 2026 r. sprzedawcy nie mają obowiązku przekazywania faktur poza KSeF, a nabywcy powinni być przygotowani na ich odbiór bezpośrednio z systemu.

Podsumowanie

Pierwszy tydzień obowiązkowego KSeF pokazał, że wejście w życie nowego modelu fakturowania wiąże się z istotnymi wyzwaniami praktycznymi, których skala była trudna do pełnego przewidzenia. Problemy techniczne, niejednoznaczności interpretacyjne oraz brak pełnego dostosowania części uczestników rynku uwidoczniły, jak dużym obciążeniem organizacyjnym jest przejście na scentralizowany system wystawiania i odbioru faktur. W najbliższych tygodniach kluczowe znaczenie będzie miało dalsze ustabilizowanie infrastruktury technicznej, doprecyzowanie praktyki stosowania przepisów oraz ujednolicenie standardów po stronie wystawców. Dopiero wówczas możliwa będzie rzetelna ocena funkcjonowania KSeF w codziennym obrocie gospodarczym.