Podatek u źródła – którą drogę formalną wybrać?

Od 1 stycznia 2022 roku płatnicy podatku u źródła znaleźli się w nowej rzeczywistości. System tzw. ulgi u źródła, które przez lata był podstawą w stosowaniu przepisów w podatku u źródła stał się w dużej części historią. Przypomnijmy, że system ten umożliwiał niepobieranie podatku u źródła po spełnieniu określonych warunków. Od tego roku ulga u źródła została zastąpiona przez system pay and refund polegający, na tym że w pierwszej kolejności podatek należy uiścić, a dopiero potem ubiegać się o jego zwrot.

Oczywiście jak każda zasada, również system pay and refund ma swoje wyjątki. Alternatywą mechanizmu pay and refund jest uzyskanie specjalnej opinii o możliwości stosowania preferencyjnych zasad, bądź składanie przez płatnika wypłacającego specjalnego oświadczenia o spełnieniu wszystkich warunków umożliwiających stosowanie zwolnień/obniżonych stawek (oświadczenie WH-OSC).

Zatem wielu płatników podatku u źródła już stanęło lub stanie przed dylematem czy pobierać podatek wg stawek nominalnych, czy też składać oświadczenia WH-OSC, a może uzyskać opinię o stosowaniu preferencji.

Pobór podatku powinien nastąpić przede wszystkim wtedy kiedy odbiorca należności nie spełnia warunków zastosowania zwolnienia bądź obniżonych stawek WHT. Płatnicy powinni również pobierać podatek kiedy na dzień wypłaty należności nie posiadają aktualnego certyfikatu rezydencji odbiorcy płatności a także stosownych oświadczeń wymaganych przepisami prawa. Co więcej, pobór podatku powinien nastąpić również wtedy gdy przeprowadzone badanie należytej staranności wzbudziło wątpliwości płatnika co do zastosowania  zwolnienia bądź też obniżonych stawek w podatku u źródła.

Pobór podatku powinien także nastąpić, kiedy płatnik należności przekraczających od początku roku 2 mln zł, nie złoży na czas oświadczenia WH-OSC lub nie posiada wydanej opinii o stosowaniu preferencji.

Oświadczenie WH-OSC wydaje się być odpowiednim rozwiązaniem w szczególności, gdy płatności dokonywane na rzecz kontrahenta są jednorazowe. Co prawda, przepisy przewidują możliwość uznawania za ważne oświadczenia WH-OSC przez dwa miesiące, niemniej wymaga to dodatkowej uwagi przy sprawdzaniu ważności oświadczenia. WH-OSC może być  stosowane gdy członek zarządu podpisujący oświadczenie (a także płatnik) są w posiadaniu wszystkich dokumentów umożlwiających zastosowanie zwolnienia lub preferencyjnej stawki podatku u źródła i nie powzięli jakichkolwiek wątpliwości co do słuszności takiego postępowania. Przypomnijmy bowiem, że złożenie nieprawdziwego oświadczenia jest obarczone sankcją karno-skarbową.

Uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji może być pierwszym wyborem dla płatników dokonujących wielokrotnych/okresowych płatności na rzecz kontrahentów. Opinia o stosowaniu preferencji jest bowiem ważna 36 miesięcy od jej wydania, o ile nie zmienią się okoliczności i dane kontrahenta. W okresie tym nie ma konieczności poboru WHT i składania oświadczenia WH-OSC – co w dużej mierze upraszcza formalności.

W przeciwieństwie do formularza WH-OSC we wniosku o wydanie opinii należy przedstawić szczegółowe informacje dotyczące odbiorcy płatności, a także samej wypłacanej należności.  Wniosek o wydanie opinii składa się wyłącznie w formie elektronicznej przez dedykowane do tego formularz. Wniosek może być podpisany przez pełnomocnika i jest wysyłany w formie elektronicznej. Do wniosku dołącza się wymagane przez urząd skarbowy załączniki – ich forma, pojemność i opis musi być ściśle określony zgodnie z instrukcja MF do wypełnienia formularza. Jakakolwiek rozbieżność spowoduje, że już sam wniosek nie będzie mógł zostać wysłany. Stąd też poza koniecznością merytorycznej weryfikacji wniosku przez składającego niezbędne jest również właściwe przygotowanie formularza pod kątem formalnych i technicznym co prowadzi do licznych problemów i komplikacji.

#WIĘCEJ o podatku u źródła w kolejnych artykułach w ramach naszego cyklu. Zachęcamy do bieżącego śledzenia wpisów.