Obowiązkowy KSeF – brak istotnych informacji 7 miesięcy przed startem

Do wejścia w życie obowiązkowego KSeF pozostało nieco ponad pół roku. Teoretycznie uchwalenie nowelizacji ustawy VAT w tym zakresie w czerwcu br. miało dać podatnikom roczne vacatio legis pozwalające na przygotowanie się na wdrożenie niezbędnych rozwiązań. Jednak brak zaprezentowania przez Ministerstwo Finansów szczegółowych rozwiązań technicznych lub przepisów wykonawczych skutecznie blokuje prace wdrożeniowe.

Mowa tu przede wszystkim o specyfikacji kodów QR, jakie mają być zamieszczane na fakturach ustrukturyzowanych używanych poza KSeF, at.. przesyłanych do kontrahentów zagranicznych lub podatników zwolnionych z VAT. Przepisy ustawy VAT nakładają bowiem obowiązek stosowania ww. kodów, jednak do tej pory nie opublikowano wiążących regulacji w tym zakresie, a na przełomie lutego i marca br. pojawił się jedynie projekt rozporządzenia.

W kontekście udostępniania faktur warto również zwrócić uwagę na niejasne regulacje ustawowe. Pewne zamieszanie wprowadziło w nich dodanie na etapie prac sejmowych art. 106gb ust. 6 ustawy VAT, nakładającego obowiązek zapewnienia dostępu do faktur dla podatników innych niż podatnicy VAT czynni poprzez podanie kodu QR lub wizualizacji z kodem QR. Przepis ten zawiera również możliwość zwolnienia sprzedawcy z tego obowiązku przez nabywcę. Powstaje zatem pytanie, czy w stosunku do zagranicznych nabywców, którzy siłą rzeczy nie są podatnikami VAT czynnymi, zwolnienie to może mieć zastosowanie, mimo że przepis art. 106gb ust. 4 w zw. z ust. 5 ustawy VAT przewiduje konieczność udostępniania tych faktur nabywcom w uzgodniony sposób i jeśli faktury są udostępniane poza KSeF, to powinny być oznaczone kodem QR.

Kolejnym istotnym elementem brakującym do pełnego przygotowania na wdrożenie KSeF są informacje o szczegółach technicznych w zakresie funkcjonowania trybów awaryjnych i trybu offline. Z jednej strony ustawa przewiduje bowiem możliwość zastosowania takich trybów, jednak w dalszym ciągu nie wiadomo, czy faktury „dosyłane” do KSeF po zakończeniu awarii KSeF będą w jakiś szczególny sposób oznaczane, bądź przesyłane pod inny adres niż standardowe faktury. Jest to o tyle istotne, że w przypadku faktur „awaryjnych” czy „offline” datą wystawienia jest data wykazana na fakturze w określonym polu XML (P_1). Jednocześnie fakturom przesyłanym do KSeF ma być przydzielany unikalny numer identyfikacyjny (tzw. numer KSeF), w którym ma być zawarta właśnie data wystawienia. Pojawia się zatem pytanie: czy faktury przesyłane do KSeF standardowo będą odróżniane od faktur „awaryjnych” czy „offline”. A jeśli tak, to w jaki sposób? Odpowiedzi na razie nie znamy.

W dalszym ciągu nie jest jasna również kwestia samofakturowania przez polskich podatników w przypadku nabywania przez nich towarów i usług od podmiotów zagranicznych. Technicznie w KSeF nie jest to na razie możliwe z uwagi na brak NIP podmiotu zagranicznego będącego sprzedawcą, o czym pisaliśmy już w jednym z wpisów na blogu.

Warto również zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny brak związany z wdrażaniem KSeF, a mianowicie brak kampanii informacyjnej uświadamiającej podatników o fundamentalnej zmianie, jaka czeka ich 1 lipca 2024 r. Duże organizacje i instytucje w mniejszym lub większym stopniu mają już wiedzę, że KSeF będzie obowiązywał i realizują, bądź przymierzają się do realizacji projektów wdrożeniowych, jednak wśród małych lub średnich przedsiębiorców świadomość ta jest nikła. W konsekwencji może się okazać, że choć sami przygotujemy się na korzystanie z KSeF, to nasi klienci albo dostawcy będą zaskoczeni brakiem otrzymania dotychczasowej faktury lub żądaniem przesłania faktury do KSeF.

Powyższe braki nie stanowiły jednak dla ustawodawcy przeszkody do tego, aby opublikować projekt zmian, co do których wielokrotnie powtarzano, że nie będą wprowadzane równolegle z KSeF, aby nadmienienie nie obciążać podatników. Mowa tutaj o projekcie zmian rozporządzenia w sprawie JPK_VAT, który ukazał się pod koniec października. Projekt przewiduje obowiązek wykazywania w JPK numerów KSeF faktur, a także stosowania nowych znaczników :

– „OFF” (znacznik dotyczący faktur wystawionych w trakcie awarii, które nie maja przydzielonego numeru identyfikującego KSEF i nie zostały przesłane do tego systemu)

oraz

– „BFK” (znacznik dotyczy faktur elektronicznych i faktur w postaci papierowej wystawionych bez użycia KSEF w przypadku braku obowiązku wystawiania tych faktur przy użyciu KSEF).

Opisane zmiany miałyby mieć zastosowanie od 1 lipca 2024 r. w części ewidencyjnej JPK, zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu.

Podsumowując, choć mogłoby się wydawać, że w sferze regulacyjnej czy technicznej braki nie są duże, to jednak są one istotne z perspektywy realizacji tak złożonego projektu jak wdrożenie obsługi KSeF. Oceniając natomiast sposób przeprowadzania rewolucji w fakturowaniu, jakim jest wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF, nie sposób oprzeć się wrażeniu, iż cały proces jest realizowany w pośpiechu i nie był do końca przemyślany. Pytania pojawiające się w toku projektów wdrożeniowych wynikają z braku precyzyjnych przepisów i wytycznych ze strony ustawodawcy.