Krajowy System e-Faktur: czas na zmiany w systemach IT i procesach biznesowych
Od 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników w odniesieniu do transakcji B2B. Natomiast dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.
Co oznacza rewolucja w fakturowaniu dla księgowych i ich klientów?
Utrudnieniem w KSeF jest na pewno brak możliwości przesłania załączników do faktur czy całkowita likwidacja not korygujących, a także rozliczanie wydatków pracowniczych, gdy faktura będzie odbierana w tym systemie.
Janina Fornalik, partner, doradca podatkowy, zauważa:
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF to bez wątpienia rewolucja w fakturowaniu, gdyż obecne faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą w nim wystawiane, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF z odpowiednim kodem QR. Wyłączone z KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Dostosowanie firmy do KSeF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Dużej uwagi wymaga już samo zmapowanie danych źródłowych z systemu do odpowiednich pól schemy FA(2). Jest to o tyle istotne, że KSeF będzie walidował poprawność semantyczną e-faktury, tj. jej zgodność ze schemą, i w razie błędu system odrzuci fakturę, co oznacza, że nie zostanie ona wystawiona. Co więcej, w przypadku tzw. wysyłki wsadowej faktur (w paczkach) informacja zwrotna nie będzie wskazywać błędu, który należy poprawić.
*****
#WIĘCEJ w Dzienniku Gazecie Prawnej >>