Tryb offline24 w KSeF – ułatwienie czy ryzykowna pułapka dla podatników?

Tryb offline24 jest – jak wprost wskazuje Ministerstwo Finansów – najważniejszym z usprawnień wprowadzonych z myślą o przedsiębiorcach, które mają wspierać ich we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ale czy rzeczywiście jest to realne ułatwienie, czy raczej pułapka wynikająca z nie do końca przemyślanych rozwiązań legislacyjnych przedstawionych w kwietniowym projekcie przepisów dotyczących KSeF?

Rozszerzenie możliwości wystawiania faktur w trybie offline było jednym z najczęściej zgłaszanych postulatów podczas konsultacji projektu ustawy. Wskazywano m.in. na potrzebę uproszczenia fakturowania w sprzedaży stacjonarnej (sklepy, stacje paliw), w relacjach z podmiotami zagranicznymi, konsumentami, czy też w sytuacjach, gdy faktura wystawiana jest dla pracownika podczas delegacji. W odpowiedzi na te postulaty MF wskazało, że tryb „offline24” ma służyć:

• wystawianiu faktur dla podmiotów zagranicznych i tych bez numeru NIP,
• radzeniu sobie z przejściowymi problemami z łącznością z KSeF.

Na pierwszy rzut oka – wydaje się, że cel został osiągnięty. Jednak przy dokładniejszej analizie pojawia się szereg poważnych wątpliwości, zwłaszcza w kontekście transakcji B2B pomiędzy polskimi podatnikami VAT.

Ustawodawca przyjął, że faktura wystawiona w trybie offline dla innego polskiego podatnika VAT nie powinna być przekazywana w formie papierowej lub PDF, lecz wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Przyjmując takie założenie, przykładowo – faktura wystawiona na stacji paliw dla pracownika będącego w delegacji nie może być wydana „do ręki”, mimo że technicznie jest to możliwe. Przepisy nie przewidują bowiem formalnej ścieżki jej przekazania poza KSeF, co rodzi absurdalne trudności w codziennych sytuacjach biznesowych.
Kolejnym problemem jest ryzyko nieświadomego uznania faktury za „offline”, gdy firma nie zamierza stosować tego trybu, jednak data w polu P_1 (data wystawienia w schemie faktury ustrukturyzowanej) będzie wcześniejsza niż faktyczne przesłanie faktury do KSeF, rozumiane jako data wystawienia faktury zgodnie z przepisami. Może to wynikać np. z wewnętrznych procesów akceptacji w firmie. W takiej sytuacji projektowane przepisy przewidują, że nawet faktura przygotowana „w systemie online” zostanie automatycznie uznana za „offline”. Z jednej strony ma to pozytywny skutek w postaci zachowania daty wystawienia faktury z pola P_1, ale jeśli nie zostanie przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego – grozi kara do 100% wartości VAT z tej faktury.

Opisane problemy są w mojej ocenie najważniejszymi, ale nie można zapominać o kwestiach takich jak opatrywanie faktury „offline” kodami QR, które w dalszym ciągu są tajemnicą dla podatników, gdyż MF nie zaprezentował wytycznych co do tego jak powinny być konstruowane te kody, czy też kwestii przesyłania faktur „offline” lub „awaryjnych” i nadawania im numerów KSeF. Jak bowiem wskazywano, numer KSeF powinien zawierać datę wystawienia, która w przypadku faktur „offline” powinna odpowiadać dacie z faktury – jak MF zamierza rozróżnić faktury zwykłe od „offline” pozostaje również niewiadomą.

Podsumowanie

Tryb offline24 miał być narzędziem ułatwiającym wystawianie faktur w KSeF w sytuacjach wyjątkowych. W praktyce jednak – bez jednoznacznych wytycznych i z wysokim ryzykiem sankcji – może stać się źródłem chaosu i zagrożenia dla rzetelnych podatników. Pozostaje mieć nadzieję, że przepisy przedstawione przez MF w kwietniowym projekcie zostaną poprawione, aby można było ze spokojem projektować procesy fakturowania w firmie pod kątem KSeF.