Usługi niematerialne – jak zminimalizować ryzyko zakwestionowania kosztu?

Usługi niematerialne od lat pozostają w centrum uwagi organów. Warto więc wiedzieć, jakie są główne obszary ryzyka związane z kosztami tych usług i jak odpowiednio nimi zarządzić jeszcze w trakcie roku, a nie w momencie wypełniania obowiązków z obszaru cen transferowych.

Potwierdzenie wykonania usług (benefit test)

W przypadku usług niematerialnych kluczowe jest, aby podatnicy byli w stanie udokumentować, że usługa została faktycznie wykonana. Jest to aspekt szczegółowo weryfikowany w trakcie kontroli podatkowych.

Umowa czy faktura nie są wystarczającymi dowodami potwierdzającymi wykonanie usługi. Konieczne jest przedstawienie dodatkowych dokumentów, które potwierdzą rzeczywiste wykonanie usługi. Takimi dokumentami mogą być np. korespondencja mailowa, notatka służbowa lub transkrypcja ze spotkania online. Taka dokumentacja minimalizuje ryzyko zakwestionowania transakcji jako fikcyjnej. Brak dokumentacji może utrudniać udowodnienie rzeczywistego wykonania usług.

Zaleca się bieżące gromadzenie dokumentacji, aby uniknąć problemów z jej odtworzeniem podczas kontroli za lata historyczne. Pomocne w tym zakresie mogą okazać się procedury wewnętrzne w zakresie sposobu gromadzenia dokumentacji benefit test bądź dedykowane, zautomatyzowane rozwiązania (jak np. automatyczna archiwizacja skrzynki mailowej), które usprawnią cały proces.  

Uzasadnienie biznesowe usług niematerialnych

Organy podatkowe analizują również, czy zakup usług niematerialnych jest uzasadniony biznesowo. Przykładowo, jeśli spółka nabywa usługi marketingowe z grupy kapitałowej, mimo, że posiada własny dział marketingu, musi udowodnić, że zakup ten jest ekonomicznie zasadny.

Powyższa sytuacja nie oznacza automatycznie, że taka transakcja nie jest rynkowa. Zakup ten obejmować może np. globalną strategię marketingową, opracowaną na poziomie grupy i jej adaptację na rynek lokalny.

Podatnik powinien dysponować odpowiednią dokumentacją potwierdzającą, że usługa była niezbędna i przyniosła realne korzyści.

Kalkulacja ceny usług niematerialnych

Weryfikacja rynkowego charakteru usług nie ogranicza się wyłącznie do analizy stosowanego narzutu zysku. Organy analizują obecnie przede wszystkim pozostałe składowe takie jak: baza kosztowa oraz klucze alokacji. Jest to jeden z ważniejszych obszarów ryzyka w omawianym temacie. Kluczowe jest, aby:

• w bazie kosztowej znajdowały się wyłącznie wydatki związane z daną usługą,
• stosowane klucze alokacji były uzasadnione ekonomicznie i adekwatne do charakteru transakcji.

Gdy podatnik nabywa usługi wewnątrz grupy, istotne jest, aby zapewnić dostęp do pełnej kalkulacji ceny.  

Koszty udziałowca a usługi niematerialne

W transakcjach wewnątrzgrupowych nie każde wsparcie może być traktowane jako odpłatna usługa. Dotyczy to tzw. kosztów udziałowca, czyli wydatków związanych z nadzorem właścicielskim, takich jak:

• organizacja zgromadzeń akcjonariuszy,
• emisja akcji,
• przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Takie koszty nie powinny być rozliczane w ramach usług wewnątrzgrupowych. Jeżeli podmiot dominujący świadczy usługi, z kosztów wyłącza się koszty udziałowca.

Recharakteryzacja transakcji – ryzyko podatkowe

W przypadku usług niematerialnych należy również pamiętać o ryzyku związanym z potencjalną recharakteryzacją. Jeżeli organ uzna, że rzeczywisty charakter transakcji odbiega od pierwotnie zadeklarowanego, przekwalifikuje on odpowiednio daną transakcję.

Może to dotyczyć np. recharakteryzacji transakcji licencyjnej na transakcję świadczenia usług administracyjnych związanych ze znakiem towarowym, o czym pisaliśmy szerzej w jednym z naszych wpisów (https://www.mddp.pl/uslugi-niematerialne-na-celowniku-organow-skarbowych-jak-bronic-sie-przed-recharakteryzacja-transakcji/).

Jak zabezpieczyć się przed ryzykiem zakwestionowania kosztów usług niematerialnych?

Wskazane powyżej kwestie wiążą się w głównej mierze z ryzykiem zakwestionowania możliwości zaliczenia wydatków związanych z usługami niematerialnymi do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli organy uznają, że transakcja miała charakter fikcyjny, nie uznają całości kosztów. W przypadku zakwestionowania rynkowego charakteru transakcji z kolei, organy mogą zakwestionować część kosztu uznanego przez podatnika za koszt podatkowy.

Aby zminimalizować ryzyko podatkowe, należy:

• gromadzić dokumenty potwierdzające rzeczywiste wykonanie usługi – czynności w tym zakresie można połączyć z audytem finansowym i zweryfikować w przypadku których usług niezbędne jest zgromadzenie takiej dokumentacji,
• posiadać uzasadnienie biznesowe dla każdej transakcji – a w przypadku jego braku, skonsultować z grupą sposób procesowania,
• posiadać rzetelną kalkulację ceny transferowej – warto o nią poprosić już na etapie audytu finansowego, kiedy to grupa jest bardziej responsywna.

Usługi niematerialne to kluczowy obszar weryfikowany podczas kontroli podatkowych. Warto wykorzystać czas audytu finansowego i bieżący kontakt z grupą, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka w obszarze TP, odpowiednio nimi zarządzić i zabezpieczyć się przed potencjalnymi konsekwencjami.