Jak pandemia wpływa na obieg i przechowywanie faktur?
W związku z zaistniałą sytuacją pandemiczną przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z wieloma trudnościami w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Z uwagi na zmianę formuły pracy, w tym przejście na pracę zdalną, jednym z takim wyzwań jest zapewnienie zgodnego z ustawą o VAT sposobu obiegu oraz przechowywania faktur w formie papierowej.
Odpowiedzią na to wyzwanie, w czasach szybko postępującej cyfryzacji, może być przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej. Rozwiązanie to z jednej strony pozwala zredukować koszty prowadzonej działalności gospodarczej i obciążenia administracyjne, z drugiej może zapewnić wygodny i łatwy do nich dostęp, w każdym miejscu i czasie. Taka forma przechowywania faktur może więc okazać się korzystnym rozwiązaniem dla wielu podatników.
Warto podkreślić, że przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej co do zasady jest akceptowane przez organy podatkowe – interpretacje indywidualne w tym zakresie w większości są pozytywne dla podatników (por. interpretacja indywidualna z 2 lipca 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK czy z 5 czerwca 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM). Również na stronie internetowej MF znajduje się komunikat, w którym taka możliwość została wprost potwierdzona (komunikat nie ma jednak mocy wiążącej, jakkolwiek jest pewną formą dyrektywy interpretacyjnej).
Należy jednak pamiętać, że aby przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej konieczne jest spełnienie warunków przewidzianych ustawą o VAT, w tym faktury powinny być przechowywane:
- w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur;
- do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie;
- na terytorium kraju (jeżeli podatnik posiada siedzibę na terytorium kraju) lub jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej – w sposób umożliwiający organom podatkowym, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.