KSeF – Krajowy System e-Faktur / Poradnik MDDP i dziennika Rzeczpospolita

Już od 1 lutego 2026 r. nastąpi rewolucja w zakresie fakturowania. Od tego momentu wszystkie faktury w relacjach między podmiotami gospodarczymi (B2B) będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury będą musiały być przekazywane w postaci plików XML zgodnych z określoną strukturą XSD, za pośrednictwem teleinformatycznego systemu prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Warto zaznaczyć, że KSeF w formule fakultatywnej funkcjonuje w Polsce już od 1 stycznia 2022 r. Pomimo wprowadzonych zachęt i uproszczeń (jak np. skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni), jak dotąd niewiele firm zdecydowało się jednak na korzystanie z niego dobrowolnie.

Jak podaje Ministerstwo Finansów (MF) w opublikowanym pod koniec września 2025 r. „Podręczniku KSeF 2.0 Cz. I Rozpoczęcie korzystania z KSeF”, wdrożenie obowiązkowego KSeF stanowi istotny krok w rozwoju cyfryzacji. KSeF znacząco zmieni bowiem rozumienie pojęć „wystawienie faktury” czy „otrzymanie faktury”. Tradycyjne faktury elektroniczne i papierowe, obecnie stosowane w obrocie w relacjach między podatnikami, zostaną w głównej mierze zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi, które będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem centralnego systemu. Fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych – w KSeF stosowany jest jednolity i ustrukturyzowany wzór faktury, gdzie każda pozycja faktury ma swoje określone miejsce.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył nie tylko krajowych transakcji sprzedażowych przeprowadzanych z polskim nabywcą, będącym podatnikiem VAT. Obowiązek ten będzie obejmować także faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), eksportu towarów czy też tzw. eksportu usług – w takich przypadkach jedynie udostępnienie zagranicznemu kontrahentowi faktury wystawionej w KSeF będzie odbywać się w inny sposób niż przy użyciu systemu, tj. w sposób uzgodniony z kontrahentem (np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w formacie PDF). Nie będzie jednak obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów (B2C). Obowiązek korzystania z KSeF nie będzie również dotyczył podmiotów zagranicznych, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W tych ostatnich przypadkach dopuszczalne będzie jednak dobrowolne korzystanie z systemu.

W opracowaniu zaprezentowano szczegółowe założenia funkcjonowania KSeF oraz praktyczne zagadnienia związane z przygotowaniem przedsiębiorstw do stosowania faktur ustrukturyzowanych. Zwrócono także uwagę na planowane zmiany, które w najbliższych latach będą dotyczyć polskich podatników w obszarze fakturowania, wynikające z nowelizacji przepisów prawa unijnego. Jednym z filarów unijnego pakietu zmian ViDA (z ang. VAT in the Digital Age), który będzie wdrażany w najbliższych latach, jest bowiem wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w jednolitym formacie we wszystkich państwach członkowskich UE oraz elektronicznego raportowania w czasie niemal rzeczywistym. Na pierwszym etapie obowiązek ten ma objąć wyłącznie transakcje wewnątrzwspólnotowe.

 

***

Zapraszam do lektury praktycznego poradnika przygotowanego przez ekspertów MDDP we współpracy z dziennikiem Rzeczpospolita.

Skład autorski pod redakcją Janiny Fornalik, doradcy podatkowego, partnera w MDDP:

Klaudyna Matusiak-Frey – doradca podatkowy, menedżer,

Krzysztof Jaros – radca prawny, menedżer,

Magdalena Krzemińska – menedżer,

Paweł Mitkowski – starszy konsultant,

Dominika Woroszyło – starszy konsultant.

 

Cały poradnik jest dostępny po zalogowaniu na stronie dziennika Rzeczpospolita – materiał dostępny tylko w prenumeracie plus.

 

***

#WIĘCEJ informacji również na stronie naszego rozwiązania „Krajowy System e-Faktur (KSeF) i ustrukturyzowane faktury elektroniczne”  >>
https://www.mddp.pl/ustrukturyzowane-faktury-elektroniczne-i-krajowy-system-e-faktur/.